Automatyzacja procesów sprzedaży z wykorzystaniem platformy
e-commerce.
Czy Twoja firma zmaga się z powolnymi procesami sprzedaży, które wymagają ręcznej obsługi i generują błędy? A może szukasz sposobu, by sprostać rosnącym wymaganiom klientów i dynamicznie rozwijać biznes? Rozwiązaniem może być automatyzacja procesów sprzedaży dzięki nowoczesnej platformie e-commerce. Czytaj dalej
Zawiadomienie o kontroli Państwowej Inspekcji Pracy wywołuje w działach HR przewidywalną reakcję: gorączkowe przeglądanie segregatorów i pytanie — czy na pewno wszystko jest w porządku? W 2026 roku ten scenariusz nie musi się powtarzać. Firmy, które zinformatyzowały procesy kadrowe, wchodzą w kontrolę spokojnie — bo dokumentacja jest kompletna, dostępna w kilka sekund i odporna na zarzut braków formalnych.
W związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na istotną kwestię: po wysyłce faktury do KSeF każdy podmiot wskazany w polu „Podmiot 3″ – dla którego podano NIP lub identyfikator wewnętrzny – automatycznie uzyska dostęp do jej pełnej treści, w tym cen, rabatów i warunków handlowych. Dla wielu firm oznacza to realne ryzyko ujawnienia poufnych danych.
Te liczby nie są celem samym w sobie.
Są dowodem, że proces działa stabilnie i powtarzalnie — w codziennej pracy.
To realna praca firm, które każdego dnia:
Obsługa KSeF w Macrologic ERP zapewnia porządek, automatyzację i pełną kontrolę procesu finansowego — w samym centrum ERP, które jest sercem organizacji.
Dla wielu organizacji wdrożenie KSeF nie kończy się na integracji z API Ministerstwa Finansów.
Prawdziwe wyzwania zaczynają się po stronie operacyjnej firmy – gdy faktury zaczynają spływać masowo, a odpowiedzialność za ich obsługę rozlewa się pomiędzy działy.
Coraz częściej kluczowe pytanie nie brzmi już „czy system obsługuje KSeF?”, ale: „Czy to rozwiązanie poradzi sobie z KSeF w skali całej organizacji – bez chaosu, bez zwiększania zespołów i bez zmiany codziennej pracy użytkowników?”
To właśnie na tym poziomie pojawiają się różnice pomiędzy systemami. Poniżej opisujemy trzy kluczowe obszary, które w praktyce decydują o tym, czy KSeF stanie się kolejnym obowiązkiem, czy realnym usprawnieniem.
W modelu KSeF wszystkie faktury przychodzące trafiają do jednego, centralnego bufora. Dla małej firmy to uproszczenie. Dla większej organizacji – potencjalne ryzyko. W praktyce pojawiają się pytania:
W dojrzałym rozwiązaniu KSeF widoczność dokumentów musi być zarządzana, a nie domyślna.
Jak rozwiązuje to Asseco ERP?
System umożliwia:
Dzięki temu:
Z perspektywy decyzyjnej to jasny sygnał, że rozwiązanie KSeF jest przygotowane na realia średnich i dużych firm, a nie tylko na spełnienie formalnego obowiązku.
Drugim, często niedoszacowanym problemem KSeF jest przypisanie faktur do właściwych osób i miejsc powstania kosztu.
Gdy do ERP wpływają:
księgowość bardzo szybko trafia na wąskie gardło: „Czyja to faktura i gdzie powinna być zaksięgowana?”. Przy tysiącach dokumentów miesięcznie ręczne ustalanie tych informacji przestaje być możliwe.
Awizacje – proces, który wyprzedza fakturę
W Asseco ERP zastosowano mechanizm awizacji faktur, który przenosi część odpowiedzialności bliżej źródła kosztu.
Jak to działa w praktyce:
Efekt:
Awizacja w drugą stronę – inicjatywa księgowości
Proces działa również odwrotnie:
To szczególnie istotne w organizacjach, gdzie koszty powstają w wielu działach, a dokumenty wpływają centralnie.
Dane strukturalne KSeF jako uzupełnienie procesu
Dodatkowo Asseco ERP wykorzystuje możliwość wskazania pracownika bezpośrednio na fakturze (zgodnie z nowymi polami KSeF).
Dzięki temu przypisanie faktury może odbywać się:
Z punktu widzenia decydenta oznacza to jedno: skalowalny model obsługi kosztów, bez zwiększania zespołów księgowych.
Trzecie pytanie, które niemal zawsze pojawia się przy wyborze rozwiązania KSeF, brzmi: „Czy to zmieni pracę naszych zespołów operacyjnych?”. W wielu systemach odpowiedź brzmi: tak – dodatkowe kroki, generowanie XML, ręczna wysyłka. W Asseco ERP przyjęto inną filozofię.
KSeF „w tle”, użytkownik pracuje jak dotychczas
Proces wygląda następująco:
Całość odbywa się w tle, z wykorzystaniem automatycznych mechanizmów (jobów), bez angażowania sprzedaży w techniczne aspekty KSeF.
