Jak wygląda prawidłowy harmonogram prac podczas zamykania roku w sensie finansowym? Jakich błędów należy się wystrzegać?
Wkrótce finansowe zamknięcie roku!
Kategoria: Zmiana prawna
Kategoria: Dashboard
Pierwsza faktura w KSeF – kiedy i dlaczego najlepiej już teraz?
Zbliża się dzień, w którym każda firma, każde przedsiębiorstwo będące czynnym podatnikiem VAT będzie musiało wystawić pierwszą e-fakturę w środowisku produkcyjnym platformy KSeF. Wysłanie pierwszych e-faktur będzie dla części z Państwa związane z pewnymi emocjami, ponieważ na tym środowisku można wystawiać tylko rzeczywiste e-faktury. Co, jeśli coś pójdzie nie tak? Nie wystawimy faktury sprzedaży, środki finansowe za dokonaną sprzedaż nie wpłyną w planowanym terminie na rachunek bankowy….
Zacznij, zanim to będzie obowiązkowe
Aby zminimalizować ewentualne emocje wiążące się z wystawieniem tej pierwszej e-faktury warto rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych dużo wcześniej niż stanie się to obowiązkowe. W naszych dotychczasowych publikacjach i webinariach zachęcamy do jak najwcześniejszego wejścia w KSeF. Obecnie istnieje możliwość opcjonalnego korzystania z KSeF, co oznacza, że można to sobie dokładnie zaplanować i spokojnie rozpocząć ten proces.
Testuj, dopóki KSeF jest dobrowolny
Okres od 1 stycznia 2022 roku do 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT mogą potraktować jako „wprowadzenie do KSeF” i wystawiać w ten sposób faktury na przykład dotyczące jednego typu transakcji lub dokumentujące dostawy na rzecz jednego z kontrahentów. Pozostałe faktury można nadal wystawiać metodami tradycyjnymi. Pamiętać jednak należy, że jeżeli odbiorca tych faktur nie wyraził odpowiedniej zgody na odbieranie ich z KSeF, to do 1 lipca 2024 roku trzeba mu je dostarczyć „tradycyjnymi metodami”. W tym pomogą systemy ERP dostarczane przez ABS, ponieważ dla podatników, dla których w systemie nie została zarejestrowana taka zgoda, program automatycznie przygotuje fakturę w postaci elektronicznej (np. w formacie PDF) i wyśle na wskazany adres e-mail.
A więc kiedy? Jak najwcześniej i na pewno przed 1 lipca 2024 roku. Rekomendujemy, aby zacząć wystawić faktury w KSeF już teraz. Zwłaszcza, że w tym momencie nie ma żadnych sankcji za ewentualne pomyłki.
Czym się różni faktura od e-faktury
Praktycznie, po odpowiednim przygotowaniu systemu ERP, obsługa elektronicznego fakturowania niczym nie różni się od dotychczasowego wystawiania faktur. Jeżeli system ERP jest odpowiednio skonfigurowany, można działać na zasadzie set and forget.
System zadba o prawidłowe uzupełnienie wymaganych pól w ustrukturyzowanych plikach e-faktury, niezależnie od tego, jaki będzie obowiązywał schemat, a przed wysłaniem do KSeF zwaliduje (porówna) jej poprawność ze opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem XSD. Pytanie „jak wysyłać e-faktury” w tym przypadku dotyczy zaplanowania bezpiecznego rozpoczęcia tego okresu „wprowadzającego”, ponieważ – przypomnijmy – będą wysyłane rzeczywiste dokumenty sprzedaży firmy.
W kontekście KSeF „walidacja” oznacza sprawdzenie zgodności przesyłanego dokumentu z wzorcem e-faktury (struktura XSD) udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Jak się przygotować do wprowadzenia KSeF?
Odpowiedź jest prosta: w sposób przemyślany, bezpieczny i zaplanowany.
- Należy rozpocząć od wystawienia pierwszej faktury, na przykład dla zaprzyjaźnionych kontrahentów.
