Kategoria: Nowości funkcjonalne

 

Dostosowanie do zmian legislacyjnych, wprowadzenie tzw. magazynu walut i ułatwienie kontroli nad rozliczeniami walutowymi, a także usprawnienie obsługi w kluczowych obszarach roboczych – to tylko niektóre ze zmian i nowości, jakie wprowadziliśmy w ewidencji finansowej w najnowszej wersji systemu Merit. Pełna lista zmian wraz ze szczegółowym omówieniem znajduje się poniżej.

 

Dostosowanie do zmian prawnych

VAT e-commerce

Wprowadziliśmy zmiany w związku z wdrożeniem pakietu przepisów podatkowych, określanych jako „VAT e-commerce”.

Uproszczenia w JPK

Przygotowaliśmy zmiany w związku z uproszczeniami w JPK, obowiązującymi od 01.07.2021 (rezygnacja z oznaczeń MPP, nowe oznaczenia dla e-commerce, uproszczenia oznaczeń dla dokumentów z kas fiskalnych).

KSeF

Wprowadziliśmy pierwsze zmiany, które mają na celu dostosowanie systemu Merit do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Korzystanie z KSeF będzie opcjonalne od 2022 roku, a obligatoryjne – od 2023.

Rozliczenia walutowe

Magazyn walut

Dodaliśmy tzw. magazyn walut, który umożliwia wycenę różnic kursowych dla środków zgromadzonych na własnych rachunkach bankowych.

Ułatwienie kontroli nad rozliczeniami walutowymi

W wersji 21.37 wprowadziliśmy zmiany, które ułatwią kontrolę nad rozliczeniami walutowymi.

Wyróżnienie zapisów stanowiących rozliczenie różnic kursowych dla rozrachunków

Dodaliśmy formułę do naliczenia różnic kursowych od własnych środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, oparta o metodę wyceny FIFO dla firm posiadających wiele rozliczeń walutowych. Całość bazuje na magazynie walut.

Magazyn walut to  dodatkowa ewidencja dotycząca przychodów i rozchodów walut dla konta analitycznego, dla metody wyceny FIFO dla firm posiadających wiele rozliczeń walutowych.

Nowe funkcje kontrolujące naliczenie różnic kursowych przy wycofywaniu i księgowaniu dokumentu

Podczas wycofywania dokumentu system sprawdza, czy żaden z zapisów nie jest powiązany z rozrachunkiem objętym parowaniem. Wcześniej program sygnalizował, że jeden z zapisów (tzn. zapłata) jest związany z parowaniem, ale bez żadnego ostrzeżenia można było wycofać fakturę, która też objęta była parowaniem.

Po modyfikacjach w wersji 21.37 żadna z pozycji sparowanych nie może zostać wycofana bez dodatkowego potwierdzenia użytkownika.

Ułatwienia w ewidencji księgowej

Dekretacja korekt nagłówkowych sprzedaży

W systemie można tworzyć korekty nagłówkowe sprzedaży do zadekretowanych wcześniej faktur sprzedaży. Po odpowiedniej parametryzacji, w nagłówku korekty można zmienić dane kontrahenta i odbiorcy oraz podmiotów powiązanych.

Widok pozycji dokumentu bezpośrednio pod listą dokumentów

W obszarze roboczym Dokumenty księgowe można wyświetlać listę pozycji w dolnym panelu. Do tej pory trzeba było wybierać przyciskPozycje. Aby pozycje wyświetlały się w dolnym panelu, należy ustawić parametr nr 211 na wartośćT.

Zabezpieczenie aktualizacji sprawozdań finansowych grupowych

Od wersji 21.37 wprowadziliśmy zabezpieczenia podczas aktualizacji sprawozdań finansowych grupowych (zakładanych w grupie kapitałowej) w różnych spółkach jednocześnie. Od nowej wersji nie można w tym samym czasie aktualizować sprawozdania grupowego w kilku spółkach grupy kapitałowej.

