Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy nie znika wtedy, gdy pracownik nie wchodzi przez firmową bramkę. Dotyczy pracownika zdalnego, przedstawiciela handlowego w trasie, serwisanta u klienta i kierownika projektu w delegacji zagranicznej. Zmienia się tylko jedno: przestaje działać czytnik, który dotąd zbierał dane bez udziału człowieka. Dla działu HR oznacza to, że ta sama informacja musi trafić do systemu z innego źródła, a mimo to zamknąć się w jednym rozliczeniu okresu. Artykuł omawia, gdzie w praktyce powstają luki w ewidencji pracowników mobilnych oraz jak obszar Czas pracy i portal pracowniczy w Asseco Merit ERP by Asseco Business Solutions zbierają dane z rozproszonych źródeł.
Trzy grupy mobilne, trzy różne problemy
Pojęcie pracownik mobilny bywa mylące, ponieważ obejmuje sytuacje wymagające odmiennego traktowania w ewidencji.
Pracownik zdalny lub hybrydowy pracuje w stałych godzinach, tylko w innym miejscu. Ewidencja jest tu prosta pod względem godzin, ale pojawia się nowy obowiązek administracyjny: kontrola limitu pracy zdalnej okazjonalnej, który wynosi 24 dni w roku kalendarzowym. Dla firmy zatrudniającej 300 osób oznacza to 300 niezależnych liczników, których nikt nie prowadzi w pamięci.
Pracownik w podróży służbowej generuje najwięcej niejasności, bo część jego czasu jest czasem pracy, a część nie. Jednocześnie ta sama delegacja wymaga rozliczenia kosztowego – diety, ryczałtu za nocleg, ryczałtu za dojazdy. HR potrzebuje godzin, finanse potrzebują kwot, a pracownik wypełnia zwykle dwa różne dokumenty.
Pracownik w terenie na stałe – przedstawiciel handlowy, serwisant, kierowca, monter – nie ma ani biura, ani jednej lokalizacji klienta. Jego czas pracy nie da się odczytać z żadnego urządzenia stacjonarnego. To grupa, w której arkusze i wiadomości SMS zastępują ewidencję najczęściej.
Warto zauważyć, że w wielu firmach te trzy grupy obsługuje jeden proces, zaprojektowany dla czwartej grupy: pracowników stacjonarnych.
Gdzie realnie powstaje luka?
Problem rzadko polega na braku danych. Zwykle polega na tym, że dane istnieją w czterech miejscach i nie da się ich zsumować przed zamknięciem okresu.
Godziny pracowników stacjonarnych są w czytniku. Godziny zdalnych – w mailu do przełożonego albo w kalendarzu. Delegacje – w druku rozliczenia krążącym między pracownikiem, przełożonym i księgowością. Nieobecności nagłe – w wiadomości do kierownika, który miał je przekazać dalej.
Konsekwencje pojawiają się na końcu miesiąca i są zawsze takie same. Zamknięcie okresu opóźnia się, ponieważ brakuje pojedynczych dni u kilkunastu osób. Nadgodziny są liczone dopiero po uzupełnieniu braków, więc lista płac powstaje pod presją czasu. Rozliczenia delegacji spływają z opóźnieniem, bo pracownik w trasie nie ma dostępu do systemu, a papier musi na niego poczekać. A gdy pojawia się kontrola albo spór o wynagrodzenie, trzeba odtworzyć stan faktyczny z korespondencji.
Dodatkowa trudność dotyczy struktury zatrudnienia. Zespół terenowy w wielu firmach nie składa się wyłącznie z pracowników na umowie o pracę – obok nich pracują zleceniobiorcy, osoby na kontraktach menadżerskich, pracownicy tymczasowi z agencji, a niekiedy osoby zewnętrzne, których obecność trzeba rejestrować z powodów porządkowych lub bezpieczeństwa. Każda z tych form ma inne zasady rozliczania.
Jak Asseco Merit ERP zbiera dane z rozproszonych źródeł?
Obszar Czas pracy w Asseco Merit ERP został zaprojektowany wokół założenia, że dane o czasie pracy pochodzą z więcej niż jednego miejsca.
Trzy równorzędne źródła danych
Zarejestrowane dane mogą pochodzić z zewnętrznych czytników rejestracji czasu pracy, z pliku Excel albo mogą być wprowadzone ręcznie. To rozwiązanie o praktycznym znaczeniu dla zespołów mieszanych: produkcja może być obsługiwana czytnikiem, dane od podwykonawcy przyjęte plikiem, a pojedyncze korekty wprowadzone ręcznie – bez prowadzenia trzech odrębnych ewidencji.
