Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązywać będą nowe przepisy Kodeksu Pracy określające zasady pracy zdalnej, które do tej pory opierały się jedynie o przepisy specustawy covidowej. Daje to pracownikowi możliwość wnioskowania o pracę w formie zdalnej, a na pracodawcę nakłada szereg nowych obowiązków. Aby zapewnić zgodność nowych przepisów z rozwiązaniami oferowanymi przez nasze systemy ERP – Merit i Xpertis – przygotowaliśmy odpowiednie aktualizacje.
Z uwagi na zmiany prawa pracy, które przewidują zupełnie nowy tryb świadczenia pracy, wdrażanie aktualizacji naszych systemów ERP podzieliliśmy na dwa etapy. Pierwszy z nich, dla systemu Xpertis ERP, planujemy udostępnić jeszcze w pierwszej połowie kwietnia. Aktualizacja dla systemu Merit ERP udostępniona będzie około tydzień później.
Poniżej przedstawiamy ich zakres, a także najważniejsze informacje dotyczące pracy zdalnej.
Nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące zasad pracy zdalnej
Nowe przepisy prawa pracy dotyczące pracy zdalnej zaczną obowiązywać już od 7 kwietnia 2023 r. Zmiany w Kodeksie Pracy uwzględniające nowe artykuły od do 6734 wprowadzone zostały na mocy ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks Pracy i innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 240). Dzięki nowym przepisom pracownik zyska możliwość wnioskowania do pracodawcy o świadczenie pracy w formie zdalnej.
Zgodnie z art. 6718 praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Uprawnienia pracownika
Zgodnie z nowymi przepisami pracownicy będą mieli możliwość świadczenia pracy zdalnej na stałe już na podstawie Kodeksu Pracy, a nie jak dotychczas tzw. specustawy covidowej. W związku z tym dotychczasowe przepisy o telepracy przestają obowiązywać.
Podstawową formą świadczenia pracy w formule zdalnej będzie uzgodnienie stron umowy o pracę. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić albo przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia, z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektroniczne. Ma to znaczenie w sytuacji, gdy któraś ze stron chciałaby zrezygnować z tej formy świadczenia pracy. Jeśli uzgodnienie zawarte było przy zawieraniu umowy o pracę – rezygnacja z tej formy pracy będzie wymagała zmian w umowie o pracę. W innej sytuacji Kodeks dopuszcza możliwość wnioskowania o rezygnację z pracy zdalnej zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Trzeba pamiętać, że uzgodnienie pracy zdalnej powinno zawierać informację o wprowadzeniu pracy zdalnej, miejscu jej wykonywania oraz o jej formie. Kodeks dopuszcza całkowite lub częściowe świadczenie pracy w formie zdalnej.
Kodeks Pracy określa ponadto specjalną grupę pracowników, dla której pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną, jeśli pozwala na to charakter wykonywanej przez pracownika pracy i organizacja pracy zakładu pracy. Są to między innymi pracownicy w ciąży, posiadający dzieci poniżej czwartego roku życia lub dzieci niepełnosprawne, a także osoby opiekujące się niepełnosprawnymi członkami rodziny.
Nowe przepisy wskazują, że miejsce wykonywania pracy musi zostać ustalone z pracodawcą.
Okazjonalna praca zdalna
Ponadto nowe przepisy przewidują możliwość świadczenia okazjonalnej pracy zdalnej. Oznacza to, że pracownicy będą mieli możliwość wnioskowania o pracę zdalną w wyjątkowych sytuacjach. Kodeks dopuszcza okazjonalną pacę zdalną w wymiarze 24 dni w roku. Pracownik może złożyć wniosek o zdalną pracę okazjonalną zarówno na piśmie, jak i elektronicznie.
Uprawnienia i obowiązki pracodawcy
Za sprawą nowych przepisów Kodeksu Pracy pracodawca, który będzie chciał skierować pracownika na pracę zdalną, będzie zobowiązany do zapewnienia mu materiałów oraz narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy. Pracodawca będzie też zobowiązany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Po stronie pracodawcy leży także obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty z tym związane.
