Budżet kadrowy na 2027 r. warto oprzeć na trzech grupach danych: rzeczywistej strukturze kosztów osobowych z zamkniętych list płac, faktycznym wykorzystaniu czasu pracy oraz wskaźnikach prawnych, które są już znane. Rząd zaproponował od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie 4950 zł brutto i minimalną stawkę godzinową 32,30 zł. Prognozowane przeciętne wynagrodzenie przyjęte w założeniach makroekonomicznych na 2027 r. to 9971 zł, co oznacza limit 30-krotności na poziomie około 299 130 zł. Żadna z tych kwot nie jest jeszcze ostateczna. Arkusz kalkulacyjny policzy każdy scenariusz, ale nie dostarczy podstawy: podziału kosztów na jednostki, narzutów ZUS przypisanych do składników płacowych, kosztu roboczogodziny i wartości godzin ponadwymiarowych. Te dane znajdują się w systemie ERP.
Co już wiadomo o kosztach pracy w 2027 r., a co jest wciąż projektem?
Sezon budżetowy zaczyna się wcześniej niż finalizacja przepisów. Poniżej stan na moment planowania, z rozgraniczeniem faktów i propozycji.
| Wskaźnik | 2026 (obowiązuje) | 2027 (status) |
| Minimalne wynagrodzenie | 4806 zł | 4950 zł – propozycja rządu |
| Minimalna stawka godzinowa | 31,40 zł | 32,30 zł – propozycja rządu |
| Prognozowane przeciętne wynagrodzenie | 9420 zł | 9971 zł – założenia makroekonomiczne |
| Limit 30-krotności | 282 600 zł | ok. 299 130 zł – wielkość szacunkowa |
| Składki pracodawcy (emerytalna, rentowa) | 9,76% i 6,50% | bez zapowiedzianych zmian |
| Fundusz Pracy / FGŚP | 2,45% / 0,10% | bez zapowiedzianych zmian |
| Wpłata podstawowa pracodawcy do PPK | 1,5% | bez zapowiedzianych zmian |
| Podstawa odpisu na ZFŚS | 7848,60 zł | zależna od danych GUS |
Rada Dialogu Społecznego nie uzgodniła kwoty minimalnego wynagrodzenia na 2027 r. Strona pracodawców poparła propozycję rządu, centrale związkowe wnosiły o co najmniej 5200 zł brutto. W takiej sytuacji wysokość ustala Rada Ministrów w drodze rozporządzenia, ogłaszanego do 15 września 2026 r. Limit 30-krotności wymaga potwierdzenia w ustawie budżetowej na 2027 r., a podstawa odpisu na ZFŚS wynika z przeciętnego wynagrodzenia publikowanego przez GUS.
Dlaczego budżet kadrowy zbudowany w Excelu na danych z ubiegłego roku zawodzi?
Typowy proces: HR pobiera zeszłoroczne koszty wynagrodzeń, mnoży je przez wskaźnik podwyżek, dodaje planowane rekrutacje i przekazuje do finansów. Kontroler dolicza narzuty według jednej średniej stawki i zamyka pozycję. Cztery miesiące później pozycja jest przekroczona, choć zatrudnienie nie wzrosło.
Powodów jest zwykle kilka. Pierwszy to brak wiedzy o rzeczywistej strukturze kosztu osobowego. Suma brutto to nie to samo co koszt pracodawcy, a narzuty nie rozkładają się równomiernie: składka wypadkowa zależy od zakładu, część składników nie stanowi podstawy wymiaru, a limit 30-krotności powoduje, że koszt najlepiej wynagradzanych osób spada w drugiej połowie roku. Drugi to nadgodziny, które w planie nie występują jako osobna pozycja, a w wykonaniu potrafią stanowić kilka procent kosztów osobowych. Trzeci to rotacja – odprawy, niewykorzystane urlopy i koszty rekrutacji nie wynikają liniowo z zeszłorocznego zatrudnienia. Czwarty to brak powiązania planu zatrudnienia z planem finansowym: liczba etatów żyje w pliku HR, a kwota w modelu controllingowym.