Elastyczna kontrola dla organizacji
Dla IT i finansów istotne jest to, że:
Z perspektywy zarządczej oznacza to:
Właśnie w tym obszarze różnice między systemami stają się widoczne. Asseco ERP łączy obsługę KSeF z realnymi procesami firmy – kontrolą dostępu do informacji, automatycznym przypisaniem kosztów oraz pełną automatyzacją wysyłki dokumentów, realizowaną w tle.
Dzięki temu KSeF przestaje być osobnym obowiązkiem, a staje się spójnym elementem codziennego funkcjonowania organizacji, niezależnie od jej skali.
Od 1 października 2025 roku w Polsce obowiązuje nowy system kaucyjny, którego celem jest zwiększenie poziomu recyklingu opakowań po napojach. W odpowiedzi na te regulacje Asseco Business Solutions przygotowuje kompleksowe wsparcie w systemie Merit ERP, aby umożliwić naszym klientom pełną zgodność z przepisami i sprawne prowadzenie ewidencji opakowań zwrotnych.Czytaj dalej
Wprowadzenie e-Doręczeń to kolejny obowiązek prawny, który obejmuje zarówno sektor publiczny, jak i firmy zarejestrowane w KRS i CEiDG. Choć regulacja nakłada konkretne wymagania, daje jednocześnie realną szansę na uporządkowanie i zdigitalizowanie formalnej korespondencji – tej, która do tej pory była realizowana głównie w formie papierowej, za pośrednictwem tradycyjnej poczty i fizycznego archiwizowania korespondencji.
W odpowiedzi na ten obowiązek, w Macrologic ERP rozwijamy rozwiązanie, które umożliwi obsługę e-Doręczeń bezpośrednio w systemie ERP (jako część Kontaktów z kontrahentami i e-sekretariatu) – w pełni zgodnie z przepisami. Dzięki temu nasi klienci będą mogli realizować wszystkie wymagania ustawowe bez konieczności korzystania z zewnętrznych portali czy dodatkowych narzędzi.
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru – ale nie mylmy ich z mailem. To bezpieczny, rejestrowany kanał komunikacji, który zapewnia skuteczność doręczenia z mocą prawną. Nadawcą i odbiorcą mogą być podmioty publiczne, firmy i obywatele. Dzięki e-Doręczeniom korespondencja trafia bezpośrednio do cyfrowej skrzynki adresata, a system wystawia dowody nadania i doręczenia, które mogą być wykorzystywane np. w postępowaniach administracyjnych i sądowych.
Co istotne, nawet jeśli adresat nie odczyta wiadomości w ciągu 14 dni – system uznaje ją za skutecznie doręczoną (tzw. fikcja doręczenia). To eliminuje możliwość „migania się” od odpowiedzialności i nadaje procesowi pełną formalność.
Usługa funkcjonuje w dwóch modelach:
Instytucje publiczne mogą korzystać wyłącznie z PURDE, natomiast sektor prywatny ma możliwość wyboru dostawcy.
Poniżej przypominamy kluczowe daty wynikające z oficjalnego harmonogramu, udostępnionego przez Ministerstwo Cyfryzacji. Terminy te określają, kiedy poszczególne grupy podmiotów zobowiązane są
do korzystania z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych – zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r.
Podmioty publiczne
Zawody zaufania publicznego
Firmy z KRS
Firmy z CEIDG
Moduł e-Doręczeń w Macrologic ERP to nie tylko „skrzynka odbiorcza”. To inteligentne narzędzie, które pozwala firmom zarządzać całą korespondencją elektroniczną w sposób zgodny z przepisami, uporządkowany i w pełni cyfrowy – zgodny z ideą Paperless, która wspiera eliminację dokumentów papierowych na rzecz automatyzacji i pełnej digitalizacji procesów.
Rozwiązanie zostało w pełni osadzone w architekturze naszego systemu ERP – zaprojektowane tak, by naturalnie współpracowało z innymi modułami i procesami biznesowymi. To nie dodatkowa aplikacja, lecz funkcjonalne rozszerzenie systemu, które umożliwia wykorzystanie e-Doręczeń tam, gdzie rzeczywiście mają one znaczenie – od finansów i windykacji, po kadry i kontakty z administracją publiczną.
Dzięki Anywhere, moduł e-Doręczeń może być obsługiwany z dowolnego miejsca i urządzenia, bez ograniczeń lokalizacyjnych. Wystarczy dostęp do przeglądarki internetowej, by skutecznie zarządzać całą formalną korespondencją elektroniczną, wymagającą potwierdzenia doręczenia – szybko, wygodnie i bezpiecznie.
W codziennej pracy użytkownik korzysta z przejrzystych sekcji, które odzwierciedlają naturalny cykl życia wiadomości:
Dzięki takiej organizacji modułu użytkownik zyskuje nie tylko zgodność z przepisami, ale też większą przejrzystość i komfort codziennej pracy z dokumentami.
Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń to kolejny etap zmian, które obejmują polski biznes i administrację. Zamiast traktować go wyłącznie jako wymóg formalny, warto podejść do niego jako do szansy na cyfryzację i porządek w obiegu dokumentów.
Dzięki modułowi e-Doręczeń w systemach Macrologic ERP Twoja firma zyskuje nie tylko zgodność z przepisami, ale też realne usprawnienie codziennych procesów – bez zbędnego chaosu, bez przełączania systemów, bez papieru.
Śledź nasze aktualizacje, aby być na bieżąco z postępem prac nad modułem e-Doręczeń!