W związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na istotną kwestię: po wysyłce faktury do KSeF każdy podmiot wskazany w polu „Podmiot 3″ – dla którego podano NIP lub identyfikator wewnętrzny – automatycznie uzyska dostęp do jej pełnej treści, w tym cen, rabatów i warunków handlowych. Dla wielu firm oznacza to realne ryzyko ujawnienia poufnych danych.
Uwaga: Poniższe informacje mają charakter informacyjny. Ostateczna decyzja dotycząca sposobu wystawiania faktur należy do Państwa – prosimy jednak o zapoznanie się z poniższym wyjaśnieniem.
Jaka jest istota problemu?
W dotychczasowym obiegu faktur papierowych lub PDF część firm umieszczała w polu odbiorcy dane podmiotu, który nie był stroną transakcji – np. finalnego odbiorcę towaru w łańcuchu dostaw. Praktyka ta nie niosła konsekwencji, ponieważ taki podmiot nie miał wglądu do faktury.
KSeF zmienia tę logikę. Każdy podmiot wskazany w polu „Podmiot 3″ – identyfikowany przez NIP lub identyfikator wewnętrzny – automatycznie uzyska dostęp do faktury w systemie KSeF – wraz ze wszystkimi danymi handlowymi. Może to prowadzić do niezamierzonego ujawnienia marż, rabatów czy indywidualnych warunków współpracy. Co istotne – ujawnionych danych nie można wycofać.
Do czego służy pole „Podmiot 3″?
Pole „Podmiot 3″ zostało przewidziane wyłącznie dla podmiotów formalnie powiązanych z nabywcą, m.in.: jednostek samorządu terytorialnego (JST) i ich jednostek organizacyjnych, członków grupy VAT oraz oddziałów lub jednostek wewnętrznych tego samego podmiotu prawnego.
Pole to nie jest przeznaczone do wskazywania niezależnych podmiotów zewnętrznych – magazynów logistycznych, finalnych odbiorców towaru czy partnerów handlowych niebędących stroną transakcji. Umieszczenie takich podmiotów w tym polu skutkuje przyznaniem im pełnego dostępu do treści faktury w KSeF.
Dlaczego sama poprawność techniczna faktury to za mało?
Faktura może przejść walidację schematu KSeF i jednocześnie narażać firmę na realne ryzyko biznesowe. Walidacja techniczna sprawdza format i kompletność danych – ale nie ocenia, czy wpisanie m.in.: konkretnego podmiotu w pole „Podmiot 3″ jest bezpieczne, czy treść faktury nie zawiera logicznych nieścisłości, ani czy dokument nie wymaga korekty z przyczyn merytorycznych.
Problem pola „Podmiot 3″ to jeden z przykładów – ale obszarów, w których warto zweryfikować fakturę przed wysyłką do KSeF, jest więcej. Odpowiedzią na te potrzeby jest usługa Businesscheck.
Czym jest Businesscheck i jak chroni Twoje dane?
Businesscheck to usługa dostępna w ramach platformy komunikacyjnej Businesslink, która działa jako bramka kontrolna w wymianie dokumentów między Asseco ERP a KSeF. Kontrola może obejmować zarówno dokumenty sprzedaży wysyłane do KSeF (uruchamiana z poziomu ERP), jak i dokumenty zakupu pobierane z KSeF (uruchamiana z poziomu Businesslink). Weryfikuje dokumenty na dwóch poziomach:
- Techniczna zgodność ze schematem KSeF – sprawdza, czy faktura zawiera wymagane pola, czy dane są kompletne (NIP, adres, waluta) i czy struktura XML odpowiada aktualnemu schematowi.
- Weryfikacja merytoryczna oparta na wiedzy praktyków – reguły Businesscheck to zestaw sprawdzonych formuł opracowany we współpracy z doświadczonymi księgowymi z różnych branż, którzy znają realne przypadki błędów i rozumieją kontekst prawny ewidencji faktur w systemach ERP.
Dzięki temu Businesscheck wychwytuje nie tylko brakujące dane techniczne, ale też logiczne i prawne nieścisłości – w tym nieprawidłowe użycie pola „Podmiot 3″. Jeśli coś jest nie tak, dokument nie trafia do KSeF – system informuje operatora, co należy poprawić.
Co rekomendujemy?
Zachęcamy do przeprowadzenia przeglądu dotychczasowych praktyk fakturowania, w szczególności: weryfikacji, czy podmioty wskazywane w polu „Podmiot 3″ są rzeczywiście formalnie powiązane z nabywcą oraz oceny, czy ujawnienie danych z faktur podmiotom zewnętrznym może wpłynąć na Państwa relacje handlowe lub politykę cenową.
Najskuteczniejszym sposobem na eliminację tych ryzyk jest uruchomienie usługi Businesscheck w ramach platformy Businesslink – automatycznej walidacji, która chroni każdą fakturę jeszcze przed wysyłką do KSeF.
Ważna informacja
Decyzja o sposobie wystawiania faktur w systemie KSeF należy wyłącznie do Państwa. Asseco Business Solutions S.A. jako dostawca oprogramowania nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje biznesowe, podatkowe ani prawne wynikające z wybranego modelu fakturowania.
Jak uruchomić Businesscheck dla Asseco ERP?
Jeśli chcą Państwo zweryfikować ustawienia pola „Podmiot 3″, uruchomić walidację Businesscheck lub wdrożyć integrację z KSeF przez platformę Businesslink – prosimy o kontakt z Państwa opiekunem handlowym.
KSeF to zmiana technologiczna.
Businesscheck to ochrona Państwa interesu biznesowego.
Zadbajmy o to, aby faktura była nie tylko poprawna – ale także bezpieczna.
W razie dodatkowych pytań lub wątpliwości – jesteśmy do dyspozycji.