W systemie Merit ERP wciąż wprowadzamy nowości i aktualizacje. Tym razem przedstawiamy Państwu najnowsze zmiany w obszarze dotyczącym spraw personelowych. Dotyczą m.in. rejestracji i obsługi pracy zdalnej czy rejestracji urlopu rehabilitacyjnego. Można też już korzystać ze wzbogaconych analiz czasu pracy i zatrudnienia.
Plan strategiczny produkcji, wzbogacone analizy czasu pracy oraz analizy zatrudnia są już dostępne w nowej wersji systemu Merit. Więcej szczegółów w tym wpisie.
Dodaliśmy nową aplikację analityczną do analizy danych. Obejmuje ona obszar planu strategicznego produkcji i ułatwia między innymi znalezienie odpowiedzi na poniższe pytania.
Wzbogaciliśmy analizę personelową o kilka dodatkowych struktur danych i arkuszy:
Rejestracja pracy zdalnej oraz jej obsługa, dodatkowe współczynniki i parametry usprawniające naliczanie wynagrodzeń, rejestracja urlopu rehabilitacyjnejgo – to tylko niektóre ze zmian i nowości, jakie wprowadziliśmy obszarach personelowych w najnowszej wersji systemu Merit. Pełna lista zmian wraz ze szczegółowym omówieniem znajduje się poniżej.
Dodaliśmy nowe funkcjonalności, które pozwalają na obsługę pracy poza siedzibą firmy.
Czas pracy poza siedzibą firmy może rejestrować kadrowiec albo sam pracownik bądź przełożony pracownika (wniosek o pracę poza siedzibą firmy / polecenie pracy poza siedzibą firmy).
Zapisy można wprowadzać ręcznie w wersji desktop systemu Merit, w obszarach roboczych Harmonogramy, Listy płac i Umowy cywilnoprawne, pojedynczo lub dla grupy pracowników. Dane mogą być również zarejestrowane po wprowadzeniu wniosków w obiegu.
Wprowadzone dane o pracy poza siedzibą firmy można sprawdzić z poziomu obszarów roboczych Harmonogramy, Listy płac, Umowy cywilnoprawne oraz Miesiące rozliczeniowe.
Dzięki nowemu filtrowi rozszerzonemu Współpracownicy przebywający na pracy poza siedzibą w dniu można łatwo wyselekcjonować te osoby, które pracują poza siedzibą firmy.
Dodaliśmy funkcjonalności, które pozwalają na zakwalifikowanie godzin pracy poza siedzibą firmy oraz ich rozliczenie.
Praca poza siedzibą jest wykazywana w następujących wydrukach:
* Praca poza siedzibą firmy (Harmonogramy->Zestawienia i raporty->Wydruki zestawień czasu pracy, Listy płac->Zestawienia i raporty->Kartoteki płacowe),
* Lista obecności, Raport miesięczny, Raport miesięczny pracowniczy, Raport zbiorczy (Harmonogramy->Zestawienia i raporty->Wydruki zestawień czasu pracy).
Umożliwiliśmy rejestrację urlopu rehabilitacyjnego oraz dodatkowego. Urlop ten jest uwzględniany podczas tworzenia planów urlopowych. Jego wykorzystanie może być kontrolowane w kartotece dyscypliny pracy oraz karcie urlopowej.
Przy zwalnianiu pracownika system może uzupełnić informację o liczbie godzin ekwiwalentu wypłaconego za urlop dodatkowy. Jeżeli pracownik wykorzysta urlop dodatkowy lub zostanie mu za niego wypłacony ekwiwalent, to na jego świadectwie pracy wykazana zostanie liczba wykorzystanych dni i godzin tego urlopu.
Od nowej wersji na liście płac można naliczyć dodatek stażowy.
Od nowej wersji w systemie można wpisać dane o dodatkowych współczynnikach do naliczania wynagrodzeń pracownikom. Można to wykorzystać na przykład do rozliczenia wynagrodzenia w systemie prowizyjnym. Zastosowanie mechanizmu wymaga prac wdrożeniowych.
Zdefiniowaliśmy nowe procesy, dzięki którym można wysyłać poniższe powiadomienia.
– Powiadomienie o konieczności wykonania badań lekarskich – Nowy proces pozwala na wysyłanie powiadomienia w postaci wiadomości e-mail do specjalisty do spraw kadr o konieczności wykonania badań lekarskich przez współpracowników po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.
