Od 1 stycznia 2020 weryfikacja kontrahenta na białej liście Ministerstwa Finansów jest obligatoryjna. Systemy Macroglogic ERP ułatwiają to zadanie. Łączą się one z API Ministerstwa Finansów, dzięki czemu można – bez wychodzenia z systemu – pobrać dane o statusie kontrahenta i jego rachunkach. Dane o statusie podatnika i jego rachunków, pobrane poprzez API, są zapisywane w systemie wraz z identyfikatorem. Można tego użyć jako formalnego dowodu wykonania weryfikacji. Sprawdzanie można wykonywać na bieżąco, na przykład w trakcie rejestracji nowego dokumentu handlowego.
Automatyczna kontrola przelewów
Sprawdzanie aktywności rachunku oraz blokowanie przelewów z niezgłoszonymi rachunkami jest wykonywane automatycznie podczas:
- dołączania zwykłego przelewu,
- dołączania przelewu zbiorczego split payment,
- dołączania przelewu z rozrachunków,
- eksportu przelewów.
Przy zlecaniu przelewów można również weryfikować subkonta, czyli konta wirtualne tworzone dla konkretnych odbiorców.
Automatyczna kontrola dokumentów
Podczas rejestracji dokumentu księgowego można sprawdzać aktywność podatnika VAT wskazanego w dokumencie. Można ustawić parametry systemu w taki sposób, aby niemożliwe było zaakceptowanie dokumentu, jeżeli kontrahent nie figuruje na białej liście.
Podczas akceptacji dokumentu w obiegu można sprawdzić aktywność podatnika. Można zablokować akceptację danego etapu obiegu, jeżeli kontrahent widniejący na fakturze nie jest aktywnym podatnikiem VAT.
Podczas akceptacji dokumentu sprzedaży lub zakupu sprawdzana jest aktywność podatnika VAT. Można tak sparametryzować system, aby dla nieaktywnych kontrahentów nie można było zaakceptować dokumentu.
Informowanie o aktywności podatnika VAT
Użytkownik systemu ma w wielu miejscach dostęp do informacji o statusie kontrahenta. Może również na bieżąco sprawdzać status podatnika w wykazie Ministerstwa Finansów. Rezultat sprawdzania wyświetla się na ekranie komputera oraz zapisuje się w historii sprawdzeń.
Historia kontroli
System Merit zapisuje, kiedy użytkownik sprawdzał dane kontrahenta w wykazie Ministerstwa Finansów oraz w systemie VIES. Na żądanie US można się posłużyć zapisami z historii sprawdzenia podatnika. W historii kontroli zapisuje się unikalny identyfikator zapytania, zwracany przez API Ministerstwa Finansów oraz informacje dotyczące statusu podatnika zarówno na dzień, w którym wykonano sprawdzenie, jak również na dzień wskazany przez użytkownika.
Zapisy z historii można usunąć, o ile zalogowany użytkownik ma uprawnienia do redagowania danych kontrahenta. Sprawdzenia wykonane automatyczne mają uzupełniony identyfikator. Nie można ich edytować. Można je usunąć z listy. Ręcznie dodane sprawdzenia można poprawiać i usuwać.
Okno prezentujące historię kontroli NIP. Dane są podzielone na dwie zakładki: NIP oraz NIP UE. Podczas przeglądania historii można sprawdzić kontrahenta jako płatnika VAT i VAT UE.
Informacje pobrane z wykazu podatników VAT można wydrukować.
Szczegółowe informacje z historii kontroli. Dane przykładowego kontrahenta, który w dniu wykonania zapytania nie był aktywnym podatnikiem VAT. Wcześniej, w dniu wskazanym przez użytkownika, był czynnym podatnikiem VAT.
Przegląd sprawdzonych dokumentów
Można sprawdzić aktywność podatnika VAT wskazanego w wybranym dokumencie księgowym. Po sprawdzeniu dokument jest oznaczany identyfikatorem, pobieranym z białej listy.
Identyfikator pojawia się w polu Spr. akt. VAT. W standardowym widoku dokumentów to pole nie jest wyświetlane, można jednak dodać taką kolumnę.
Szczegóły pozycji deklaracji VAT-7
W szczegółach pozycji deklaracji VAT-7 oraz podczas dołączania deklaracji VAT-7 w kolumnie NIP widnieje ikona, informującą o statusie podatnika VAT. W nagłówku okna widoczne jest pole ze statusem i datą ostatniego sprawdzania aktywności danego podatnika. Dostępne są również akcje związane ze sprawdzaniem podatnika. Objaśnienie ikon związanych ze statusem VAT jest dostępne po wybraniu akcji Legenda.
Tworzenie JPK
Podczas tworzenia pliku JPK_VAT sprawdzana jest aktywność podatnika VAT na dzień operacji dla każdej faktury oraz zgodność nazwy kontrahenta. Gdy podatnik jest nieaktywny lub jego nazwa jest inna niż w wykazie podatników VAT, pojawi się komunikat z ostrzeżeniem.