Za nami sześć spotkań z przedstawicielami Ministerstwa Finansów. Konsultacje KSeF wzbudziły duże zainteresowanie, liczba uczestników sesji zdalnych przekracza tysiąc osób.
Ministerstwo zapewniło na wstępie, że nie zamierza tworzyć systemu KSeF od nowa i zdaje sobie sprawę, że wiele firm poniosło już koszty przygotowań do korzystania z e-faktur. Dlatego zmiany w KSeF, które pojawią się w wyniku audytu i konsultacji, nie spowodują przekreślenia wykonanych do tej pory prac.
Według deklaracji Krzysztofa Rogowskiego, kierownika projektu KSeF, prace legislacyjne powinny zakończyć się w czerwcu 2024 roku. Biorąc pod uwagę wcześniejsze oświadczenia, że KSeF nie będzie obowiązkowy w tym roku, mamy co najmniej 6 miesięcy vacatio legis.
Poniżej prezentujemy krótkie podsumowanie wybranych tematów poruszanych w trakcie dotychczasowych spotkań.
Wydajność systemu
Aktualne limity przesyłania dokumentów, które obowiązują w środowisku testowym, nie dotyczą środowiska produkcyjnego. Zatem nie musimy obawiać się o ograniczenia wysyłki dokumentów w trakcie codziennej pracy.
Testy wydajnościowe
MF zachęca firmy, które wystawiają duże ilości dokumentów do wspólnych testów wydajnościowych. Tym bardziej my zachęcamy Państwa do uruchamiania KSeF w swoich przedsiębiorstwach, żeby bezpiecznie wejść w okres obowiązkowy.
Autoryzacja i bezpieczeństwo danych
W połowie marca ma zostać opublikowany projekt rozporządzenia, w którym zostanie przedstawiona autoryzacja na bazie certyfikatów opartych o kryptografię asymetryczną. Nowe sposoby autoryzacji będą dostępne od połowy roku.
Tryb off-line
Z pytań uczestników spotkań wynika, że tryb off-line nie jest dość dobrze zdefiniowany w przepisach. Dotychczas mówiliśmy o całkowitym braku komunikacji z KSeFem, ale duże firmy zwróciły uwagę na wydajność serwerów MF. Przy wystawianiu wielu faktur w sieci punktów rozsianych po całym kraju, spowolnienie komunikacji z KSeF będzie równie kłopotliwe, jak całkowity brak dostępu. Ministerstwo zobowiązało się przeanalizować ten temat.
Sprzedaż B2C
Ministerstwo zdaje sobie sprawę z braku jasnych kryteriów, w jaki sposób odróżnić klienta biznesowego od indywidualnego. W trakcie spotkań przedstawiciele firm podali kilka propozycji rozwiązania tego problemu. Przedstawiono prostą alternatywę – jak nabywca poda NIP to jest to transakcja B2B, a jak nie to B2C. Jednak nabywcami są również kontrahenci zagraniczni, którzy nie mają NIP. Nie można obarczać pracownika wystawiającego fakturę odpowiedzialnością za podjęcie decyzji, czy wystawiać fakturę w KSeF, czy nie. Dlatego potrzebne są albo jasne kryteria podziału nabywców, albo włączenie sprzedaży B2C do KSeF. Niektóre firmy uważają, że ten drugi wariant ułatwiłby definiowanie procesów biznesowych.
Zakupy pracownicze
Twórcy KSeF nie zdawali sobie sprawy z problemu, jaki stanie przed firmami, których pracownicy jeżdżą w delegacje, kupują paliwo do samochodów służbowych, albo dokonują innych zakupów na potrzeby firmy. Czyli przed wszystkimi przedsiębiorstwami muszącymi wystawiać faktury w KSeF. Padła propozycja ze strony przedsiębiorców, aby wprowadzić nową rolę podmiotu trzeciego – „Pracownik”. Przedstawiciele MF zadeklarowali, że przemyślą ten problem.
Identyfikatory KSeF na przelewach
O ile na poziomie technicznym temat nie wydaje się skomplikowany, to założenia przyjęte przez twórców KSeF rodzą szereg problemów w codziennej pracy księgowych. Ministerstwo potwierdziło wprawdzie, że płacąc za kilka faktur możemy podawać ich numery KSeF, dopóki te numery mieszczą się w tytule przelewu. Przy większej ilości faktur musimy pobrać z systemu KSeF identyfikator zbiorczy. Jeżeli płacimy całkowitą kwotę należności za wszystkie faktury, to odbiorca przelewu nie ma problemu z przypisaniem rozrachunków. Jednak mając do dyspozycji identyfikator zbiorczy i kwotę nie pokrywającą całej należności, musimy uzyskać dodatkowe informacje od płatnika (numery KSeF i kwoty). Kolejna trudność pojawi się przy następnym przelewie za tę samą fakturę. Przyjdzie on z innym identyfikatorem zbiorczym.
Dodatkowo zgłaszane przez uczestników konsultacji obiekcje, to brak możliwości podania nr KSeF faktury przy zakupach internetowych i płatności BLIKiem lub przelewem natychmiastowym. Branża faktoringowa przekazując środki jako refinansowanie faktur również nie zawsze jest w stanie podać numery KSeF tych faktur.
Na pytanie, po co wprowadzono identyfikatory KSeF na przelewach, dyrektor Departamentu Analiz KAS odpowiedział, że MF musi tworzyć raporty z płatności faktur. Stwierdził również, że kwestie rozrachunków biznes musi rozwiązać we własnym zakresie.
Wizualizacja faktury
Pomimo zadawanych pytań nie uzyskaliśmy jednoznacznej odpowiedzi, jakie informacje dodatkowe mogą znaleźć się na wizualizacji faktury (ponad to, co jest w pliku XML). Przedstawiciele MF zadeklarowali, że zostanie to szczegółowo opisane przez ministerstwo. Pozytywnie odnieśli się również do postulatu o możliwość pobrania anglojęzycznego obrazu faktury ze stron KSeF.
Branża paliwowa i branża dostarczycieli mediów
Przedstawiciele tych gałęzi gospodarki zasygnalizowali w trakcie konsultacji, że przepisy KSeF nie spełniają wymogów fakturowania, obowiązujących – między innymi – firmy telekomunikacyjne i dostarczycieli energii elektrycznej. Spełnienie tych wymogów może jednak wprowadzić istotne zmiany w formacie faktury ustrukturyzowanej. Ministerstwo nie odniosło się jednoznacznie do tych uwag.
Szkolenia i kampania informacyjna
Ze strony MF padła deklaracja, że po konsultacjach i opracowaniu zmian w przepisach, zwiększy ilość szkoleń i materiałów informacyjnych dotyczących przepisów związanych KSeF i ich interpretacji.
Taki były najważniejsze tematy poruszane na spotkaniach. Przed nami kolejne konsultacje, z których również zdamy Państwu relację.