– Powiadomienie konieczności przygotowania dokumentacji do świadczeń rehabilitacyjnych – Nowy proces pozwala na wysyłanie powiadomienia w postaci wiadomości e-mail do specjalisty do spraw kadr o konieczności przygotowania dokumentacji do świadczeń rehabilitacyjnych współpracowników.
Od wersji 21.37 można w systemie przechowywać nie tylko wersję bieżącą załącznika, ale również wersje historyczne. Może to być na przykład załącznik z umową o pracę, podpisaną w czerwcu przez jedną ze stron, a następnie ta sama umowa podpisana w lipcu przez drugą stronę. W systemie można przeglądać całą historię zmian.
Administrator może formułami warunkowymi wskazać wyjątki dla wersjonowania. Eksport zawsze dotyczy wersji aktualnej. Formuły mogą określić, że dla niektórych załączników wersje jednak nie będą odkładane.
Zmieniliśmy wygląd następujących szablonów wydruków:
W obszarze roboczym Listy płac -> zestawienia i raporty Rezerwy -> Rezerwy urlopowe/Rezerwy emerytalne wprowadziliśmy następujące zmiany:
Od wersji 21.37 w systemie można zarejestrować składniki płacowe, które nie będą podlegały egzekucji komorniczej. Takie składniki nie będą wliczane do podstawy potrąceń.
W nowej wersji dodaliśmy wydruk Pełne zestawienie składników – okres. Dzięki niemu można wydrukować wybrane składniki płacowe w miesiącu kosztowym, podatkowym lub ubezpieczeniowym.
Dodaliśmy raport, który umożliwia wybranie określonych składników płacowych. Raport można wyeksportować do MS Excel.
W wersji 21.37 można zdefiniować indywidualne godziny pory nocnej dla pracownika bądź dla grupy pracowników.
Nowy raport weryfikuje rzeczywiste wejścia / wyjścia (uwzględniając margines kwalifikacji) oraz porównuje je z czasem zakwalifikowanym. Pozwala wyselekcjonować dni, w których brakuje wniosku o nadgodziny. Raport można wyeksportować do MS Excel oraz wydrukować (PDF). Raport jest dostępny w wersji desktopowej w obszarze roboczym Harmonogramy-> Zestawienia i raporty oraz – w wersji webowej – w grafikach pracowniczych.
W wersji 21.37 można zmienić wzorce czasu pracy pracownika, a następnie ponowić kwalifikację czasu pracy. Jeżeli parametr 282 ma wartość T, modyfikacja indywidualnego wzorca czasu pracy współpracownika powoduje automatyczną aktualizację jego indywidualnego kalendarza, planowania oraz grafików. W takim przypadku, jeśli współpracownik posiada już zakwalifikowany czas pracy, aby dokonać przeliczeń, należy ręcznie uruchomić ponową kwalifikację godzin.
W Portalu HR dodaliśmy nowe wnioski, dostępne dla użytkowników z rolą Przełożony. Wnioski są akceptowane dwustopniowo, przez użytkowników z rolą Dyrektor HR orazSpecjalista ds. kadr. Użytkownik rejestrujący wnioski widzi swoje wnioski na liście wniosków, natomiast użytkownik odpowiedzialny za akceptację – w Centrum akceptacji.
Umożliwiliśmy edycję zastępstw po stronie portalu. W systemie można również kontrolować dodawanie dla wybranego pracownika więcej niż jednego zastępcy służbowego.
Dodaliśmy parametr, który steruje zakresem dostępu do danych podwładnego dla przełożonego.
Na Portalu HR umożliwiliśmy rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy poprzez użycie przycisków START/STOP. Dane wprowadzone na portalu można w wersji desktop przeglądać w obszarze Harmonogramy->Rozliczenie->Zapisy z Portalu HR.
Od wersji 21.37 pracownik działu kadr może zainicjować kontakt z wybranym pracownikiem. Do tej pory kontakt mógł zainicjować wyłącznie pracownik, dział kadr mógł tylko odpowiedzieć. Obecnie osoba z działu kadr może założyć nowy wątek, wskazać kategorię, tytuł i wysłać wiadomość do wybranego pracownika.
Dodaliśmy funkcjonalność, umożliwiającą przypisanie więcej niż jednego przełożonego dla wybranego współpracownika / współpracowników.
