Zmiany i nowości wspólne w systemie Merit ERP

Najnowsza wersja Merit ERP 25.19 przynosi szeroki zakres zmian wspólnych dla wielu obszarów systemu – od integracji z zewnętrznymi systemami i rozbudowy modułów projektowych, przez nowe możliwości zarządzania pocztą, kalendarzem czy dokumentami, aż po usprawnienia w zakresie ról i bezpieczeństwa. Wśród nich szczególne miejsce zajmują funkcje sztucznej inteligencji (AI), które coraz śmielej wspierają użytkownika w codziennej pracy – od generowania ofert po tłumaczenia treści.

Wersja ta stanowi istotny krok w stronę większej automatyzacji, integracji i ergonomii systemu – z korzyścią zarówno dla użytkowników operacyjnych, jak i działów zarządzających danymi i procesami.

Poniżej prezentujemy krótki przegląd najważniejszych funkcjonalności:

Szczegółowe informacje o wprowadzonych zmianach są dostępne w dokumentacji systemu Merit.

AI – zastosowanie sztucznej inteligencji

Asystent Genius w Merit HTML – użytkownicy Merit HTML zyskali dostęp do funkcji AI takich jak:

• Osobisty Asystent Użytkownika – niezawodne wsparcie w codziennych obowiązkach, automatyzujące rutynowe zadania i ułatwiające interakcję z systemem w języku naturalnym.
• Asystent Obsługi Aplikacji – przewodnik, który poprowadzi Cię przez najtrudniejsze zadania w systemie. Bez stresu, bez pomyłek – krok po kroku.
• Asystent Analizy BI – źródło biznesowego wglądu – przeanalizuje dane, zidentyfikuje trendy i pomoże w podejmowaniu trafnych decyzji
• Asystent Informacji Firmowych – szybki dostęp do wiedzy – znajdzie odpowiedzi na pytania, wyszuka dokumenty i usprawni przepływ informacji w organizacji.

Funkcje dostępne z poziomu ikony „żarówki” po prawej stronie na ekranie głównym w Merit HTML. „Żarówką” są również oznaczone akcje wywołujące działanie sztucznej inteligencji oraz zakładki wykorzystujące AI.

Nowe funkcje Businessgenius

• Materiały i usługi – dodano funkcje automatycznego generowania opisów oraz tłumaczeń nazw materiałów/usług na podstawie danych indeksu – z możliwością zapisu do kartoteki.
• Tłumaczenie kontaktu – nowa akcja umożliwia tłumaczenie treści kontaktu na język interfejsu użytkownika – tłumaczenie AI widoczne po wywołaniu funkcji.
• Podsumowanie kontaktów kontrahenta i osób kontaktowych – dodano funkcję AI generującą zwięzłe podsumowania wszystkich kontaktów danej firmy lub konkretnej osoby kontaktowej.
• Tłumaczenia wiadomości e-mail – wprowadzono możliwość przetłumaczenia treści i tematu wiadomości e-mail (odbieranych) na język interfejsu użytkownika – z opcją przełączania między oryginałem a wersją tłumaczoną.
• Wstępne oferty i zamówienia sprzedaży generowane przez AI – na podstawie treści kontaktu (wiadomości) system automatycznie tworzy propozycję oferty lub zamówienia – wyodrębniając indeksy i ilości produktów z wykorzystaniem LLM (Large Language Model).
• Automatyczna kategoryzacja kontaktów – kontakty generowane automatycznie z treści wiadomości e-mail mogą być kategoryzowane z wykorzystaniem mechanizmów sztucznej inteligencji (AI).

Nowa dziedzina: Kontrole merytoryczne

W wersji 25.19 wprowadzono nową dziedzinę – Kontrole merytoryczne, która wspiera efektywne zarządzanie wiedzą w organizacji. Umożliwia centralne gromadzenie i udostępnianie kluczowych informacji, zwiększając przejrzystość, bezpieczeństwo i szybkość podejmowania decyzji. Dzięki tej funkcji zespoły mogą łatwiej dzielić się wiedzą i skuteczniej współpracować, korzystając z uporządkowanej, aktualnej bazy informacji.

