Work-life balance w Macrologic ERP

Unijna dyrektywa dotycząca tzw. „work-life balance” ma na celu poprawić jakość życia pracowników, zapewniając równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ma również zniwelować różnice pomiędzy pracownikami posiadającymi dzieci i tymi bez dzieci, a także między kobietami i mężczyznami. Dzięki temu wszyscy mogą  mieć równe szanse na godzenie życia rodzinnego z pracą zawodową.   

Nowe urlopy

W drugim kwartale 2023 roku weszły w życie przepisy  związane z wprowadzeniem dyrektywy unijnej, dotyczącej tzw. „work-life balance”. Oprócz wielu zmian związanych z zawieraniem umów o pracę, jedną z najważniejszych, jest wprowadzenie dwóch nowych rodzajów nieobecności: urlopu opiekuńczego oraz urlopu z powodu działania siły wyższej. Opublikowaliśmy aktualizację, która uwzględnia niedawne zmiany w Kodeksie Pracy, związane wprowadzeniem unijnej dyrektywy dotyczącej tzw. „work-life balance”. Aktualizacja jest przeznaczona dla wersji 12.51 systemu Xpertis. Już niedługo opublikujemy analogiczną aktualizację dla wersji 22.26 systemu Merit.

Obieg wniosków o urlop

W przypadku obu urlopów ustawodawca dopuścił dla wniosków elektroniczną postać dokumentów. Wnioski związane z nowymi typami urlopów będzie można składać w serwisie pracowniczym, w części dotyczącej urlopów. Ścieżka akceptacji tych wniosków jest analogiczna jak ścieżka akceptacji wniosku o urlop.

W przypadku wniosku o urlop spowodowany siłą wyższą, sposób postępowania jest analogiczny, jak dla nieobecności określonej w art. 188. W dyscyplinie pracy należy określić sposób rozliczenia: według dni lub godzin. Na wniosku pracownik powinien podać okres, na jaki wnioskuje o zwolnienie. W przypadku wniosku na część dnia, będzie można podać tylko pełną liczbę godzin.

Więcej informacji trzeba podać przy wniosku o urlop opiekuńczy. Również w tym przypadku należy dla każdego pracownika wprowadzić w dyscyplinie pracy limit na wybrany rok w dniach roboczych (zgodnie z ustawą 5 dni). Podczas składania wniosku, oprócz wskazania zakresu dat, należy uzupełnić sekcję związaną z oświadczeniem do wniosku o urlop opiekuńczy. Należy w niej podać:

• imię i nazwisko osoby, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych,
• przyczynę konieczności zapewnienia przez pracownika osobistej opieki lub wsparcia,
• w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ adres zamieszkania tej osoby.

 

Po akceptacji wniosku przez przełożonego, wniosek trafia do kartoteki wniosków urlopowych Kadry → wnioski Urlopowe, skąd można go wprowadzić jako nieobecność. W kartotece wniosków urlopowych dla wniosku o urlop opiekuńczy będzie dostępna akcja Oświadczenie, dzięki której można będzie wyświetlić szczegóły dotyczące oświadczenia do wniosku.

Rozliczenie

Rozliczenie na liście płac

W celu rozliczenia urlopów na licie płac wprowadzono nowe składniki.

Dodatek za urlop spowodowany siłą wyższą jest wyliczany zgodnie z § 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Dla pracowników rozliczanych stawką godzinową zarówno 50% wynagrodzenia, jak i 50% dodatku. jest rejestrowane sumarycznie na jednym składniku płacowym.

Uwzględnienie w podstawie zasiłków chorobowych:

Sposób uwzględnienia urlopów w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego został przygotowany na podstawie wytycznych ZUS-u.

Urlop opiekuńczy
W przypadku pracownika, który korzystał z urlopu opiekuńczego (nieobecność usprawiedliwiona) na podstawie art. 1731 k.p., podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowić będzie wynagrodzenie po uzupełnieniu na zasadach określonych w art. 38 ust. 2 i 3 w związku z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej.