Warto podkreślić, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Kodeks Pracy daje pracodawcy prawo do przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Polecenie pracy zdalnej
W wyjątkowych sytuacjach, pracodawca będzie miał możliwość wydania polecania pracy zdalnej, aczkolwiek do tego niezbędne będzie potwierdzenie przez pracownika, iż ma warunki do wykonywania pracy zdalnej. Na polecenie pracodawcy praca zdalna może być wykonywana w dwóch przypadkach – w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, czyli zewnętrznych zdarzeń niemożliwych do przewidzenia i których skutkom nie można zapobiec. W przypadku polecenia pracy zdalnej Kodeks nie wymaga jej uzgodnienia czy wprowadzania regulaminu pracy zdalnej.
Uzgodnienie pracy zdalnej między pracodawcą a pracownikami i jego etapy
Nowe przepisy Kodeksu Pracy wskazują, że podstawowa forma pracy zdalnej opiera się uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Ważne, aby uzgodnienie pracy zdalnej (a także polecenie jej wykonywania) zawierało niezbędne elementy:
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Pracodawca powinien w pierwszej kolejności rozpocząć wdrażanie pracy zdalnej w firmie od zawarcia ze związkami zawodowymi porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej w zakładzie pracy. Kodeks dopuszcza również możliwość przygotowania regulaminu pracy zdanej. W przypadku braku powyższych pracodawca ustala indywidualnie z każdym pracownikiem zasady pracy zdalnej. W porozumieniu lub regulaminie należy uwzględnić co najmniej następujące elementy:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Pracodawca zobowiązany jest przygotować następnie oceny ryzyka zawodowego i udostępnić je pracownikom. Powinien również określić procedury ochrony danych wykorzystywanych w czasie pracy zdalnej oraz zapoznać z nimi pracowników.
W dalszej kolejności pracodawca powinien uzgodnić z pracownikami wykonywanie pracy zdalnej oraz odebrać od nich oświadczenia o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązaniu się do ich przestrzegania, jak również oświadczenia o tym, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownik musi także złożyć oświadczenie o o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych.
Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej pracodawca przekazuje pracownikowi informację wskazującą jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz informację wskazującą osoby lub organ odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną i upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Dwa etapy wdrażania aktualizacji i ich zakres
Etap 1
W pierwszym etapie udostępnimy aktualizację, która zawierać będzie funkcjonalności pozwalające na:
- ewidencję oświadczeń dotyczących pracy zdalnej, przy czym ewidencja będzie się odbywała w programie bez udziału portalu,
- ewidencję miejsc świadczenia pracy zdalnej,
- ewidencje warunków świadczenia pracy zdalnej: okres, wymiar, rozkład tygodniowy,
- ewidencję okazjonalnej pracy zdalnej (w pierwszym etapie bez wniosków o zdalną pracę okazjonalną),
- definicję sposobu rozliczenia pracy zdalnej stałej według:
- Stawki godzinowej,
- Stawki miesięcznej,
- Pomniejszanej o nieobecności,
- w formie stałego ryczałtu,
- wyliczonej w oparciu o dane z poprzedniego miesiąca,
- ewidencję faktycznej pracy zdalnej bez udziału portalu.
Etap 2
W drugim etapie, planujemy udostępnić następujące funkcjonalności pozwalające na:
- składanie oświadczeń za pomocą portalu,
- składanie wniosków o pracę zdalną okazjonalną za pomocą portalu,
- ewidencję rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej z wykorzystaniem portalu.
Jak zamówić aktualizację?
W celu zamówienia instalacji aktualizacji prosimy o rejestrację zgłoszenia na portalu Macrologic24.
W razie dodatkowych pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z Państwa opiekunami lub poprzez formularz:
Błąd: Brak formularza kontaktowego.