Środki trwałe: parametr Dokumenty wartościowe w wydrukach

W obszarzeKartoteka środków dodaliśmy do wydruków parametrDokumenty wartościowe. Można wybrać dokumenty według miesiąca obowiązywania lub daty operacji.

Usprawnienia w obsłudze Obiegów dokumentów i wniosków

Grupowanie wniosków, faktur i delegacji

Dodaliśmy funkcje, które umożliwiają definiowanie grup wniosków, faktur i delegacji. Uprawniony użytkownik ma dostęp do wniosków / faktur / delegacji własnych, wszystkich oraz z grup podczas rejestracji, przekazania oraz akceptacji.

Kontrola okresu /roku przy dołączaniu faktur, wniosków i delegacji w obiegach dokumentów

Od nowej wersji przy dołączaniu faktur sprawdzany jest okres (dla wniosków i delegacji – rok), dla którego dodawany jest dokument. Jeżeli użytkownik nie ustawił okresu / roku w parametrach pracy lub okres / rok nie jest bieżący, to będzie musiał potwierdzić zamiar zmiany okresu / roku. Ma to chronić użytkownika przed przypadkową zmianą okresu / roku.

Edycja wniosków i delegacji na etapie dekretacji

Umożliwiliśmy edycję edycji wniosków i delegacji, wraz z dokumentami powiązanymi, w etapie dekretacji. W obszarach roboczych Wnioski w obiegu, zakładka Dekretacja oraz w Delegacje do dekretacji pojawiła się akcja Popraw. Edycja wniosków i delegacji w etapie dekretacji dostępna jest tylko w wersji desktop.

Zakres zapotrzebowania

Można ograniczyć tabelę zapotrzebowań, wyświetlaną podczas dodawania realizacji zapotrzebowania dla faktury w obiegu. Ograniczenie zakresu umożliwia dodana w wersji 21.37 formuła wdrożeniowa.

 

W nowej wersji systemu Merit dodaliśmy obsługę OCR dokumentów z wykorzystaniem Businesslink, również w powiązaniu z kontaktami. Oprócz tego pojawiły się inne zmiany związane z platformą Businesslink, a także dotyczące projektów i kontrahentów. Dodaliśmy tzw. wdrożeniowe obszary robocze. Więcej szczegółowych informacji o zmianach wspólnych w tym wpisie.

 

Obsługa OCR poprzez Businesslink i inne usprawnienia

Dokument z załącznikiem pdf lub jpg można wysłać do Businesslink i automatycznie rozpoznać w nim dane. OCR (optical character recognition) ułatwia wprowadzanie danych z faktur i innych dokumentów.

Usprawniliśmy również rejestrację dokumentów i wniosków w obiegu dla przychodzących dokumentów Businesslink, zawierających załączniki odczytane za pomocą OCR.