Urlop spowodowany siłą wyższą
W przypadku pracownika, który korzystał ze zwolnienia od pracy w wymiarze do 2 dni albo wymierzę do 16 godzin z powodu działania siły wyższej na podstawie art. 1481 k.p., podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowić będzie wynagrodzenie w kwocie faktycznie wypłaconej.
Zgodnie z tymi wytycznymi wynagrodzenia w takim wypadku nie należy uzupełniać, jak to ma miejsce w przypadku np. nieobecności spowodowanej chorobą.

Dni nieobecności nie pomniejszają nominalnej liczby dni roboczych przy kwalifikacji miesiąca do wyliczeń podstawy zasiłkowej (na podstawie punktu 287 komentarza do ustawy)

Raporty ZUS

Niestety do dnia 19 maja 2023 nie otrzymaliśmy od ZUS wytycznych, czy nowe rodzaje urlopów mają być wykazywane i w jaki sposób w raportach ZUS RSA. Staramy się na bieżąco monitorować strony internetowe ZUS.

Okresy zatrudnienia:

Do kartoteki Okresy zatrudnienia [Kadry->Pracownicy->Okresy zatrudnienia] dodano nowe pola:

• Wykorzystany urlop od siły wyższej (dni)
• Wykorzystany urlop od siły wyższej (godziny)
• Wykorzystany urlop opiekuńczy (dni)

Pola umożliwiają dodanie informacji o wykorzystanych urlopach typu „opiekuńczy” oraz „siła wyższa” u poprzedniego pracodawcy.

Raporty

Umowa o pracę

Zmieniono wzór umowy o pracę, aby zawierał informacje określone nowelizacją Kodeksu pracy. Wprowadzono:

• Informację o siedzibie pracodawcy
• Miejsca wykonywania pracy zdalnej
• Informację o przedłużeniu umowy o czas usprawiedliwionej nieobecności
• Informację o zawarciu umowy na czas określony przy zawieraniu umowy na okres próbny

W kartotece umów i pracę dodano nowe pola:

• Pierwotna data rozpoczęcia
• Pierwotna data zakończenia
• Przedłużona o nieobecności usprawiedliwione
• Zamiar zawarcia umowy na czas określony
• Planowany okres umowy na czas określony.

Świadectwo pracy

Wprowadzono zmiany zgodnie z rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. 2023 poz. 912):

• zwolnienie od pracy przewidziane w art. 148 1 § 1 Kodeksu pracy, wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy będzie wykazywane w punkcie 6 podpunkt 1)
• urlop opiekuńczy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy będzie wykazywany w punkcie 6 podpunkt 3)
• liczbę dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67 33 § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy będzie wykazywany w punkcie 6 podpunkt 10)

Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy zostało ogłoszone 15 maja 2023, a zacznie obowiązywać już od 23 maja 2023. Okres vacatio legis jest w tym przypadku niezwykle krótki — mówi Adam Tarkowski, szef Wydziału Rozwiązań HR, Dział Produkcji Rozwiązań Macrologic ERP w w Asseco Business Solutions. 

Informacja o warunkach pracy

Zmieniono wydruk wydruku „Informacja o warunkach pracy, aby zawierał informacje określone nowelizacją Kodeksu pracy.

• W sekcji „Norma czasu pracy” dodano następujące pola:
  • Dobowy wymiar czasu pracy
  • Tygodniowy wymiar czasu pracy
  • Wymiar dobowego wypoczynku
  • Wymiar tygodniowego wypoczynku
  • Przysługujące przerwy w pracy
  • Zasady pracy w godzinach nadliczbowych
  • Rekompensata za godziny nadliczbowe
  • Zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę
  • Przemieszczanie się między miejscami pracy
• W sekcji „Wypłata wynagrodzenia dodano następujące pola:
  • Inne składniki wynagrodzenia
  • Świadczenia pieniężne i rzeczowe
• Dodano nową sekcję „Inne” z polami:
  • Szkolenia
  • Układ zbiorowy
  • Nazwa instytucji ubezpieczenia społecznego.