Od wersji 21.37 umożliwiliśmy rejestrację oraz przeglądanie danych związanych z zestawieniami rocznego wynagrodzenia pracowników, prezentowanego na Portalu HR.
Dodaliśmy czynności nadające uprawnienia użytkownikom do obsługi przycisku Inne dane. Przycisk Inne dane, po odpowiedniej usłudze wdrożeniowej, umożliwia wyświetlenie użytkownikowi niestandardowych dodatkowych informacji, których nie można zakwalifikować do innych akcji (przycisków) w obszarze Dane kadrowe na portalu (webTerm).
System Merit ERP wciąż się rozwija. Tym razem chcemy zaprezentować Państwu najnowsze zmiany związane z ewidencją finansową, w tym magazyn walut. Wprowadziliśmy też inne zmiany i nowości, część z nich związana jest z platformą Businesslink.
Dostosowanie do zmian legislacyjnych, wprowadzenie tzw. magazynu walut i ułatwienie kontroli nad rozliczeniami walutowymi, a także usprawnienie obsługi w kluczowych obszarach roboczych – to tylko niektóre ze zmian i nowości, jakie wprowadziliśmy w ewidencji finansowej w najnowszej wersji systemu Merit. Pełna lista zmian wraz ze szczegółowym omówieniem znajduje się poniżej.
Wprowadziliśmy zmiany w związku z wdrożeniem pakietu przepisów podatkowych, określanych jako „VAT e-commerce”.
Przygotowaliśmy zmiany w związku z uproszczeniami w JPK, obowiązującymi od 01.07.2021 (rezygnacja z oznaczeń MPP, nowe oznaczenia dla e-commerce, uproszczenia oznaczeń dla dokumentów z kas fiskalnych).
Wprowadziliśmy pierwsze zmiany, które mają na celu dostosowanie systemu Merit do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Korzystanie z KSeF będzie opcjonalne od 2022 roku, a obligatoryjne – od 2023.
Dodaliśmy tzw. magazyn walut, który umożliwia wycenę różnic kursowych dla środków zgromadzonych na własnych rachunkach bankowych.
W wersji 21.37 wprowadziliśmy zmiany, które ułatwią kontrolę nad rozliczeniami walutowymi.
Dodaliśmy formułę do naliczenia różnic kursowych od własnych środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, oparta o metodę wyceny FIFO dla firm posiadających wiele rozliczeń walutowych. Całość bazuje na magazynie walut.
Magazyn walut to dodatkowa ewidencja dotycząca przychodów i rozchodów walut dla konta analitycznego, dla metody wyceny FIFO dla firm posiadających wiele rozliczeń walutowych.
Podczas wycofywania dokumentu system sprawdza, czy żaden z zapisów nie jest powiązany z rozrachunkiem objętym parowaniem. Wcześniej program sygnalizował, że jeden z zapisów (tzn. zapłata) jest związany z parowaniem, ale bez żadnego ostrzeżenia można było wycofać fakturę, która też objęta była parowaniem.
Po modyfikacjach w wersji 21.37 żadna z pozycji sparowanych nie może zostać wycofana bez dodatkowego potwierdzenia użytkownika.
W systemie można tworzyć korekty nagłówkowe sprzedaży do zadekretowanych wcześniej faktur sprzedaży. Po odpowiedniej parametryzacji, w nagłówku korekty można zmienić dane kontrahenta i odbiorcy oraz podmiotów powiązanych.
W obszarze roboczym Dokumenty księgowe można wyświetlać listę pozycji w dolnym panelu. Do tej pory trzeba było wybierać przyciskPozycje. Aby pozycje wyświetlały się w dolnym panelu, należy ustawić parametr nr 211 na wartośćT.
Od wersji 21.37 wprowadziliśmy zabezpieczenia podczas aktualizacji sprawozdań finansowych grupowych (zakładanych w grupie kapitałowej) w różnych spółkach jednocześnie. Od nowej wersji nie można w tym samym czasie aktualizować sprawozdania grupowego w kilku spółkach grupy kapitałowej.
W obszarzeKartoteka środków dodaliśmy do wydruków parametrDokumenty wartościowe. Można wybrać dokumenty według miesiąca obowiązywania lub daty operacji.
