W systemie Xpertis wprowadziliśmy nowe funkcje, które pozwalają rejestrować pracę zdalną oraz składać wnioski o taką pracę.
System umożliwia wydrukowanie stosownego aneksu do umowy o pracę, rozliczenie pracy zdalnej i obliczenie ekwiwalentu za pracę zdalną. Na świadectwie pracy, generowanym z systemu kadrowo-płacowego, można uwzględnić liczbę dni pracy zdalnej w danym roku.
Czytaj dalej
Kategoria: Artykuły
Czy w KSeF jest już faktura od mojego dostawcy?
Skąd wiadomo, że nasz dostawca wystawił fakturę w KSeF?
Elektroniczne faktury w KSeF mają odpowiednią strukturę, w której jest miejsce na NIP. Jeżeli dostawca wystawi dla Twojej firmy fakturę w KSeF (NIP Twojej firmy pojawi się w sekcji nabywcy, odbiorcy bądź płatnika e-Faktury*), to nasz system pobierze ją z KSeF. Jak często powinniśmy sprawdzać, czy mamy do odbioru fakturę? Nie wdając się w szczegóły techniczne można powiedzieć, że cały czas od momentu, w którym zdecydujesz się korzystać z usługi Businesslink.
Businesslink na bieżąco komunikuje się z KSeF i sprawdza, czy są do odbioru faktury od Twoich dostawców. Jeśli tak, to faktura jest przekazywana do specjalnego bufora w systemie ERP i czeka na kolejny krok w procesie. Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny, data otrzymania faktury przez nabywcę będzie równa dacie nadania fakturze numeru przez KSeF.
Faktura w KSeF – data wystawienia i otrzymania
Za datę wystawienia faktury w KSeF uznaje się datę przesłania jej do systemu. Po uznaniu faktury za prawidłową zostaje jej nadany numer identyfikujący w dacie przesłania dokumentu do systemu.
Za datę wystawienia faktury w KSeF uznaje się datę przesłania jej do systemu. Po uznaniu faktury za prawidłową zostaje jej nadany numer identyfikujący w dacie przesłania dokumentu do systemu.
Faktura odebrana – i co dalej?
Mamy kilka propozycji i zachęcamy do przeanalizowania możliwości wspólnie z naszymi konsultantami. Najprościej jest uruchomić elektroniczny obieg faktur zakupu. Dostępne są również inne ścieżki.
Elektroniczny obieg faktur zakupu – z KSeFem to najprostszy sposób odbioru!
E-faktury nie trzeba rejestrować, skanować ani odczytywać OCRem. Elektroniczna wersja dokumentu trafia od razu do systemu ERP i tu jest automatycznie rejestrowana. Pomaga w tym nasz asystent Genius , wykorzystujący sztuczną inteligencję. Inteligentny asystent działa w tle i może podpowiadać typ faktury, ścieżka akceptacji lub nawet wskazywać osoby akceptujące fakturę merytorycznie.
Następnie uprawniony użytkownik sprawdza podpowiedzi Geniusa, ewentualnie uzupełnia osoby akceptujące i dokument rusza w dalszą drogę. Cały proces obiegu dokumentu kończy się dekretacją faktury w Finansach bądź wczytaniem jej do Logistyki.
Na co zwrócić uwagę w trakcie przygotowań do konfiguracji systemu:
-
- Szczególne przypadki dotyczące ścieżek akceptacji i reguł podpowiadania osób opisujących i akceptujących dokumenty.
- Sposób obsługi podziałów controllingowych, które są wprowadzane jako merytoryczny opis faktury. Na ich podstawie można automatycznie tworzyć dekrety.
- Opisy księgowe, cechy dokumentu księgowego, które zostaną wykorzystane w dalszej części procesu.
Powiązanie faktury z innymi dokumentami, np. zapotrzebowaniami, załącznikami dostarczanymi przez dostawców lub pracowników niezależnie od KSeF.
Bezpośrednia rejestracja dokumentu księgowego
Dla kontrahentów Genius może automatycznie ustalić rejestr księgowy, rodzaj dokumentu, rejestr VAT, grupę VAT. Jeżeli w systemie ERP nie będzie wystarczających danych do działania Geniusa, to program poczeka na wskazówki od użytkownika. Następnie, już w module Finanse nastąpi dekretacja i akceptacja dokumentu.