- Należy odebrać pierwsze faktury z KSeF.
Metody muszą Państwo dostosować do specyfiki swojej firmy i rodzaju wystawianych faktur.
Jako dostawca oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem możemy poddać pod rozwagę kilka sugestii.
- Warto zweryfikować procesy sprzedaży i zakupu oraz procesy obsługi dokumentów powiązanych z fakturami.
- Należy sprawdzić, czy system ERP rejestruje wszystkie dane niezbędne do wystawiania e-faktur.
- Rekomendujemy przygotowanie procesów automatyzujących odbieranie i wysyłkę faktur. Ograniczy to koszty i ewentualne pomyłki w obsłudze dokumentów.
Zobacz, co przygotowaliśmy w systemie Macrologic ERP, aby obsłużyć e-faktury w KSeF.
Na zrzucie ekranu kolorem zostały wyróżnione elementy związane z KSeF.
W pasku akcji pojawiło się rozwijalne menu KSeF, które pozwala między innymi:
- autoryzować faktury do KSeF
- weryfikować uprawnienia użytkownika do KSeF
- uruchomiać dodatkową kontrolę Businesscheck.
W oknie dokumentów sprzedaży są nowe kolumny:
- data wystawienia faktury w KSeF
- status KSeF – wysłany potwierdzony/niepotwierdzony
- status Businesscheck – kontrola poprawna/ostrzeżenia kontroli/błędy kontroli
W dolnej części okna:
- lista kontroli wykonanych przez usługę Businesscheck; pokazane są wyniki poszczególnych kontroli.
- przyciski wizualizacji dokumentu i wyświetlania historii poprzednich kontroli dokumentu.
Co zrobić, kiedy w systemie ERP pojawi się pierwsza faktura z KSeF?
Rekomendujemy, aby po wystawieniu pierwszej faktury w KSeF stopniowo zwiększać liczbę wystawianych faktur elektronicznych.
Warto przetestować specyficzne rodzaje transakcji, czyli różne typy dokumentów.
Równolegle, już w czasie pierwszych testów i wystawiania faktur w KSeF, rekomendujemy użycie usługi Businesscheck kontrola e-Faktur. To nowa usługa, która na podstawie formuł kontrolnych na bieżąco weryfikuje poprawność danych w e-fakturze, w tym również jej zgodność z przepisami ustawy o VAT. Wskutek kontroli mogą zostać na przykład wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielonej płatności.
Kontrola e-faktury odbywa się przed przekazaniem dokumentu do KSeF. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wysyłka dok do KSeF zostanie automatycznie wstrzymana, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie (zmieni się status dokumentu, a dodatkowo wyświetli się komunikat lub też zostanie wysłana wiadomość e-mail).
Jak zminimalizować ryzyko błędów oraz poziom stresu związany z wdrożeniem KSeF?
Ponad 50 pytań o Krajowy System e-Faktur
Zebraliśmy dla Ciebie odpowiedzi naszych doświadczonych ekspertów na pytania naszych Klientów dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Ich wiedza pozwoli Ci lepiej zrozumieć mechanizmy działania KSeF i w pełni wykorzystać jego potencjał.Czytaj dalej
Zmiany w zatrudnianiu i wynagradzaniu młodocianych pracowników
We wrześniu 2023 roku weszły w życie istotne zmiany dotyczące zatrudniania i wynagradzania młodocianych pracowników. Te zmiany mają wpływ zarówno na pracodawców, jak i na samych młodocianych pracowników. Poniżej kluczowe informacje na ten temat.
Graniczny Podatek Węglowy (CBAM) – kluczowe informacje dla przedsiębiorców
Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM), znany również jako graniczny podatek węglowy, to innowacyjny mechanizm wprowadzony przez Unię Europejską. Jego celem jest zabezpieczenie europejskiego rynku przed „wyciekiem emisji” oraz wspieranie zrównoważonego rozwoju. Ma on sprawić, że ceny towarów objętych tym podatkiem, importowanych z krajów o niższych standardach środowiskowych, będą bardziej zbliżone do cen towarów produkowanych na terenie Unii Europejskiej.