Dodaliśmy funkcje, które umożliwiają definiowanie grup wniosków, faktur i delegacji. Uprawniony użytkownik ma dostęp do wniosków / faktur / delegacji własnych, wszystkich oraz z grup podczas rejestracji, przekazania oraz akceptacji.
Od nowej wersji przy dołączaniu faktur sprawdzany jest okres (dla wniosków i delegacji – rok), dla którego dodawany jest dokument. Jeżeli użytkownik nie ustawił okresu / roku w parametrach pracy lub okres / rok nie jest bieżący, to będzie musiał potwierdzić zamiar zmiany okresu / roku. Ma to chronić użytkownika przed przypadkową zmianą okresu / roku.
Umożliwiliśmy edycję edycji wniosków i delegacji, wraz z dokumentami powiązanymi, w etapie dekretacji. W obszarach roboczych Wnioski w obiegu, zakładka Dekretacja oraz w Delegacje do dekretacji pojawiła się akcja Popraw. Edycja wniosków i delegacji w etapie dekretacji dostępna jest tylko w wersji desktop.
Można ograniczyć tabelę zapotrzebowań, wyświetlaną podczas dodawania realizacji zapotrzebowania dla faktury w obiegu. Ograniczenie zakresu umożliwia dodana w wersji 21.37 formuła wdrożeniowa.
W nowej wersji systemu Merit dodaliśmy obsługę OCR dokumentów z wykorzystaniem Businesslink, również w powiązaniu z kontaktami. Oprócz tego pojawiły się inne zmiany związane z platformą Businesslink, a także dotyczące projektów i kontrahentów. Dodaliśmy tzw. wdrożeniowe obszary robocze. Więcej szczegółowych informacji o zmianach wspólnych w tym wpisie.
Dokument z załącznikiem pdf lub jpg można wysłać do Businesslink i automatycznie rozpoznać w nim dane. OCR (optical character recognition) ułatwia wprowadzanie danych z faktur i innych dokumentów.
Usprawniliśmy również rejestrację dokumentów i wniosków w obiegu dla przychodzących dokumentów Businesslink, zawierających załączniki odczytane za pomocą OCR.
Umożliwiliśmy archiwizację i podgląd zarchiwizowanych dokumentów i załączników w obszarach Administracja, Dokumenty Businesslink, Kontrahenci.
Zarchiwizowane dokumenty można przywrócić z archiwum.
W słowniku kategorii kontaktów dodaliśmy możliwość definiowania listy użytkowników i zespołów MS Teams, powiadamianych o kontaktach danej kategorii. Wcześniej takie powiadomienia były dostępne tylko dla typów kontaktów.
Dla odbiorcy powiązanego z kontrahentem wprowadziliśmy znacznik Odbiorca dokumentów sprzedaży wysyłanych elektronicznie. Po wystawieniu faktury na kontrahenta i odbiorcę, jeżeli dla odbiorcy nowe pole jest zaznaczone, po wygenerowaniu załącznika pdf, dokument sprzedaży jest wysyłany na adres mailowy odbiorcy, jeżeli adres jest podany.
Jeżeli jest włączona współpraca z usługą Businesslink i z odbiorcą nawiązana jest relacja, to do wygenerowanego załącznika zostanie przypisany odbiorca — dokument Businesslink będzie wysyłany do odbiorcy.
Jeżeli system nie współpracuje z usługą Bisinesslink, to do wygenerowanego załącznika zostanie przypisany odbiorca.
Dodaliśmy możliwość wybrania jednego z NIPów jako domyślnego NIP dla kontrahenta.
Projekt można od wersji 21.37 powiązać z ofertami sprzedaży. Do obszaru roboczego Projekty dołączono w dolnym panelu zakładkę Oferty, w której prezentowana jest lista pozycji ofert powiązanych z wybranym projektem.
Dodaliśmy możliwość edycji rodzajów statusów projektów / etapów. Status można przypisać do konkretnej pozycji. Dla poszczególnych statusów można zdefiniować różne kolory (akcja Legenda).
W systemie można obsłużyć wdrożeniowy obszar roboczy. W definicji systemu w wersji 21.37 jest dostępnych pięć obszarów roboczych, można dołączyć własny, o określonej nazwie oraz logice działania. W każdym z obszarów są dostępne czynności umożliwiające przeglądanie i edycję danych.
Dodaliśmy elementy, które na etapie parametryzacji umożliwiają rozszerzenie funkcji programu.