Punkt wyjścia: dane, które już są w systemie
Asseco Merit ERP gromadzi dane kadrowo-płacowe w modułach Kadry, Płace i Czas pracy, a następnie udostępnia je controllingowi i analizom BI. Dla budżetu kadrowego liczą się cztery zbiory danych.
Struktura kosztów osobowych, a nie jedna kwota
Listy płac w Asseco Merit ERP naliczają wynagrodzenie ze zdefiniowanych składników: płacy zasadniczej, dodatków z umowy, wynagrodzenia i dodatków za pracę w czasie ponadnormatywnym, premii okresowych, świadczeń urlopowych, wynagrodzeń chorobowych i zasiłków ZUS. Osobno naliczane są zobowiązania publicznoprawne oraz składki społeczne pracodawcy, obliczane na podstawie parametrów zapisanych w ustawieniach obszaru Płace. To ma praktyczne znaczenie w budżetowaniu: zmiana stawek wynika z parametryzacji systemu, nie z przebudowy formuł w arkuszach.
Do planowania podwyżki minimalnego wynagrodzenia przydatny jest składnik wyrównania do najniższej krajowej. System nalicza go, gdy suma składników wynagrodzenia pracownika jest niższa od płacy minimalnej obowiązującej w danym roku. Historia tego składnika pokazuje, ilu osób realnie dotyka podniesienie progu.
Analizy BI dodają wymiar porównawczy: analizę płacową w podziale na składniki, wydziały i stanowiska, porównanie rok do roku oraz koszt roboczogodziny liczony jako iloraz kosztów wynagrodzeń (brutto z narzutami) i godzin przepracowanych. To najużyteczniejsza miara jednostkowa w rozmowie HR z finansami.
Czas pracy i nadgodziny jako pozycja budżetowa
Moduł Czas pracy rejestruje dane z czytników RCP, z pliku Excel lub wprowadzone ręcznie, a następnie kwalifikuje czas pracy i rozlicza godziny w miesiącu rozliczeniowym. Analizy BI czasu pracy pokazują ilość i wartość godzin ponadwymiarowych według działów i okresów, z podziałem na typy (nadgodziny, przekroczenia średniotygodniowe, dopełnienia etatu, godziny świąteczne), a także nadmiary i niedobory względem czasu nominalnego oraz relację nadgodzin wypłaconych do odebranych. Taki obraz pozwala zaplanować nadgodziny jako świadomą pozycję budżetu, z uwzględnieniem sezonowości, a nie jako odchylenie do wyjaśnienia po fakcie.
Zatrudnienie, rotacja i rezerwy
Zestawienia kadrowe obejmują analizę zatrudnienia na dzień, średnie zatrudnienie według typów stanowisk, zatrudnienie w jednostkach organizacyjnych, według stanowisk i według płci. Analizy BI liczą fluktuację jako iloraz liczby pracowników zwolnionych w okresie i średniego zatrudnienia, wskaźnik utrzymania pracowników, FTE oraz liczbę kończących się w danym miesiącu umów o pracę, badań okresowych i szkoleń BHP. Osobny arkusz wycenia rezerwę urlopową na koniec okresu, w podziale na wydziały, stanowiska i pracowników. Dla głównego księgowego to podstawa biernych rozliczeń międzyokresowych, dla HR – argument w rozmowie o planach urlopowych.
Dane sprawozdawcze jako kontrola spójności
Moduł Kadry agreguje dane do sprawozdań GUS, w tym o kosztach płacy Z-02, o zatrudnieniu i wynagrodzeniach Z-03 oraz o strukturze wynagrodzeń według zawodów Z-12, a także wylicza dane o zatrudnieniu do systemu e-PFRON2. Te same liczby powinny stanowić bazę budżetu. Jeśli się rozchodzą, to sygnał, że budżet powstał obok systemu.
Jak Asseco Merit ERP prowadzi sam proces budżetowania?
Moduł Controlling nie jest w tym miejscu dodatkiem, lecz miejscem, w którym budżet kadrowy powstaje.
Harmonogramy budżetów rozplanowują budżetowanie w czasie: wskazują kolejność zadań i czas ich trwania, osoby wpisujące wartości budżetów oraz osoby akceptujące te wartości. Harmonogram dotyczy konkretnego modelu controllingowego i ułatwia nadzorowanie prac nad budżetem oraz wczesne wykrywanie zagrożeń realizacji. Dla dyrektora HR koordynującego budżet w kilkunastu jednostkach to koniec zbierania plików pocztą elektroniczną.
