W systemie Merit ERP pojawiło się ostatnio kilka nowości. Wśród nich – możliwość sprawnej obsługi reklamacji, a także możliwość współpracy z firmami kurierskimi poprzez portal BaseLinker.
Obsługa reklamacji w systemie Merit ERP
Reklamacje klientów i reklamacje do dostawców to jedne z najnowszych funkcjonalności systemu Merit ERP. System pozwala na gromadzenie i załatwianie reklamacji oraz ewidencjonowanie reklamacji w dwóch oddzielnych obszarach roboczych, osobno dla reklamacji klientów i osobno dla reklamacji do dostawców.
W najnowszej wersji Merit ERP użytkownicy mają możliwość korzystania z funkcjonalności umożliwiających obieg reklamacji w firmie, od ich rejestracji, poprzez akceptację lub odrzucenie aż do zamknięcia reklamacji. System umożliwia wydruk reklamacji w formie PDF, ich przeglądanie. Pomaga również przygotować różnorodne zestawienia reklamacji. Co ciekawe, dla każdego z etapów obsługi reklamacji (szczególnie dla reklamacji klienta) system może wysyłać powiadomienia mailowe, tak aby informować zgłaszającego o obsłudze reklamacji.
System uwzględnia typowy proces obiegu reklamacji w firmie, wyróżniając następujące jego etapy:
- Generowanie reklamacji z dokumentu albo ręczne zarejestrowanie reklamacji – reklamację można wygenerować dla dokumenty sprzedaży lub dokumentu zakupu oraz dla realizacji zamówienia sprzedaży albo dostawy.
- Zakończenie rejestracji reklamacji.
- Akceptacja lub odrzucenie reklamacji.
- Zamknięcie reklamacji.
Każdą reklamację można powiązać z innymi dokumentami obsługiwanymi przez system Merit ERP. Można zrobić to automatycznie lub ręcznie wybrać odpowiedni dokument.
Reklamację można wygenerować na podstawie zarejestrowanych w systemie faktur, realizacji zamówień czy też dokumentów magazynowych. Reklamacje wygenerowane na podstawie dokumentów są na liście reklamacji oznaczone specjalną ikoną. System umożliwia przypisanie do reklamacji następujących informacji:
- Rodzaj – rodzaj reklamacji wybrany ze słownika (np. zwrot, uszkodzenie);
- Data przyjęcia – dzień zarejestrowania reklamacji;
- Ilość dni – przewidywana ilość dni na rozpatrzenie reklamacji;
- Treść – krótki opis reklamacji;
- Opiekun – osoba rejestrująca reklamację.
Ponadto system rejestruje również inne informacje o reklamacji, takie jak dane klienta składającego reklamację, numer dokumentu sprzedaży, którego dotyczy reklamacja czy też przedmiot reklamacji.
Po zakończeniu rejestracji reklamacji system umożliwia jej akceptację lub odrzucenie reklamacji. W przypadku odrzucenia reklamacji konieczne jest podanie uzasadnienia, natomiast w przypadku akceptacji podanie uzasadnienia jest opcjonalne.
System pozwala również na wygenerowanie zestawienia wszystkich reklamacji oraz przeglądanie ich w podziale na towar/usługi oraz kontrahentów.
Współpraca z firmami kurierskimi w ramach systemu Merit ERP
Jedną z niedawno wprowadzonych do systemu Merit ERP funkcjonalności jest możliwość współpracy z firmami kurierskimi poprzez portal BaseLinker. Tym samym nasi klienci zyskali możliwość sprawnego zamawiania przesyłek kurierskich z takich firm jak DHL, DPD i InPost.
W systemie Merit ERP można sprawnie wysyłać paczki za pośrednictwem jednej z wybranych firm kurierskich. Aktualnie są to DPD, DHL i InPost. Aby skorzystać z tej możliwości użytkownik systemu Merit ERP musi najpierw zarejestrować się na portalu BaseLinker i podpisać umowę z firmą BaseLinker. Następnie należy zintegrować konto BaseLinker z systemem Merit ERP.
