Obowiązek korzystania z KSeF zbliża się wielkimi krokami. Za niespełna rok każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do stosowania KSeF, zaś niedopełnienie tego obowiązku będzie skutkować nałożeniem na niego kary. Biorąc pod uwagę wielość i różnorodność działań, jakie firma powinna podjąć, aby rzetelnie przygotować się na te skądinąd rewolucyjne zmiany w ewidencjonowaniu obrotu gospodarczego, zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia KSeF w Państwa organizacji już dziś i wyjaśniamy, krok po kroku, jak się za nie zabrać.
Środowisko testowe vs środowisko produkcyjne
Zanim przejdziemy do części praktycznej, kilka istotnych definicji, które pozwolą zrozumieć i usystematyzować wiedzę dotyczącą zasobów niezbędnych do uruchomienia KSeF.
Co udostępnia w KSeF Ministerstwo Finansów?
Aktualnie Ministerstwo Finansów udostępnia dwie wersje KSeF, z których można korzystać: wersje testowe i wersję produkcyjną:
- Wersja testowa służy do testów, jest to wersja, która pozwala zapoznać się z funkcjonalnościami KSeF oraz ćwiczyć jego obsługę przed obligatoryjnym wprowadzeniem tego obowiązku. Strefa testowa jest bardzo istotna dla firm, które będą wystawiać faktury w KSeF. W ramach środowisk testowych KSeF są dostępne:
- środowisko demo (przedprodukcyjne) oraz
- środowisko testowe.
Dokumenty przesyłane do KSeF na środowiska testowe nie wywierają żadnych skutków podatkowych i po pewnym czasie zostaną z tych środowisk usunięte.
- Na wersję produkcyjną KSeF można już teraz dobrowolnie wysyłać i odbierać faktury. Wysłanie faktury na to środowisko powoduje określone skutki fiskalne.
Krótki opis środowisk testowych jest dostępny na stronach Ministerstwa Finansów.
Jak można korzystać ze środowiska testowego?
Z założenia środowisko demo i środowisko testowe są do siebie podobne – pozwalają na testy. Zarówno końcowym użytkownikom, jak i programistom. Występują jednak pewne różnice, przede wszystkim w sposobach uwierzytelniania się w każdym z tych środowisk.
- Środowisko demo opiera się o faktyczne dane uwierzytelniające zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień, analogicznych jak dla środowiska produkcyjnego.
- Środowisko testowe wymaga innego uwierzytelniania, podanie NIP pozwala na pełen dostęp do danych: do faktur sprzedażowych i zakupowych oraz do konfiguracji.
Ministerstwo Finansów zaleca, aby w trakcie testów, zarówno w środowisku testowym, jak i demo, używać zanonimizowanych dokumentów.
Jak przygotować się do testowania KSeF?
Przygotowanie do testów powinno odbyć się w kilku krokach:
- Uzyskanie dostępu do KSeF. O tym, jak uzyskać dostęp do KSeF, pisaliśmy już w artykule Czy moja firma potrzebuje zgłoszenia do KSeF?
- Ustalenie wszystkich ważnych kwestii dotyczących uruchomienia KSeF, czyli konsultacje z zespołem wdrożeniowym Asseco BS, z którym na bieżąco Państwo współpracują.
- Przygotowanie systemu ERP oraz uruchomienie usług Businesslink i Businesscheck (ich wdrożeniem zajmuje się Asseco BS).
- Nadanie uprawnień dla użytkowników i właściwych słowników – proponujemy, aby ten krok zrealizować wspólnie.
Wykonanie powyższych kroków pozwoli uruchomić testy KSeF wykorzystujące środowiska testowe KSeF, bez potrzeby przekazywania dokumentów do systemu MF.
W komputerowej bazie danych termin słowniki oznacza specjalne tabele lub listy, które zawierają zestaw wartości. Te wartości mogą być wykorzystane w innych tabelach lub listach w bazie danych. Słowniki ułatwiają zachowanie spójności i pomagają we wprowadzaniu danych: zamiast wpisywać dane ręcznie, można je wybrać z listy.
Sprawdź faktury! Businesscheck
Proponujemy korzystanie z naszej nowej usługi Businesscheck. Struktura XML, w jakiej są zapisywane dane faktury, umożliwia zautomatyzowanie merytorycznej kontroli wystawianych i odbieranych dokumentów. Zawartość pliku XML można automatycznie przeanalizować przed wysłaniem do KSeF i znaleźć ewentualne niezgodności, zanim zrobi to Krajowa Administracja Skarbowa.
Businesscheck może zweryfikować zawartość merytoryczną faktur i kompletność danych:
- pozwoli Państwu zweryfikować dokumenty historyczne pod kątem zgodności formatu KSeF oraz
- na podstawie udostępnionych formuł kontrolnych na bieżąco (jeszcze przed przekazaniem faktury do KSeF) sprawdzi zgodność dokumentu z przepisami ustawy o VAT.
Businesscheck to narzędzie analityczne Asseco Business Solutions, które automatyzuje merytoryczną kontrolę e-faktur.
Czy warto robić testy na ostatni dzwonek?
Każda organizacja musi sama odpowiedzieć sobie na to pytanie. Jako dostawca oprogramowania ERP stanowczo rekomendujemy, aby testy rozpocząć już teraz.
Testy to pierwszy etap weryfikacji gotowości systemu i całej organizacji na obsługę obowiązkowego KSeF. Testowanie funkcjonalności pozwoli m.in. zweryfikować procesy obsługi faktur i dokumentów z nimi powiązanych.
Ostatni krok to decyzja o rozpoczęciu korzystania z KSeF. Warto sprawdzić, jak działa wysyłanie i odbieranie dokumentów z KSeF, zanim stanie się to obligatoryjne. Przeprowadzone testy pozwolą bezpiecznie uruchomić komunikację z KSeF dla wersji produkcyjnej systemu w Państwa firmie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów i problemów w przyszłości.
Autor: Krzysztof Żołek