Osobnym źródłem jest sam portal pracowniczy. W oknie rozliczenia współpracownika dostępne są, w zależności od uprawnień użytkownika, zarówno zakładka Zapisy z czytników, jak i zakładka Zapisy z Portal HR. Rozdzielenie tych dwóch źródeł jest istotne: pozwala zobaczyć, skąd pochodzi konkretny zapis, zamiast dostać jedną scaloną liczbę bez pochodzenia.
Planowanie na portalu, korekta w grafiku
Planowanie czasu pracy odbywa się na portalu internetowym i można zaplanować cały okres rozliczeniowy dla grupy pracowników. Natomiast krótkoterminowe planowanie, uwzględniające bieżące zdarzenia losowe, prowadzi się dzięki grafikom.
Ten podział odpowiada realiom pracy mobilnej. Plan miesięczny dla zespołu handlowego można ustalić z góry, ale wizyta u klienta przeniesiona o dzień, awaria wymagająca dodatkowego wyjazdu czy nagła nieobecność to zdarzenia, których nie da się zaplanować. W grafikach dostępne jest dodawanie nieobecności ad-hoc oraz obsługa wniosków o czas wolny i wniosków o odbiór nadgodzin.
Zanim planowanie się rozpocznie, konieczne jest zdefiniowanie systemów czasu pracy i przypisanie systemu do pracownika, określenie norm weryfikujących plany (norma dobowa i tygodniowa), ustalenie listy pracowników objętych planowaniem oraz zdefiniowanie okresów rozliczeniowych wraz z przypisaniem do nich pracowników.
Istotny szczegół organizacyjny: to, czy dla danej osoby planuje się czas pracy, zależy od znacznika w kolumnie Do planowania. Znacznik można ustawiać dla jednego pracownika lub dla grupy. Brak zaznaczenia oznacza, że pracownik będzie pomijany przy tworzeniu planu i grafików na portalu. Dzięki temu można objąć planowaniem zespół terenowy, a pozostawić poza nim grupy rozliczane inaczej, bez tworzenia osobnej ewidencji.
Oddelegowanie jako wpis w kalendarzu
W Asseco Merit ERP oddelegowanie nie jest osobnym dokumentem funkcjonującym obok czasu pracy. Jest elementem kalendarza i grafiku.
Uprawniony użytkownik może wprowadzać i usuwać oddelegowania zarówno we własnym kalendarzu, jak i w kalendarzach pracowników podwładnych. Analogicznie w grafikach – zarówno własnym, jak i pracowników podwładnych – dostępne jest dodawanie i usuwanie oddelegowania. Uprawnienia są rozdzielone: podgląd, redakcja i zatwierdzanie stanowią odrębne czynności, osobno dla danych własnych i osobno dla danych podwładnych.
Oddelegowania są też ewidencjonowane w obszarze Zdarzenia kadrowe w module Kadry, obok przebiegu zatrudnienia, karty urlopowej, nieobecności, wzorców czasu pracy, zastępstw i kont kosztów.
Przykład 1. Przedsiębiorstwo usługowe zatrudniające 240 osób obsługuje klientów w pięciu województwach. Serwisant otrzymuje w środę zlecenie wymagające dwudniowego wyjazdu, który nie był ujęty w planie miesięcznym. Przełożony wprowadza oddelegowanie w grafiku podwładnego i koryguje grafik na dwa dni. Zmiana jest widoczna w rozliczeniu okresu bez odrębnego zgłoszenia do HR. Przy zamknięciu miesiąca dane o tych dwóch dniach są już w systemie, a nie w wiadomości, którą ktoś miał przekazać.
Kwalifikacja i weryfikacja przed zamknięciem
Po zaimportowaniu danych z czytników należy wykonać funkcję Kwalifikacja, która oblicza kwalifikację czasu pracy wybranych współpracowników w okresie rozliczeniowym dla wskazanego zakresu dat. W oknie rozliczenia dostępna jest akcja Wylicz, służąca do ponownego przeliczenia kwalifikacji na podstawie zarejestrowanych zdarzeń wejścia i wyjścia. Pojedynczy dzień można zablokować, a w razie potrzeby ponownie udostępnić do edycji.
Osobne narzędzie to funkcja Błędy planowania, wyświetlająca wynik weryfikacji planowania i grafików po stronie portalu w okresie rozliczeniowym współpracownika. Jej wartość polega na kolejności: rozbieżności widać przed zamknięciem okresu, a nie po przekazaniu danych do płac.
Zamknięcie prowadzi się w obszarze Miesiące rozliczeniowe, gdzie dostępne są między innymi zablokowanie i odblokowanie planowania w miesiącu, godziny pracy w miesiącu, otworzenie zamkniętego miesiąca oraz zamknięcie miesiąca z przeniesieniem danych.