1. Dodaliśmy możliwość rejestracji wniosku w obiegu dla dokumentów przychodzących z Businesslink. Przy pomocy nowego procesu można uruchomić obieg otrzymanego kontaktu lub dokumentu Businesslink.
2. Zmieniliśmy domyślną obsługę automatycznej rejestracji przychodzących dokumentów Businesslink. Do tej pory, jeżeli dla kontrahenta nie była ustawiona domyślna obsługa dokumentów Businesslink, uruchamiana była obsługa Rejestruj dokument zakupu. W obecnej wersji wprowadziliśmy parametr aplikacyjny dla Businesslink 100366 Domyślna obsługa dla dokumentów Businesslink przy automatycznej rejestracji (gdy nie ustawiono dla kontrahenta). Użytkownik może zdecydować, jak ma być obsłużony dokument przychodzący Businesslink.
3. Można przywrócić do obsługi te dokumenty przychodzące z Businesslink, którym nadano status Zaniechanie obsługi. We wcześniejszych wersjach Merita, jeżeli zrezygnowano z obsługi dokumentu, nie można już go było obsługiwać.
4. Wprowadziliśmy zabezpieczenie przed wysyłaniem danych z kilku systemów do jednego dzierżawcy i przywrócenie komunikacji po awarii.
5. Podczas zapraszania partnera do usługi można użyć opcji Warunki zostały ustalone z partnerem i nie jest wymagana akceptacja zaproszenia. W takim przypadku zostanie włączony tryb zapraszania z ominięciem procesu akceptacji zaproszenia po stronie zapraszanego kontrahenta.
6. Można uzupełnić kontrahenta w przychodzącym dokumencie Businesslink.
7. Można zarejestrować dokument Businesslink w kontaktach. Dokument zarejestrowany w kontaktach otrzymuje status Kontakt i widoczny jest już tylko w zakładce Wszystkie przychodzące. Można go przywrócić do ponownej obsługi.
8. Jeżeli przychodzący dokument Businesslink rejestrowany jest jako kontakt, typ kontaktu ustawiany jest zgodnie z parametrem aplikacyjnym 100801 Typ kontaktu – dokument Businesslink.
9. Aktualnie nie można utworzyć kolejnego załącznika w ramach opcji Utwórz PDF jeśli dokument sprzedaży ma już załącznik typu dokument Businesslink.
10. W obszarze roboczym Dokumenty Businesslink w zakładkach Przychodzące i Wszystkie przychodzące (oraz analogicznie w zakładkach dodanych do innych obszarów roboczych) osobne funkcje Aktualizuj z Businesslink i Potwierdź z Businesslink zastąpiliśmy jedną akcją Synchronizuj z Businesslink.
11. W obszarze roboczym Administracja w zakładce Businesslink osobne funkcje Odbieranie informacji, Odbieranie dokumentów oraz Potwierdzenie dokumentów zastąpiliśmy jedną akcję Synchronizacja dokumentów.
12. W obszarze roboczym Kontrahenci dodaliśmy zakładkę Przychodzące Businesslink.
13. Dodaliśmy proces odpowiedzialny za wysyłkę zbiorczego powiadomienia o dokumentach Businesslink wymagających obsługi manualnej.
14. Ograniczyliśmy wysyłanie dokumentów Businesslink, które mają datę wystawienia wcześniejszą niż data nawiązania współpracy w usłudze.
15. Od nowej wersji dokument Businesslink, utworzony do faktury sprzedaży, można wysłać do kontrahenta lub do jego odbiorcy.
16. W nowej wersji można wysłać dokumenty inne niż faktura sprzedaży do portalu Businesslink. Taki dokument musi być powiązany z kontaktem. Na podstawie takiego dokumentu Businesslink można zarejestrować ręcznie fakturę w obiegu, wniosek w obiegu, dokument w kontaktach.
17. Zmieniliśmy obsługę rejestracji faktur w obiegu z kontaktów dla obszarów Kontrahentów oraz Businesslink.
18. Dołączyliśmy zakładki do obsługi rejestracji i przekazania faktur i wniosków w obiegu.
19. Po przetworzeniu załącznika przez moduł OCR, można dodać do systemu kontrahenta rozpoznanego na załączniku. Rozbudowaliśmy działanie systemu: na podstawie danych OCR można teraz dodać kontrahenta jednorazowego, wskazanego w parametrze 120 na liście parametrów.
20. Można ustawić status dzierżawcy z poziomu ERP. W systemie Merit obecnie można włączyć albo wyłączyć dostęp użytkowników do portalu Businesslink.
21. Z poziomu systemu ERP można założyć tenanta (dzierżawcę), używając przycisku Autokonfiguracja z opcją Dodaj dzierżawcę.
22. Z poziomu systemu ERP można dowiązać dzierżawcę do istniejącej instancji w chmurze, a następnie załadować dane konfiguracyjne do systemu ERP. Jest to możliwe po użyciu przycisku Autokonfiguracja z opcją Znajdź dzierżawcę.
23. Można kompresować załączniki wysłane do Businesslink. Decyduje o tym parametr aplikacyjny 100364 Czy kompresować załączniki podczas wysyłania?
24. Dodaliśmy informacje o zmianach w dokumentach Businesslink. Dla dokumentów Businesslink jest możliwość przeglądania historii zmian zarówno w obszarze Dokumenty Businesslink jak i od strony kontaktów.
25. Dodaliśmy parametry, które sterują wyświetlaniem zakładki Przychodzące Businesslink w obszarach dokumentów księgowych i dokumentów w obiegu.
26. Zmieniliśmy okno podglądu dla dokumentów Businesslink na kontrolkę wykorzystującą webbrowsera. Zmiany dotyczą wszystkich zakładek w obszarze Businesslink oraz zakładki Przychodzące Businesslink w obszarach Obieg wniosków , Obieg dokumentów, Dokumenty zakupu i wewnętrzne, Kontrahenci.
27. Zmodyfikowaliśmy sposób redagowania parametrów Businesslink.