Wartości budżetu wpisuje się w arkuszu MS Excel albo w Arkuszach Google, dzięki czemu osoby uzupełniające zadania budżetowe nie muszą mieć dostępu do systemu Asseco Merit ERP. Wygląd arkusza określają szablony prezentacji i widoków danych, więc każdy uczestnik otrzymuje ten sam formularz w zakresie swoich uprawnień. Zadania budżetowe podlegają akceptacji, także w ramach procesu.
Wersje planów to oddzielne komplety danych służących do planowania wartości, z możliwością tworzenia podwersji. Pozwala to prowadzić obok siebie kilka wariantów budżetu kadrowego – na przykład jeden przy minimalnym wynagrodzeniu na poziomie proponowanym przez rząd, drugi przy wyższym – bez nadpisywania wcześniejszych ustaleń. Wersja może być też wersją kalkulowaną, obliczaną formułą na podstawie wersji istniejących.
Model controllingowy opiera się na wymiarach. Pierwszym jest zawsze pozycja budżetowa, dla której definiuje się algorytmy obliczające i warianty obliczeń. Kolejne wymiary to schematy danych: pracownicy, stanowiska, miejsca powstawania kosztów.
Powiązanie planu zatrudnienia z planem finansowym
Najsłabszym ogniwem budżetu kadrowego jest przejście od liczby etatów do kwoty na koncie kosztowym. W Asseco Merit ERP realizują to podziały controllingowe dla wynagrodzeń. Schemat definiuje się dla całej firmy lub indywidualnie dla pracownika, wskazując składnik płacowy, sposób traktowania narzutów związanych ze składkami ZUS oraz wymiary modelu controllingowego. Po zdefiniowaniu schematów funkcja utworzenia podziałów dla zamkniętych list płac przelicza dane kadrowo-płacowe według zadanych kryteriów. Analogiczne podziały obsługują umowy zlecenia.
Osobno dostępne są godziny pracy pracowników z przypisanymi podziałami controllingowymi, na podstawie których można zbudować klucz alokacyjny. To odpowiedź na pytanie, ile kosztów osobowych obciąża konkretny wydział, projekt czy zakład.
Kontrola budżetu działa również w obiegu dokumentów. Przy przekroczeniu budżetu system wyświetla komunikat, prezentuje szczegóły wykorzystania budżetu dla podziałów controllingowych i blokuje akceptację faktury lub wniosku. W procesie możliwa jest rezerwacja środków po akceptacji oraz jej usunięcie, gdy dokument zostanie odrzucony.
Plan kontra wykonanie w trakcie 2027 roku
Budżet kadrowy nie kończy się w grudniu. Analizy controllingowe BI prezentują porównanie planu z wykonaniem na pozycjach pierwszego wymiaru modelu, wraz z odchyleniem kwotowym i procentowym oraz podglądem dokumentów źródłowych. Dostępne są też porównanie rok do roku dla wybranej wersji i okresu, analiza trendów pozycji budżetowych oraz analiza jednej pozycji miesiąc po miesiącu i narastająco.
Arkusz budżetu wynagrodzeń zestawia planowane koszty wynagrodzeń z rzeczywistymi kosztami z list płac, osobno dla premii, i pokazuje poziom realizacji planów w okresie oraz narastająco. Pulpit managera podaje między innymi procent wykorzystania budżetu płacowego i premiowego, koszt roboczogodziny, fluktuację, średnie zatrudnienie, średni FTE, absencje i udział kobiet w zatrudnieniu. W analizie absencji, przy współpracy z rozwiązaniem Genius, prezentowana jest predykcja kolejnych sześciu miesięcy z odchyleniem minimalnym i maksymalnym.
Jawność wynagrodzeń: nowy wymiar budżetu na 2027 r.
