Proces zakupu, także realizowany elektronicznie, zazwyczaj kojarzy się nam z fakturą. Tymczasem faktura to niemal ostatni element zakupowej układanki. Aby jakikolwiek firmowy zakup doszedł do skutku najpierw musimy mieć określony budżet wydatków, następnie musi pojawić się zapotrzebowanie, czyli zamówienie wewnętrzne, a potem zamówienie do dostawcy na konkretny zakup. Dopiero później przychodzi kolej na obsługę faktur zakupowych i ich opłacenie. Nie można także zapomnieć o kontroli budżetu na każdym z tych etapów. Jak nad tym wszystkim zapanować? Z pomocą śpieszą nasze systemy ERP do e-obsługi zakupów.
Na obsługę zakupów w naszych systemach ERP składa się obsługa zapotrzebowania zakupu, obsługa faktur w obiegu, obsługa dokumentów i rozliczeń księgowych i oczywiście kontrola budżetu wydatków. Elektroniczna obsługa zakupów definiuje poszczególne etapy związane z procesem zakupu i kontroli budżetu w okresie jego obowiązywania. Działania związane z obsługą zakupów zwykle obejmują operacje z różnorodnych obszarów, w tym: opracowanie budżetu wydatków, tworzenie zapotrzebowania zakupu czy obsługę faktur w obiegu wraz zaksięgowanym dokumentem i rozliczeniem płatności.
Fazę kolejnego okresu funkcjonowania firmy zwykle rozpoczyna planowanie wyników i związanych z tym budżetów kosztów. Zazwyczaj zajmują się tym menedżerowie, dokonując wnikliwej analizy kosztów i przychodów firmy. Rozwiązania Macrologic ERP pozwalają w uporządkowany sposób tworzyć harmonogramy prac nad budżetami cząstkowymi poszczególnych zespołów czy przedsięwzięć, aby końcowo utworzyć finalną wersję budżetu dla całej organizacji. Zawarte w nich oszacowanie i podział wydatków jest ważnym drogowskazem w bieżącej działalności i realizacji potrzebnych zakupów.
W trakcie realizacji planów firmy pojawiają się konkretne zapotrzebowania, czyli inaczej mówiąc – zamówienia wewnętrzne na zakupy niezbędne do realizacji bieżących działań. Zapotrzebowanie na zakupy zgłaszane jest zazwyczaj przez uprawionych pracowników firmy. Zgłoszenie takie można wygodnie wprowadzić w serwisie www i przekazać do dalszej akceptacji. Każde takie zapotrzebowanie opisywane jest w systemie za pomocą specjalnych klasyfikatorów kosztowych, które mogą uwzględniać między innymi dział firmy, który zgłasza zapotrzebowanie na zakup, projekt, do realizacji którego dany zakup jest niezbędny, a także rodzaj wydatku. Każde zgłoszenie zapotrzebowania za zakup jest weryfikowane pod kątem zgodności z zaplanowanym wcześniej budżetem. System dokonuje także rezerwacji środków na dany zakup. Pozwala to na bieżąco kontrolować stan wydatków i zapobiega przekraczaniu budżetu. System pozwala także, w wyjątkowych sytuacjach, na wnioskowanie o przekroczenie albo nawet zwiększenie budżetu.
Faktura zakupowa trafia do firmy w następstwie dokonania wcześniej zaakceptowanego zapotrzebowania. Najwygodniej, jeśli taka faktura trafia do firmy w formie elektronicznej poprzez portal Businesslink. Dzięki temu e-faktura zakupowa szybko trafia do firmowego obiegu dokumentów, gdzie podlega opisowi, akceptacji i automatycznemu księgowaniu. Proces ten połączony być może z przypisaniem fakturze określonych klasyfikatorów kosztowych, dzięki czemu następuje zdjęcie blokady środków budżetowych przeznaczonych na dany zakup. Następnie pozostaje tylko opłacenie faktury, zgodnie z terminem płatności. Cały proces przebiega w formie elektronicznej i pozwala na sprawną kontrolę wydatków i realizacji budżetu w firmie.
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu:
- poprzez uporządkowanie procesu zakupów i związanych z nim dokumentów przyczynia się do przyspieszenie cyklu akceptacji,
- poprzez usprawnienie i automatyzację dekretacji dokumentów zakupu wpływa na zaplanowanie terminowych spłat zobowiązań i uniknięcie odsetek za zaległości w płatnościach,
- pozwala na zaplanowanie niezbędnych do utrzymania płynności finansowej środków,
- umożliwia stałe śledzenie zaplanowanych wydatków firmy wraz z terminami realizacji zobowiązań,
- wpływa na obniżenie kosztów podatkowych i prawidłową klasyfikację do odliczeń VAT,
- eliminuje wykorzystanie papieru i koszty przechowywania dokumentów papierowych, co wpływa na obniżenie kosztów administracyjnych,
- pozwala na realizację procesu bez papieru i wpisuje się w działania z zakresu ochrony środowiska.