- 55 000 faktur wysłanych do KSeF
- 12 000 faktur odebranych z KSeF
- 220 klientów pracujących w jednym, spójnym procesie
Te liczby nie są celem samym w sobie.
Są dowodem, że proces działa stabilnie i powtarzalnie — w codziennej pracy.
To realna praca firm, które każdego dnia:
- wysyłają faktury sprzedażowe,
- automatycznie odbierają dokumenty zakupowe,
- obsługują KSeF w jednym procesie ERP — bez obejść i ręcznych wyjątków.
Obsługa KSeF w Macrologic ERP zapewnia porządek, automatyzację i pełną kontrolę procesu finansowego — w samym centrum ERP, które jest sercem organizacji.
KSeF w praktyce: co dzieje się z fakturami po stronie firmy i jak uprościć ich obsługę?
Dla wielu organizacji wdrożenie KSeF nie kończy się na integracji z API Ministerstwa Finansów.
Prawdziwe wyzwania zaczynają się po stronie operacyjnej firmy – gdy faktury zaczynają spływać masowo, a odpowiedzialność za ich obsługę rozlewa się pomiędzy działy.
Coraz częściej kluczowe pytanie nie brzmi już „czy system obsługuje KSeF?”, ale: „Czy to rozwiązanie poradzi sobie z KSeF w skali całej organizacji – bez chaosu, bez zwiększania zespołów i bez zmiany codziennej pracy użytkowników?”
To właśnie na tym poziomie pojawiają się różnice pomiędzy systemami. Poniżej opisujemy trzy kluczowe obszary, które w praktyce decydują o tym, czy KSeF stanie się kolejnym obowiązkiem, czy realnym usprawnieniem.
1. Masowy napływ faktur z KSeF a kontrola dostępu do informacji
W modelu KSeF wszystkie faktury przychodzące trafiają do jednego, centralnego bufora. Dla małej firmy to uproszczenie. Dla większej organizacji – potencjalne ryzyko. W praktyce pojawiają się pytania:
- kto powinien widzieć konkretne dokumenty?
- czy faktury dotyczące zarządu, wrażliwych kontraktów lub wybranych dostawców mają być dostępne dla wszystkich?
- jak pogodzić centralizację KSeF z polityką bezpieczeństwa informacji?
W dojrzałym rozwiązaniu KSeF widoczność dokumentów musi być zarządzana, a nie domyślna.
Jak rozwiązuje to Asseco ERP?
System umożliwia:
- definiowanie widoczności faktur per użytkownik,
- ograniczanie dostępu per zespół lub dział,
- sterowanie widocznością w oparciu o kryteria biznesowe (np. dostawca, typ dokumentu).
Dzięki temu:
- księgowość pracuje na komplecie dokumentów,
- dostęp do wrażliwych informacji jest kontrolowany,
- organizacja zachowuje spójność z zasadami bezpieczeństwa.
Z perspektywy decyzyjnej to jasny sygnał, że rozwiązanie KSeF jest przygotowane na realia średnich i dużych firm, a nie tylko na spełnienie formalnego obowiązku.
2. Przypisanie kosztów bez zgadywania: awizacje i odpowiedzialność kosztowa
Drugim, często niedoszacowanym problemem KSeF jest przypisanie faktur do właściwych osób i miejsc powstania kosztu.
Gdy do ERP wpływają:
- faktury za delegacje,
- paliwo,
- sprzęt,
- usługi zamawiane przez różnych pracowników,
księgowość bardzo szybko trafia na wąskie gardło: „Czyja to faktura i gdzie powinna być zaksięgowana?”. Przy tysiącach dokumentów miesięcznie ręczne ustalanie tych informacji przestaje być możliwe.
Awizacje – proces, który wyprzedza fakturę
W Asseco ERP zastosowano mechanizm awizacji faktur, który przenosi część odpowiedzialności bliżej źródła kosztu.
Jak to działa w praktyce:
- pracownik zgłasza, że dana faktura trafi do firmy (np. hotel, zakup sprzętu),
- gdy faktura pojawi się z KSeF, jest automatycznie łączona z właściwą osobą.
Efekt:
- księgowość nie „szuka właściciela” dokumentu,
- obieg dokumentów jest spójny i przewidywalny.
Awizacja w drugą stronę – inicjatywa księgowości
Proces działa również odwrotnie:
- księgowość widzi fakturę z KSeF,
- wysyła zapytanie do wybranych pracowników,
- pracownik potwierdza lub ignoruje propozycję przypisania faktury.
To szczególnie istotne w organizacjach, gdzie koszty powstają w wielu działach, a dokumenty wpływają centralnie.
Dane strukturalne KSeF jako uzupełnienie procesu
Dodatkowo Asseco ERP wykorzystuje możliwość wskazania pracownika bezpośrednio na fakturze (zgodnie z nowymi polami KSeF).
Dzięki temu przypisanie faktury może odbywać się:
- procesowo (awizacja),
- strukturalnie (dane w dokumencie).
Z punktu widzenia decydenta oznacza to jedno: skalowalny model obsługi kosztów, bez zwiększania zespołów księgowych.
3. Automatyzacja KSeF bez zmiany pracy i operacji
Trzecie pytanie, które niemal zawsze pojawia się przy wyborze rozwiązania KSeF, brzmi: „Czy to zmieni pracę naszych zespołów operacyjnych?”. W wielu systemach odpowiedź brzmi: tak – dodatkowe kroki, generowanie XML, ręczna wysyłka. W Asseco ERP przyjęto inną filozofię.
KSeF „w tle”, użytkownik pracuje jak dotychczas
Proces wygląda następująco:
- użytkownik wystawia i zatwierdza fakturę sprzedaży w ERP,
- system automatycznie generuje plik XML KSeF,
- dokument jest wysyłany do KSeF bez udziału użytkownika,
- status i numer KSeF wracają do systemu.
Całość odbywa się w tle, z wykorzystaniem automatycznych mechanizmów (jobów), bez angażowania sprzedaży w techniczne aspekty KSeF.
Elastyczna kontrola dla organizacji
Dla IT i finansów istotne jest to, że:
- wysyłka może być realizowana na bieżąco lub zbiorczo o określonej godzinie,
- system monitoruje błędy i nieprawidłowości,
- odpowiedzialne osoby otrzymują powiadomienia, zamiast ręcznie sprawdzać statusy.
Z perspektywy zarządczej oznacza to:
- brak ryzyka paraliżu operacji,
- brak oporu użytkowników,
- przewidywalny i kontrolowany proces.
Właśnie w tym obszarze różnice między systemami stają się widoczne. Asseco ERP łączy obsługę KSeF z realnymi procesami firmy – kontrolą dostępu do informacji, automatycznym przypisaniem kosztów oraz pełną automatyzacją wysyłki dokumentów, realizowaną w tle.
Dzięki temu KSeF przestaje być osobnym obowiązkiem, a staje się spójnym elementem codziennego funkcjonowania organizacji, niezależnie od jej skali.