Termin transpozycji dyrektywy 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń minął 7 czerwca 2026 r. W Polsce od 24 grudnia 2025 r. obowiązuje już wynikający z nowelizacji Kodeksu pracy obowiązek informowania o wynagrodzeniu na etapie rekrutacji. Projekt ustawy o wzmocnieniu prawa do jednakowego wynagrodzenia z 29 kwietnia 2026 r. przewiduje wejście w życie sześć miesięcy od ogłoszenia oraz obowiązek sprawozdawczy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Pracodawcy powyżej 250 pracowników mają raportować za 2026 r. w 2027 r., zatrudniający od 150 do 249 osób pierwszy raz w czerwcu 2027 r. Przy nieuzasadnionej luce płacowej powyżej 5% pracodawca ma sześć miesięcy na jej usunięcie.
Konsekwencja dla budżetu: plan na 2027 r. powinien zawierać rezerwę na wyrównania wynagrodzeń w grupach stanowisk, w których analiza wykaże różnice. Podstawą są dane, które system już zawiera – zatrudnienie według płci, analiza płacowa według wydziałów i stanowisk oraz sprawozdanie o strukturze wynagrodzeń według zawodów.
Przykład 1. Zakład produkcyjny zatrudnia 180 osób, roczny koszt osobowy wynosi 14,2 mln zł. Z analizy składnika wyrównania do najniższej krajowej oraz analizy płacowej według stanowisk wynika, że 40 osób otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze na poziomie minimalnego. Podniesienie progu z 4806 zł do 4950 zł to 144 zł miesięcznie na osobę, czyli 69 120 zł brutto rocznie. Po dodaniu narzutów pracodawcy w wysokości 20,5% (przy składce wypadkowej 1,67%) i wpłaty do PPK 1,5% daje to około 84 tys. zł dodatkowego kosztu, bez efektu spłaszczenia siatki płac. Spółka wpisała tę kwotę do budżetu we wrześniu, a nie odkryła jej w marcu.
Przykład 2. Firma z trzema zakładami zatrudnia 420 osób, roczny koszt osobowy to 46 mln zł. Analiza ilości i kosztów godzin ponadwymiarowych wykazała 38 400 godzin i 3,1 mln zł wartości, z czego 62% przypadło na jeden zakład w trzecim i czwartym kwartale. W budżecie na 2027 r. nadgodziny stały się osobną pozycją budżetową w podziale na zakłady, z kwotą 2,6 mln zł i planem zatrudnienia sezonowego pokrywającym różnicę. Rezerwa urlopowa wyceniona na 1,9 mln zł trafiła do planu jako odrębna pozycja, a nie korekta grudniowa.
Korzyści w podziale na role
Dyrektor HR planuje zatrudnienie na danych: zna fluktuację, wskaźnik utrzymania, liczbę kończących się umów i badań, realne wykorzystanie urlopów. Koordynuje budżetowanie przez harmonogram z przypisanymi osobami i akceptantami, zamiast pilnować terminów w korespondencji.
Dyrektor finansowy i controller dostają koszty osobowe w tych samych wymiarach, w których prowadzą pozostały budżet, z narzutami ZUS przypisanymi do składników i kluczem alokacyjnym opartym na godzinach pracy. Mogą prowadzić kilka wersji planu i porównywać wykonanie z planem oraz rok do roku.
Główny księgowy ma udokumentowaną podstawę rezerw urlopowych, spójność budżetu ze sprawozdaniami GUS i PFRON oraz kontrolę budżetu wbudowaną w obieg faktur i wniosków.
Zarząd widzi koszt roboczogodziny, wykorzystanie budżetu płacowego i premiowego oraz trendy w jednym miejscu, wraz z odchyleniami wymagającymi decyzji.
Podsumowanie
Budżet kadrowy na 2027 r. powstaje w warunkach niepełnej wiedzy o przepisach, ale przy pełnej dostępności danych własnych. Minimalne wynagrodzenie i limit 30-krotności czekają na formalne potwierdzenie, natomiast struktura kosztów osobowych, koszt roboczogodziny, wartość nadgodzin, fluktuacja i rezerwy urlopowe są znane dokładnie. Przeniesienie budżetowania do harmonogramów budżetów w Asseco Merit ERP nie odbiera nikomu Excela – arkusz pozostaje narzędziem wpisywania wartości. Zmienia to, co najważniejsze: budżet kadrowy korzysta z tych samych danych, na których firma rozlicza wynagrodzenia i księguje koszty.