W procesie zamawiania przesyłek kurierskich największe znaczenie ma oczywiście kształt paczki, jej wymiary i waga, dlatego też użytkownik ma szerokie możliwości konfiguracji tych parametrów poprzez system Merit ERP. System uwzględnia w procesie zamawiania przesyłek takie informacje jak:
- kształt paczki: regularny, prostopadłościan,
- wymiary paczki: długość, szerokość, wysokość podawane w cm,
- waga paczki: podawana w kg,
- waga gabarytowa: obliczana wg wzoru (<długość> x <szerokość> x <wysokość>) / <współczynnik wagi gabarytowej danego kuriera>.
Podczas określania wymiarów paczek użytkownik ma możliwość podania wymiarów paczki dla indeksu materiałowego. Wymiary paczki dla danego indeksu materiałowego można podać bezpośrednio dla materiału (określane są wymiary i waga paczki w kartotece materiałowej) lub jako jednostkę przelicznikową (określane są wymiary i waga paczki dla jednostek).
Dyspozycje transportu
Rejestracja przesyłki kurierskiej w systemie Merit ERP możliwa jest bezpośrednio z poziomu rejestracji dyspozycji transportu. Dla danej dyspozycji transportu (typu Przesyłka) dostępne są wówczas informacje o ilości i rodzajach paczek w transporcie oraz ich sumarycznej cenie. System podaje również informację o identyfikatorze zamówienia w BaseLinker. Użytkownik może też skorzystać z innej opcji, wybierając dyspozycję transportu typu Rozładunek. Wówczas system automatycznie podpowiada ostatnio wybierane dane takie jak: kontrahent, odbiorca, miejsce dostawy.
Przeglądanie, rejestracja i nadanie paczek
W obszarze Transport w systemie Merit ERP dostępna jest specjalna zakładka Przesyłki kurierskie, która umożliwia przegląd przesyłek kurierskich, podzielonych na trzy kategorie:
- Paczki dla kuriera– rejestracja i podgląd paczek dla danej dyspozycji transportowej lub w widoku ogólnym wszystkich aktywnych paczek.
- Historia paczki– informacja o historii dostarczenia paczki (wartości pobierane z portalu).
- Zawartość paczki– informacja o pozycjach dyspozycji transportowej, które znajdują się w danej paczce.
Rejestracja przesyłek kurierskich odbywa się na dwa sposoby, poprzez akcję Generuj lub poprzez akcję Dołącz. Ta pierwsza umożliwia generowanie paczki dla danej dyspozycji transportowej według wymiarów, wagi oraz zdefiniowanych parametrów paczki. W przypadku generowania paczek pobierane są wymiary i waga danego produkty z kartoteki materiałowej, przeliczników lub danych wprowadzonych bezpośrednio na pozycji dyspozycji. Druga opcja umożliwia generowanie paczki dla danej dyspozycji transportowej według zadanej liczby paczek. Zachodzi wówczas konieczność uzupełnienia przez użytkownika szczegółowych informacji o paczkach. Należy wówczas podać m.in. ilość paczek w danej dyspozycji transportowej. Następnie należy uzupełnić informacje o przesyłce, podając dane adresowe, adres e-mail i telefon oraz rodzaj i wymiary paczki. Informacje o przesyłce można uzupełnić o dodatkowe dane, w tym o dane o ubezpieczeniu, o tym, czy przesyłka jest za pobraniem albo potwierdzeniem odbioru. Można również dołączyć informacje o cenie przesyłki i jej zawartości oraz wartości.
Podczas procesu rejestracji przesyłki użytkownik ma możliwość skorzystania z kalkulacji wymiarów i wyceny przesyłek i dokonania niezbędnych zmian. Następnie system umożliwia nadanie paczek kurierowi, co w konsekwencji prowadzi do nadania paczce numeru i etykiety. Etykiety można przeglądać, pobierać i drukować.
Historia przesyłek i ich archiwizacja
System Merit ERP umożliwia także podgląd aktualnego stanu paczki. Użytkownik może śledzić status danej paczki, nawet jeśli nie została jeszcze nadana. Po nadaniu paczki zaś użytkownik może śledzić zarówno drogę paczki i historię jej transportu, jak również informacje o tym, kiedy została odebrana. Ponadto użytkownik otrzyma informacje, w razie, gdyby paczka została niedostarczona lub nieodebrana.
Ponadto system Merit ERP oferuje możliwość archiwizacji przysyłek kurierskich, a dokładniej – dyspozycji transportu, której dotyczy dana przesyłka.