Warto tu zwrócić uwagę na rozróżnienie, które w rozliczaniu pracowników mobilnych ma znaczenie praktyczne: miesiąc rozliczeniowy nie jest tożsamy z okresem rozliczeniowym, a okres rozliczeniowy może być dłuższy niż miesiąc.
Kontrola limitu pracy zdalnej
Wśród zestawień kadrowych dostępne jest zestawienie Lista osób, które przekroczyły limit pracy zdalnej stałej lub okazjonalnej. Jest to odpowiedź na obowiązek, którego nie da się sensownie realizować ręcznie – limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej trzeba kontrolować osobno dla każdego pracownika i osobno dla każdego roku kalendarzowego.
W tej samej grupie zestawień znajdują się Lista obecności, Nieobecności pracowników, Zestawienie wniosków urlopowych oraz Realizacja planów urlopowych.
Delegacje: godziny to nie wszystko
Ewidencja czasu odpowiada na pytanie HR. Delegacja generuje równolegle pytanie finansowe, a pracownik w trasie nie ma warunków, by odpowiadać na oba w dwóch osobnych obiegach papierowych.
Portal obiegu dokumentów SEOD obsługuje ten obszar. Umożliwia rejestrację i zatwierdzanie faktur, wniosków oraz delegacji służbowych bez instalowania oprogramowania – przez przeglądarkę internetową i aplikację mobilną. W zakresie podróży służbowych obsługuje rejestrację delegacji, wieloetapowe podróże służbowe oraz kalkulację diet i ryczałtów noclegowych.
Dostępne jest centrum zatwierdzeń z listą dokumentów oczekujących, śledzenie statusu z powiadomieniami, wizualizacja ścieżki zatwierdzania oraz komentarze i dziennik audytu. Dla organizacji rozproszonej geograficznie kluczowy jest sam fakt dostępu mobilnego: zatwierdzenie nie czeka na powrót przełożonego do biura.
Kalkulacja diet i ryczałtów po stronie systemu eliminuje przy tym najczęstsze źródło błędów w rozliczeniach delegacji, czyli ręczne przeliczanie stawek przy zmiennych regulacjach.
Przykład 2. Spółka handlowa zatrudniająca 60 przedstawicieli handlowych rozliczała delegacje na drukach składanych po powrocie do biura, co przy planie wizyt obejmującym cały kraj oznaczało opóźnienia sięgające kilku tygodni. Część rozliczeń trafiała do księgowości po zamknięciu miesiąca, a diety przeliczano ręcznie. Po przeniesieniu procesu do portalu przedstawiciel rejestruje delegację z urządzenia mobilnego, przełożony zatwierdza ją bez powrotu do biura, a wyliczenie diet i ryczałtów powstaje w systemie.
Co z tego wynika dla poszczególnych ról?
Dyrektor HR przestaje scalać dane z czterech źródeł. Godziny z czytników, zapisy z portalu, oddelegowania i nieobecności ad-hoc trafiają do jednego rozliczenia okresu, a funkcja Błędy planowania pokazuje rozbieżności przed zamknięciem, nie po nim. Limit pracy zdalnej jest kontrolowany zestawieniem, a nie pamięcią.
Dyrektor finansowy zyskuje krótszy cykl rozliczenia delegacji i mniejsze ryzyko błędu w wyliczeniu diet. Zamknięcie miesiąca przestaje zależeć od tego, czy wszyscy pracownicy terenowi zdążyli złożyć dokumenty.
Dyrektor sprzedaży i kierownik logistyki dostają narzędzie, które nie wymaga od zespołu wracania do biura po to, by uzupełnić formalności. Grafiki pozwalają skorygować plan po zmianie w terenie, a wnioski i delegacje obsługuje się z urządzenia mobilnego.
Pracownik mobilny wypełnia dokumenty tam, gdzie pracuje. To warunek jakości danych: ewidencja odtwarzana z pamięci po dwóch tygodniach jest ewidencją tylko formalnie.
Podsumowanie
Ewidencja czasu pracowników mobilnych nie wymaga innego prawa ani innej metodyki niż ewidencja pracowników stacjonarnych. Wymaga innego sposobu zbierania danych. Asseco Merit ERP przyjmuje dane z czytników, z pliku i z wprowadzenia ręcznego, a osobno wyróżnia zapisy pochodzące z portalu pracowniczego. Oddelegowanie jest wpisem w kalendarzu i grafiku, a nie dokumentem obok ewidencji. Grafiki pozwalają skorygować plan po zdarzeniach, których zaplanować nie można. Funkcja Błędy planowania pokazuje rozbieżności przed zamknięciem miesiąca. Delegacje wraz z kalkulacją diet i ryczałtów obsługuje portal dostępny z urządzenia mobilnego. Efektem jest jedno rozliczenie okresu zamiast czterech równoległych ewidencji, które trzeba scalić przed listą płac.
