Zbliża się dzień, w którym każda firma, każde przedsiębiorstwo będące czynnym podatnikiem VAT będzie musiało wystawić pierwszą e-fakturę w środowisku produkcyjnym platformy KSeF. Wysłanie pierwszych e-faktur będzie dla części z Państwa związane z pewnymi emocjami, ponieważ na tym środowisku można wystawiać tylko rzeczywiste e-faktury. Co, jeśli coś pójdzie nie tak? Nie wystawimy faktury sprzedaży, środki finansowe za dokonaną sprzedaż nie wpłyną w planowanym terminie na rachunek bankowy….
Zacznij, zanim to będzie obowiązkowe
Aby zminimalizować ewentualne emocje wiążące się z wystawieniem tej pierwszej e-faktury warto rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych dużo wcześniej niż stanie się to obowiązkowe. W naszych dotychczasowych publikacjach i webinariach zachęcamy do jak najwcześniejszego wejścia w KSeF. Obecnie istnieje możliwość opcjonalnego korzystania z KSeF, co oznacza, że można to sobie dokładnie zaplanować i spokojnie rozpocząć ten proces.
Testuj, dopóki KSeF jest dobrowolny
Okres od 1 stycznia 2022 roku do 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT mogą potraktować jako „wprowadzenie do KSeF” i wystawiać w ten sposób faktury na przykład dotyczące jednego typu transakcji lub dokumentujące dostawy na rzecz jednego z kontrahentów. Pozostałe faktury można nadal wystawiać metodami tradycyjnymi. Pamiętać jednak należy, że jeżeli odbiorca tych faktur nie wyraził odpowiedniej zgody na odbieranie ich z KSeF, to do 1 lipca 2024 roku trzeba mu je dostarczyć „tradycyjnymi metodami”. W tym pomogą systemy ERP dostarczane przez ABS, ponieważ dla podatników, dla których w systemie nie została zarejestrowana taka zgoda, program automatycznie przygotuje fakturę w postaci elektronicznej (np. w formacie PDF) i wyśle na wskazany adres e-mail.
A więc kiedy? Jak najwcześniej i na pewno przed 1 lipca 2024 roku. Rekomendujemy, aby zacząć wystawić faktury w KSeF już teraz. Zwłaszcza, że w tym momencie nie ma żadnych sankcji za ewentualne pomyłki.
Czym się różni faktura od e-faktury
Praktycznie, po odpowiednim przygotowaniu systemu ERP, obsługa elektronicznego fakturowania niczym nie różni się od dotychczasowego wystawiania faktur. Jeżeli system ERP jest odpowiednio skonfigurowany, można działać na zasadzie set and forget.
System zadba o prawidłowe uzupełnienie wymaganych pól w ustrukturyzowanych plikach e-faktury, niezależnie od tego, jaki będzie obowiązywał schemat, a przed wysłaniem do KSeF zwaliduje (porówna) jej poprawność ze opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem XSD. Pytanie „jak wysyłać e-faktury” w tym przypadku dotyczy zaplanowania bezpiecznego rozpoczęcia tego okresu „wprowadzającego”, ponieważ – przypomnijmy – będą wysyłane rzeczywiste dokumenty sprzedaży firmy.
Jak się przygotować do wprowadzenia KSeF?
Odpowiedź jest prosta: w sposób przemyślany, bezpieczny i zaplanowany.
- Należy rozpocząć od wystawienia pierwszej faktury, na przykład dla zaprzyjaźnionych kontrahentów.
- Należy odebrać pierwsze faktury z KSeF.
Metody muszą Państwo dostosować do specyfiki swojej firmy i rodzaju wystawianych faktur.
Jako dostawca oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem możemy poddać pod rozwagę kilka sugestii.
- Warto zweryfikować procesy sprzedaży i zakupu oraz procesy obsługi dokumentów powiązanych z fakturami.
- Należy sprawdzić, czy system ERP rejestruje wszystkie dane niezbędne do wystawiania e-faktur.
- Rekomendujemy przygotowanie procesów automatyzujących odbieranie i wysyłkę faktur. Ograniczy to koszty i ewentualne pomyłki w obsłudze dokumentów.
Zobacz, co przygotowaliśmy w systemie Macrologic ERP, aby obsłużyć e-faktury w KSeF.
Na zrzucie ekranu kolorem zostały wyróżnione elementy związane z KSeF.
W pasku akcji pojawiło się rozwijalne menu KSeF, które pozwala między innymi:
- autoryzować faktury do KSeF
- weryfikować uprawnienia użytkownika do KSeF
- uruchomiać dodatkową kontrolę Businesscheck.
W oknie dokumentów sprzedaży są nowe kolumny:
- data wystawienia faktury w KSeF
- status KSeF – wysłany potwierdzony/niepotwierdzony
- status Businesscheck – kontrola poprawna/ostrzeżenia kontroli/błędy kontroli
W dolnej części okna:
- lista kontroli wykonanych przez usługę Businesscheck; pokazane są wyniki poszczególnych kontroli.
- przyciski wizualizacji dokumentu i wyświetlania historii poprzednich kontroli dokumentu.
Co zrobić, kiedy w systemie ERP pojawi się pierwsza faktura z KSeF?
Rekomendujemy, aby po wystawieniu pierwszej faktury w KSeF stopniowo zwiększać liczbę wystawianych faktur elektronicznych.
Warto przetestować specyficzne rodzaje transakcji, czyli różne typy dokumentów.
Równolegle, już w czasie pierwszych testów i wystawiania faktur w KSeF, rekomendujemy użycie usługi Businesscheck kontrola e-Faktur. To nowa usługa, która na podstawie formuł kontrolnych na bieżąco weryfikuje poprawność danych w e-fakturze, w tym również jej zgodność z przepisami ustawy o VAT. Wskutek kontroli mogą zostać na przykład wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielonej płatności.
Kontrola e-faktury odbywa się przed przekazaniem dokumentu do KSeF. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wysyłka dok do KSeF zostanie automatycznie wstrzymana, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie (zmieni się status dokumentu, a dodatkowo wyświetli się komunikat lub też zostanie wysłana wiadomość e-mail).
Jak zminimalizować ryzyko błędów oraz poziom stresu związany z wdrożeniem KSeF?
