Nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej wprowadzają szereg zmiany w zakresie funkcjonalności e-teczki.
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (opublikowane w Dzienniku Ustaw 2018, poz. 2369 z dnia 19 grudnia 2018 roku).
Prace nad przygotowaniem funkcjonalności e-teczki, pozwalające na realizację wymagań wynikających z Rozporządzenia zostały podzielone na dwa etapy:
Etap 1. Przygotowana została dodatkowa funkcjonalność systemu dla przypadku, kiedy prowadzenie dokumentacji jest realizowane w formie papierowej.
W tym zakresie najistotniejsza jest możliwość generowania dokumentu karty czasu pracy na bazie informacji rejestrowanych w systemie Macrologic ERP w układzie zgodnym z Rozporządzeniem.
Etap 2. Przygotowane zostaną nowe funkcjonalności systemu umożliwiające prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej.
Zakładamy, że ta część funkcjonalności będzie realizowana przez dodatkowy nowy moduł Macrologic ERP, który będzie spełniał następujące wymagania i będzie pozwalał na:
- Wprowadzenie mechanizmu podpisywania dokumentów zapisanych w formacie pdf (samo skanowanie będzie się odbywało poza systemem). Podłączane skany powinny spełniać wymagania określone w załączniku do Rozporządzenia (zapewnienie spełnienia tych wymagań leży po stronie skanujących)
- Wprowadzenie wsparcia w przekazywaniu dokumentów do systemu (np. po nazwie zawierającej identyfikator pracownika i rodzaj dokumentu)
- Dla każdego dokumentu należy sporządzić plik zawierający metadane w postaci xml-a
- Implementacja mechanizmu numerowania dokumentów opisanego w rozporządzeniu
- Obsługa wymazania kar – według wytycznych rozporządzenia
- Przygotowanie mechanizmu wspierającego przekazywanie dokumentacji lub kopii dokumentacji pracownikowi lub osobie upoważnionej do odbioru dokumentacji
- Mechanizm informowania pracowników o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie)
- Możliwość drukowania dokumentacji pracowniczej przechowywanej w postaci elektronicznej (przy czym tutaj musimy zweryfikować możliwości
- Opracowanie mechanizmu nadawania uprawnień dostępu do dokumentacji pracowniczej
- Opracowanie rejestru zmian i dostępu do dokumentacji
- Uwzględnienie standardów opisanych w rozporządzeniu.
Pierwszy etap prac został już zakończony i aktualizacja modułu Macrologic ERP Kadry i Płace jest dostępna.
Przypominamy, że przygotowane aktualizacje zawsze dotyczą ostatniej, aktualnie dystrybuowanej, standardowej wersji rozwiązania Macrologic ERP.
Adaptacja do wersji niższych, a także wersji zmodyfikowanych wymaga indywidualnego przygotowania i będzie dla Państwa wyceniana.
W przypadku Klientów pracujących w modelu Cloud Computing aktualizacje dla wersji standardowej Macrologic ERP zostaną wprowadzone w wymaganym przez ustawodawcę terminie. Niezbędna parametryzacja systemu wykonana zostanie w zakresie i terminie uzgodnionym z Państwem.
W przypadku pytań lub chęci uzyskania dodatkowych informacji, prosimy o kontakt z Państwa opiekunem.
Prace dotyczące kolejnego etapu zostaną zakończone pod koniec I półrocza 2019 roku. Będziemy informować Państwa o postępie prac.