Przekazanie e-Faktury do modułu Logistyka.
W tym procesie także przygotowaliśmy ułatwienia.
-
- Przypisanie pobranej faktury do konkretnego typu dokumentu.
- Powiązanie faktury z wybranym stanowiskiem zakupu na podstawie wybranych parametrów pracy.
- „Tłumaczenie” artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe.
- Weryfikacja i akceptacja dokumentów.
Poważne wyzwanie?
Systemy ERP Asseco Business Solutions są przygotowane do współpracy z KSeF. Pamiętamy, że nasze programy są przeznaczone dla Państwa. Dlatego na bieżąco wprowadzamy dodatkowe elementy, które mogą ułatwić pracę użytkownikom. Dbamy o zgodność naszych systemów z przepisami polskiego prawa. Stale monitorujemy zmiany, jakie pojawiają się w nowych ustawach i rozporządzeniach.
Ale to tylko jedna strona wdrożenia e-Faktur. Druga – nieraz trudniejsza i bardziej czasochłonna – to opracowanie procesów w konkretnej organizacji. Możemy to zrobić tylko ściśle współpracując z Państwem.
Porozmawiajmy jak najszybciej!
*Dla ścisłości należy dodać, że nie tylko nabywca, płatnik i odbiorca otrzymają fakturę, ale te szczegóły omówimy innym razem.
Wersja robocza FA(2)
Ministerstwo Finansów udostępniło kolejną wersję roboczą nowej struktury logicznej FA(2). Uwzględniono w niej postulaty zgłoszone podczas konsultacji, w których Asseco Busines Solutions brało udział jako dostawca systemów ERP.
FA(2) zacznie obowiązywać jeszcze w okresie fakultatywnego stosowania KSeF, od 1 września 2023. Według resortu finansów ma to pomóc podatnikom przygotować się do wejścia w życie obowiązkowego wystawiania e-faktur od 1 lipca 2024 roku.
Rząd przyjął projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur
9 maja 2023 rząd przyjął projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie zasadniczo od 1 lipca 2024 r. Dla mniejszych przedsiębiorców, którzy nie rozliczają się z VAT, termin ten zostanie jeszcze wydłużony o 6 miesięcy, czyli będzie to 1 stycznia 2025 r.
Czytaj dalej
Urlopy opiekuńcze, rodzicielskie i urlopy z tytułu siły wyższej oraz zmiany zmiany w świadectwach pracy i raportach ZUS RSA – aktualizacje systemów ERP
Intensywnie pracujemy nad aktualizacjami dla Xpertis ERP i Merit ERP uwzględniającymi najnowsze zmiany w przepisach prawa pracy. Aktualizacje obejmować będą zarówno zmiany w zakresie urlopów rodzicielskich, jak i nowe rodzaje urlopów (urlop opiekuńczy i urlop z tytułu działania siły wyższej). Ponadto aktualizacje wdrażać będą nowe wzory świadectw pracy. Nowe rodzaje nieobecności pociągają za sobą konieczność zmodyfikowania raportów ZUS (RSA), jak również zasad wyliczania wynagrodzeń. Mimo iż nowelizacja Kodeksu Pracy wchodzi w życie 26 kwietnia br., to wciąż nie opublikowano do niej rozporządzenia niezbędnego do ukończenia aktualizacji obu naszych systemów ERP. Również ZUS nie odniósł się jeszcze do kwestii rozliczania nowych zasiłków i ich wykazywania w dokumentach rozliczeniowych (RCA, RSA). Tym samym wyemitowanie aktualizacji uzależnione jest od stanowiska ZUS-u oraz opublikowania rozporządzenia zawierającego zaktualizowany wzór świadectwa pracy.
Automatyzacja procesów sprzedażowych z KSeF
KSeF zmienia procesy związane z obsługą sprzedaży i wystawianiem faktur. Faktura wejdzie do obrotu dopiero po wysłaniu i walidacji przez KSEF oraz nadaniu jej przez KSeF numeru identyfikacyjnego. Obsługę dokumentów sprzedaży z uwzględnieniem KSeF można jednak zorganizować tak, aby dla użytkowników systemu ERP prawie nie różniła się od sposobu stosowanego obecnie. Czyli: wystawiamy faktury jak do tej pory, wysyłanie do KSeF i odbieranie UPO odbywa się „w tle”, bez angażowania uwagi i czasu użytkownika.