Archiwizacja załączników do kontaktów i dokumentów

Umożliwiliśmy archiwizację i podgląd zarchiwizowanych dokumentów i załączników w obszarach Administracja, Dokumenty Businesslink, Kontrahenci.

Zarchiwizowane dokumenty można przywrócić z archiwum.

Kontakty i kontrahenci

Powiadomienia na Teamsach dla kategorii kontaktu

W słowniku kategorii kontaktów dodaliśmy możliwość definiowania listy użytkowników i zespołów MS Teams, powiadamianych o kontaktach danej kategorii. Wcześniej takie powiadomienia były dostępne tylko dla typów kontaktów.

Odbiorca powiązany z kontrahentem

Dla odbiorcy powiązanego z kontrahentem wprowadziliśmy znacznik Odbiorca dokumentów sprzedaży wysyłanych elektronicznie. Po wystawieniu faktury na kontrahenta i odbiorcę, jeżeli dla odbiorcy nowe pole jest zaznaczone, po wygenerowaniu załącznika pdf, dokument sprzedaży jest wysyłany na adres mailowy odbiorcy, jeżeli adres jest podany.

Jeżeli jest włączona współpraca z usługą Businesslink i z odbiorcą nawiązana jest relacja, to do wygenerowanego załącznika zostanie przypisany odbiorca — dokument Businesslink będzie wysyłany do odbiorcy.

Jeżeli system nie współpracuje z usługą Bisinesslink, to do wygenerowanego załącznika zostanie przypisany odbiorca.

Domyślny NIP UE

Dodaliśmy możliwość wybrania jednego z NIPów jako domyślnego NIP dla kontrahenta.

Projekty: wiązanie ze sprzedażą, statusy

Możliwość wiązania ofert sprzedaży z projektem

Projekt można od wersji 21.37 powiązać z ofertami sprzedaży. Do obszaru roboczego Projekty dołączono w dolnym panelu zakładkę Oferty, w której prezentowana jest lista pozycji ofert powiązanych z wybranym projektem.

Statusy projektów i etapów

Dodaliśmy możliwość edycji rodzajów statusów projektów / etapów. Status można przypisać do konkretnej pozycji. Dla poszczególnych statusów można zdefiniować różne kolory (akcja Legenda).

Wdrożeniowe obszary robocze

W systemie można obsłużyć wdrożeniowy obszar roboczy. W definicji systemu w wersji 21.37 jest dostępnych pięć obszarów roboczych, można dołączyć własny, o określonej nazwie oraz logice działania. W każdym z obszarów są dostępne czynności umożliwiające przeglądanie i edycję danych.

Nowe rozszerzenia

Dodaliśmy elementy, które na etapie parametryzacji umożliwiają rozszerzenie funkcji programu.

• Formuła umożliwiająca definiowanie wdrożeniowego słownika tekstów tłumaczeń.
• Formuła na walidację danych kontaktu z kontrahentem.
• Formuła definiująca logikę dla wdrożeniowych obszarów roboczych.
• Formuła definiująca nazwę dla wdrożeniowych
  obszarów roboczych.