CBAM jest integralną częścią pakietu Fit for 55, który ma na celu zredukowanie emisji CO2 w UE o 55% do 2030 roku i osiągnięcie neutralności klimatycznej do 2050 roku.
Kogo dotyczy i jakie branże są objęte przez CBAM?
CBAM dotyczy importu towarów pochodzących z krajów spoza UE, które zostały wyprodukowane przy użyciu większych ilości emisji CO2 niż jest to możliwe w UE. Mechanizm będzie głównie dotyczyć branż energochłonnych, takich jak produkcja aluminium, żelaza, stali, wodoru, nawozów i cementu.
„Upoważnieni zgłaszający” CBAM to podmioty uprawnione do zgłaszania danych o emisjach. Certyfikaty CBAM są to dokumenty, które firmy będą musiały nabywać i umarzać jako formę płatności podatku od 2026 r.
Fazy wdrożenia i obowiązki przedsiębiorców
Mechanizm CBAM będzie wprowadzany dwuetapowo. Pierwszy etap, znany jako okres przejściowy, rozpoczął się 1 października 2023 r. i potrwa do 31 grudnia 2025 r. W okresie tym firmy będą zobowiązane do składania kwartalnych sprawozdań CBAM o emisjach „wbudowanych” (pierwszy okres sprawozdawczy dla importerów zakończy się 31 stycznia 2024 r. i będzie dotyczył IV kwartału 2023 roku). Drugi etap wdrożenia CBAM rozpocznie się 1 stycznia 2026 r., kiedy to firmy będą miały nie tylko obowiązki raportowe, ale także będą musiały nabywać i umarzać certyfikaty CBAM (będzie to forma płatności).
Szczegółowe informacje na temat obowiązków raportowych dla przedsiębiorców można znaleźć w rozporządzeniu wykonawczym KE opublikowanym w Dzienniku Urzędowym UE 15 września br. – treść jest dostępna tutaj.
Konsekwencje i odpowiedzialność karna w zakresie CBAM
Nieprzestrzeganie zasad związanych z CBAM może skutkować różnego rodzaju konsekwencjami. Na przykład, lokalne władze mogą zastosować środki takie jak zablokowanie przesyłek towarów czy anulowanie statusu „zgłaszającego uprawnionego” (tym samym uniemożliwiając takiemu przedsiębiorcy import towarów objętych CBAM do państw UE). Ponadto uprawnione organy mogą nakładać sankcje finansowe – proporcjonalne do ilości emisji lub różnicy między liczbą zwróconych i wymaganych certyfikatów CBAM. Przedsiębiorstwa powinny również być świadome, że w razie naruszenia zasad mogą być zobowiązane do zwrotu certyfikatów. Niezgłoszenie emisji będzie podlegało opłatom w wysokości od 10 do 50 euro za każdą tonę, której nie uwzględniono w raporcie (dotyczy to zarówno braku raportu, jak i złożenia raportu niekompletnego lub błędnego).
Dodatkowe informacje
- Gdzie składać deklaracje? W okresie przejściowym, importerzy będą zobowiązani do składania kwartalnych sprawozdań za pomocą rejestru przejściowego CBAM.
- Kto powinien zajmować się raportowaniem w firmie? Zadanie zarówno dla działu ochrony środowiska, jak i księgowego.
- Czy trzeba obliczać ślad węglowy? Nie, ze względu na podatek CBAM nie trzeba wyliczać śladu węglowego.
- Gdzie znaleźć polskie wersje językowe rozporządzenia? Polskie wersje językowe rozporządzenia wykonawczego i jego załączników zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Ten artykuł powstał we współpracy z Grant Thornton.
Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie, obecnej w 140 krajach. W Polsce działa od 30 lat, a zespół około 1000 pracowników wspiera Klientów w takich obszarach jak podatki, rachunkowości czy kadr i płac.