FAQ
Czy trzeba ewidencjonować czas pracy pracownika zdalnego?
Tak. Praca zdalna jest pracą w rozumieniu Kodeksu pracy, więc obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pozostaje bez zmian. Dotyczy to również pracy zdalnej okazjonalnej, mimo że jest ona uregulowana lżej niż praca zdalna stała. Zmienia się źródło danych, nie obowiązek. W Asseco Merit ERP zapisy pochodzące z portalu pracowniczego są widoczne w rozliczeniu współpracownika jako odrębna zakładka, obok zapisów z czytników.
Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje pracownikowi i kto o niej decyduje?
Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Podstawą jest art. 67(33) Kodeksu pracy. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku i może odmówić bez podawania uzasadnienia. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się części przepisów dotyczących pracy zdalnej stałej. Kontrolę wykorzystania limitu wspiera zestawienie kadrowe wskazujące osoby, które przekroczyły limit pracy zdalnej stałej lub okazjonalnej.
Czy czas podróży służbowej jest czasem pracy?
Nie w całości, i to jest źródło najczęstszych błędów. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą oraz podejściem Państwowej Inspekcji Pracy czas podróży przypadający na harmonogramowe godziny pracy pracownika jest czasem pracy. Czas podróży odbywanej poza rozkładowymi godzinami pracy co do zasady nie jest czasem pracy i nie staje się automatycznie pracą w godzinach nadliczbowych – chyba że pracownik w trakcie podróży wykonuje polecone zadania. Praktyczny wniosek jest taki, że ewidencja musi rozróżniać czas przejazdu od czasu wykonywania zadań, a nie traktować całej delegacji jednolicie.
Ile wynosi dieta krajowa i czy stawki się zmieniają?
Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł za dobę, ryczałt za nocleg 67,50 zł (150 procent diety), a ryczałt za dojazdy 9 zł (20 procent diety). Stawki wynikają z rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 30 czerwca 2022 roku. W styczniu 2026 roku skierowano do konsultacji projekt rozporządzenia podnoszącego dietę krajową z 45 zł do 60 zł, jednak projekt nie wszedł w życie i termin jego wejścia nie został ustalony. Oznacza to, że w chwili publikacji obowiązuje nadal stawka 45 zł. Zmienność stawek jest argumentem za kalkulacją diet po stronie systemu, a nie w arkuszu z wpisanymi na sztywno kwotami.
Kiedy ryczałt za nocleg nie przysługuje?
Ryczałt przysługuje, gdy pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, a nocleg trwał co najmniej 6 godzin w przedziale między 21:00 a 7:00. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg albo gdy pracownik miał możliwość powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i pracodawca uznał, że nocleg nie był konieczny.
Czy pracodawca musi pokrywać koszty pracy zdalnej?
Tak. Zgodnie z art. 67(24) Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, ich instalację, serwis i konserwację, oraz pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek pokrycia tych kosztów można zastąpić wypłatą ryczałtu, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Przy ustalaniu ryczałtu bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych. Ryczałt nie może być ustalony dowolnie – ani zaniżony, ani sztucznie podwyższony.
Czy w jednej ewidencji można rozliczać pracowników na różnych formach współpracy?
Tak. Obszar Czas pracy w Asseco Merit ERP pozwala filtrować i rozliczać współpracowników według formy współpracy: pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, zleceniobiorców, osoby na kontraktach menadżerskich, pracowników tymczasowych z agencji pracy tymczasowej, a także osoby zewnętrzne rejestrowane wyłącznie do celów RCP. Ma to znaczenie w zespołach terenowych i projektowych, gdzie obok pracowników działają podwykonawcy, a obecność wszystkich trzeba udokumentować.
Jak wykryć braki w ewidencji, zanim zamkniemy miesiąc?
Służy do tego funkcja Błędy planowania, która wyświetla wynik weryfikacji planowania i grafików po stronie portalu w okresie rozliczeniowym współpracownika. Uzupełniająco działa funkcja Kwalifikacja, obliczająca kwalifikację czasu pracy dla wybranego zakresu dat, oraz akcja Wylicz, przeliczająca kwalifikację ponownie na podstawie zarejestrowanych wejść i wyjść. Kwalifikację należy wykonać po każdym imporcie danych z czytników. Samo zamknięcie okresu odbywa się w obszarze Miesiące rozliczeniowe, gdzie dostępne jest zamknięcie miesiąca z przeniesieniem danych, a także otworzenie miesiąca już zamkniętego, jeżeli okaże się to konieczne.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą.