Kategoria: Dashboard

• 55 000 faktur wysłanych do KSeF
• 12 000 faktur odebranych z KSeF
• 220 klientów pracujących w jednym, spójnym procesie

Te liczby nie są celem samym w sobie.
Są dowodem, że proces działa stabilnie i powtarzalnie — w codziennej pracy.

To realna praca firm, które każdego dnia:

• wysyłają faktury sprzedażowe,
• automatycznie odbierają dokumenty zakupowe,
• obsługują KSeF w jednym procesie ERP — bez obejść i ręcznych wyjątków.

Obsługa KSeF w Macrologic ERP zapewnia porządek, automatyzację i pełną kontrolę procesu finansowego — w samym centrum ERP, które jest sercem organizacji.

KSeF w praktyce: co dzieje się z fakturami po stronie firmy i jak uprościć ich obsługę?

Dla wielu organizacji wdrożenie KSeF nie kończy się na integracji z API Ministerstwa Finansów.

Prawdziwe wyzwania zaczynają się po stronie operacyjnej firmy – gdy faktury zaczynają spływać masowo, a odpowiedzialność za ich obsługę rozlewa się pomiędzy działy.

Coraz częściej kluczowe pytanie nie brzmi już „czy system obsługuje KSeF?”, ale: „Czy to rozwiązanie poradzi sobie z KSeF w skali całej organizacji – bez chaosu, bez zwiększania zespołów i bez zmiany codziennej pracy użytkowników?”

To właśnie na tym poziomie pojawiają się różnice pomiędzy systemami. Poniżej opisujemy trzy kluczowe obszary, które w praktyce decydują o tym, czy KSeF stanie się kolejnym obowiązkiem, czy realnym usprawnieniem.

1. Masowy napływ faktur z KSeF a kontrola dostępu do informacji

W modelu KSeF wszystkie faktury przychodzące trafiają do jednego, centralnego bufora. Dla małej firmy to uproszczenie. Dla większej organizacji – potencjalne ryzyko. W praktyce pojawiają się pytania:

• kto powinien widzieć konkretne dokumenty?
• czy faktury dotyczące zarządu, wrażliwych kontraktów lub wybranych dostawców mają być dostępne dla wszystkich?
• jak pogodzić centralizację KSeF z polityką bezpieczeństwa informacji?

W dojrzałym rozwiązaniu KSeF widoczność dokumentów musi być zarządzana, a nie domyślna.

Jak rozwiązuje to Asseco ERP?

System umożliwia:

• definiowanie widoczności faktur per użytkownik,
• ograniczanie dostępu per zespół lub dział,
• sterowanie widocznością w oparciu o kryteria biznesowe (np. dostawca, typ dokumentu).

Dzięki temu:

• księgowość pracuje na komplecie dokumentów,
• dostęp do wrażliwych informacji jest kontrolowany,
• organizacja zachowuje spójność z zasadami bezpieczeństwa.

Z perspektywy decyzyjnej to jasny sygnał, że rozwiązanie KSeF jest przygotowane na realia średnich i dużych firm, a nie tylko na spełnienie formalnego obowiązku.

2. Przypisanie kosztów bez zgadywania: awizacje i odpowiedzialność kosztowa

Drugim, często niedoszacowanym problemem KSeF jest przypisanie faktur do właściwych osób i miejsc powstania kosztu.

Gdy do ERP wpływają:

• faktury za delegacje,
• paliwo,
• sprzęt,
• usługi zamawiane przez różnych pracowników,

księgowość bardzo szybko trafia na wąskie gardło: „Czyja to faktura i gdzie powinna być zaksięgowana?”. Przy tysiącach dokumentów miesięcznie ręczne ustalanie tych informacji przestaje być możliwe.

Awizacje – proces, który wyprzedza fakturę

W Asseco ERP zastosowano mechanizm awizacji faktur, który przenosi część odpowiedzialności bliżej źródła kosztu.

Jak to działa w praktyce:

• pracownik zgłasza, że dana faktura trafi do firmy (np. hotel, zakup sprzętu),
• gdy faktura pojawi się z KSeF, jest automatycznie łączona z właściwą osobą.

Efekt:

• księgowość nie „szuka właściciela” dokumentu,
• obieg dokumentów jest spójny i przewidywalny.

Awizacja w drugą stronę – inicjatywa księgowości

Proces działa również odwrotnie:

• księgowość widzi fakturę z KSeF,
• wysyła zapytanie do wybranych pracowników,
• pracownik potwierdza lub ignoruje propozycję przypisania faktury.

To szczególnie istotne w organizacjach, gdzie koszty powstają w wielu działach, a dokumenty wpływają centralnie.

Dane strukturalne KSeF jako uzupełnienie procesu

Dodatkowo Asseco ERP wykorzystuje możliwość wskazania pracownika bezpośrednio na fakturze (zgodnie z nowymi polami KSeF).

Dzięki temu przypisanie faktury może odbywać się:

• procesowo (awizacja),
• strukturalnie (dane w dokumencie).

Z punktu widzenia decydenta oznacza to jedno: skalowalny model obsługi kosztów, bez zwiększania zespołów księgowych.

3. Automatyzacja KSeF bez zmiany pracy i operacji

Trzecie pytanie, które niemal zawsze pojawia się przy wyborze rozwiązania KSeF, brzmi: „Czy to zmieni pracę naszych zespołów operacyjnych?”. W wielu systemach odpowiedź brzmi: tak – dodatkowe kroki, generowanie XML, ręczna wysyłka. W Asseco ERP przyjęto inną filozofię.

KSeF „w tle”, użytkownik pracuje jak dotychczas

Proces wygląda następująco:

• użytkownik wystawia i zatwierdza fakturę sprzedaży w ERP,
• system automatycznie generuje plik XML KSeF,
• dokument jest wysyłany do KSeF bez udziału użytkownika,
• status i numer KSeF wracają do systemu.

Całość odbywa się w tle, z wykorzystaniem automatycznych mechanizmów (jobów), bez angażowania sprzedaży w techniczne aspekty KSeF.

Elastyczna kontrola dla organizacji

Dla IT i finansów istotne jest to, że:

• wysyłka może być realizowana na bieżąco lub zbiorczo o określonej godzinie,
• system monitoruje błędy i nieprawidłowości,
• odpowiedzialne osoby otrzymują powiadomienia, zamiast ręcznie sprawdzać statusy.

Z perspektywy zarządczej oznacza to:

• brak ryzyka paraliżu operacji,
• brak oporu użytkowników,
• przewidywalny i kontrolowany proces.

Właśnie w tym obszarze różnice między systemami stają się widoczne. Asseco ERP łączy obsługę KSeF z realnymi procesami firmy – kontrolą dostępu do informacji, automatycznym przypisaniem kosztów oraz pełną automatyzacją wysyłki dokumentów, realizowaną w tle.

Dzięki temu KSeF przestaje być osobnym obowiązkiem, a staje się spójnym elementem codziennego funkcjonowania organizacji, niezależnie od jej skali.