FAQ
Jaką kwotę minimalnego wynagrodzenia przyjąć do budżetu na 2027 r.?
Do publikacji rozporządzenia Rady Ministrów należy stosować kwotę zaproponowaną przez rząd, czyli 4950 zł brutto i 32,30 zł stawki godzinowej, oznaczając ją jako wartość niepotwierdzoną. Rada Dialogu Społecznego nie osiągnęła porozumienia, a centrale związkowe wnosiły o co najmniej 5200 zł, dlatego warto przygotować drugą wersję planu na wyższym poziomie. Rozporządzenie jest ogłaszane do 15 września 2026 r.
Czy wskaźniki ZUS na 2027 r. są już znane?
Częściowo. Stopy procentowe składek emerytalnej (9,76% po stronie pracodawcy), rentowej (6,50%), Funduszu Pracy (2,45%) i FGŚP (0,10%) nie mają zapowiedzianych zmian. Prognozowane przeciętne wynagrodzenie na poziomie 9971 zł wynika z założeń makroekonomicznych, a wynikający z niego limit 30-krotności około 299 130 zł wymaga potwierdzenia w ustawie budżetowej na 2027 r. Składka wypadkowa pozostaje wielkością indywidualną pracodawcy.
Jak ustalić realną strukturę kosztów osobowych?
Z zamkniętych list płac. Analiza płacowa w podziale na składniki, wydziały i stanowiska pokazuje udział poszczególnych rubryk, a koszt roboczogodziny liczony z kosztów brutto z narzutami i godzin przepracowanych daje miarę porównywalną między jednostkami i latami.
Czy Asseco Merit ERP prognozuje koszty osobowe na przyszły rok?
System nie generuje automatycznej prognozy kosztów osobowych na podstawie zmian przepisów. Dostarcza dane wykonania, mechanizm budżetowania z harmonogramami i wersjami planów, algorytmy obliczające dla pozycji budżetowych oraz analizy plan kontra wykonanie z odchyleniami. Arkusz budżetu wynagrodzeń pokazuje realizację planu w okresie i narastająco, a analiza absencji przy współpracy z Genius prezentuje predykcję kolejnych sześciu miesięcy.
Jak zaplanować nadgodziny, które dotychczas wymykały się budżetowi?
Traktując je jako osobną pozycję budżetową w podziale na jednostki i miesiące. Podstawą są analizy czasu pracy: ilość i wartość godzin ponadwymiarowych według działów, typów i okresów oraz relacja nadgodzin wypłaconych, odebranych i odpracowanych.
Kto powinien wpisywać wartości budżetu kadrowego?
Osoby odpowiedzialne za jednostki, wskazane w harmonogramie budżetów wraz z akceptantami. Nie potrzebują dostępu do systemu Asseco Merit ERP, bo wartości uzupełniają w arkuszu MS Excel lub w Arkuszach Google według wspólnego szablonu widoku danych.
Jak powiązać plan zatrudnienia z planem finansowym?
Przez podziały controllingowe dla wynagrodzeń. Schemat wskazuje składnik płacowy, sposób rozliczania narzutów ZUS i wymiary modelu controllingowego, w tym miejsca powstawania kosztów. Godziny pracy z przypisanymi podziałami służą do zbudowania klucza alokacyjnego, który przenosi koszty osobowe na wydziały i projekty.
Co dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń zmienia w budżecie na 2027 r.?
Wprowadza potrzebę rezerwy na wyrównania w grupach stanowisk, w których wystąpi nieuzasadniona różnica. Pracodawcy powyżej 250 pracowników mają raportować za 2026 r. w 2027 r., a zatrudniający od 150 do 249 osób pierwszy raz w czerwcu 2027 r. Sześciomiesięczny termin na usunięcie luki powyżej 5% oznacza konieczność zabezpieczenia środków w tym samym roku budżetowym.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kwoty i wskaźniki dotyczące 2027 r. opisane jako propozycje lub założenia nie były na dzień publikacji potwierdzone w rozporządzeniu ani w ustawie budżetowej. Przed decyzjami budżetowymi należy zweryfikować aktualny stan prawny.