Businesslink i KSeF

• Obsługa formatu KSeF FA(3) – system wspiera nowy format KSeF FA(3), obejmując faktury, korekty, faktury RR oraz dokumenty w obiegu, z pełnym zestawem komunikatów EDI.
• Język powiadomień Businesslink – wiadomości e-mail do kontaktów kontrahenta mogą być wysyłane po polsku lub angielsku – zależnie od ustawienia w polu „Język Businesslink”.
• Usprawnione mapowanie indeksów – nowy widok indeksów kontrahenta z podziałem na zmapowane, wymagające mapowania i automatycznie dopasowane. Dodano opcję podglądu opisu oraz kolorystyczne rozróżnienie typów.
• Kontrola daty dokumentów KSeF – w kartotece kontrahenta dodano mechanizmy kontroli daty rozpoczęcia wysyłki do KSeF. Nowe parametry aplikacyjne umożliwiają precyzyjne ustawienie ograniczeń.
• Obsługa dokumentów osób fizycznych – przywrócono możliwość rejestrowania dokumentów KSeF dla osób fizycznych – dotyczy to zarówno wysyłania, jak i odbierania.
• Rejestracja w e-sekretariacie – dokumenty przychodzące Businesslink mogą być rejestrowane jako kontakty w e-sekretariacie. Umożliwiono też ręczną rejestrację.
• Powiadomienia w pełnej relacji Businesslink – dostosowano sposób wysyłania dokumentów do kontrahentów i ich kontaktów – uwzględniając zgodę na e-dokumenty i strukturę powiązań odbiorców.
• Potwierdzenia zamówień – wprowadzono pełną obsługę wysyłania i odbierania potwierdzeń zamówień przez Businesslink, wraz z parametrami wydruku i rejestracją dokumentów.
• Załączniki po wycofaniu dokumentu – możliwość pozostawienia załączników do plików KSeF przy cofnięciu akceptacji dokumentu sprzedaży.
• Nowa funkcja: Załącznik KSeF – możliwość definiowania, podglądu i edycji załączników w strukturze komunikatu KSeF FA(3).
• Zamówienia w pliku KSeF – zapis danych powiązanych zamówień sprzedaży do pliku KSeF – zgodnie z parametrami wydruku.
• Obsługa korekt w FA(3) – system umożliwia korekty danych kontrahenta, materiałów i pozycji dokumentów zgodnie z nową strukturą FA(3).
• Obsługa płatności FA(3) – dodano obsługę opisowych terminów płatności oraz ich importu z dokumentów zakupu.
• Faktury RR dla rolników – system obsługuje pliki KSeF FA RR dla rolników ryczałtowych z odpowiednimi wzorcami wydruków i komunikatami EDI.
• Re-notyfikacje z ERP – umożliwiono ponowne wysyłanie powiadomień o dokumencie Businesslink bez konieczności używania portalu BL.
• Callback – powiadomienia zwrotne – system obsługuje powiadamianie ERP o zmianach statusów dokumentów Businesslink przez callback.
• Czyszczenie historii zmian – dodano parametr do automatycznego usuwania historii zmian kontaktów i dokumentów BL po określonym czasie (domyślnie 60 dni).

Moduł Poczta – nowości i integracje z Businessmail

• Nowy obszar roboczy: Poczta – dodano obszar roboczy umożliwiający użytkownikom dostęp do własnej lub systemowej skrzynki (zgodnie z uprawnieniami). Administratorzy mogą zarządzać pocztą wszystkich użytkowników.
• Integracja z Businessmail (Outlook 365) – system zintegrowano z Outlookiem, wspierając wysyłanie i odbiór wiadomości. Konfiguracja odbywa się z poziomu Ustawień systemowych i osobistych.
• Uprawnienia i widoki – użytkownicy mają dostęp do własnej poczty, kontrahentów i kontaktów. Administratorzy uzyskują rozszerzony widok poczty i opcje zarządzania.
• Filtry wiadomości przychodzących – odbierane są tylko wiadomości od adresów i domen oznaczonych jako obsługiwane przez Businessmail – oznaczenie dostępne w kartotekach kontrahentów i kontaktów.
• Nowe pola i akcje – dodano m.in. pole „Domena” i opcje zarządzania adresami/domenami w filtrze. Użytkownik może wyświetlić listę aktywnych filtrów lub masowo włączać obsługę Businessmail.
• Procesy i funkcje systemowe – wprowadzono proces synchronizacji wiadomości (KKH_BM_SYN), funkcję przywracania skasowanej wiadomości oraz zmodyfikowano działanie czynności usuwania poczty – usuwana jest tylko poczta firmowa.
• Zarządzanie pocztą systemową – udostępniono panel administracyjny poczty systemowej bez dodatkowych uprawnień – dostępny z poziomu obszaru Administracja zarówno w wersji desktop, jak i HTML.

E-sekretariat – nowy moduł do obsługi kontaktów z kontrahentami

• Dodano moduł E-sekretariat – wspierający organizację spotkań, zarządzanie korespondencją, archiwizację dokumentów i usprawnienie komunikacji wewnętrznej.
• Nowe czynności – wprowadzono funkcje: przegląd i rejestracja kontaktów, konsultacje dokumentów oraz definicje e-sekretariatów i słownika JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt). Każda firma może definiować własne sekretariaty.
• Uprawnienia i filtrowanie – można nadawać uprawnienia do konkretnych e-sekretariatów. Dodano akcje: Przeczytane (oznaczanie kontaktów jako przeczytanych lub odrzuconych) i Zmień zakres (ograniczenie widoczności kontaktów tylko do tych udostępnionych użytkownikowi).
• Usprawnienie wyboru kontrahenta – zmieniono sposób wyboru kontrahenta – zastosowano standardowy słownik z zakładki Wszyscy kontrahenci. Dodano też parametr pozwalający określić domyślny status dołączanego kontrahenta (potencjalny/finansowy).

Kontakty – większa elastyczność, integracja i kontrola dostępu

• Kategoryzacja kontaktów – Można przypisać wiele kategorii do jednego kontaktu – ręcznie lub automatycznie (np. na podstawie e-maila). Nowa akcja Zmień zakres umożliwia filtrowanie kontaktów według kategorii, a do definicji kontaktu dodano pole Opis.
• Powiązania kontaktów z ofertami i reklamacjami – Ułatwiono kojarzenie kontaktów z ofertami i reklamacjami – zarówno po stronie kontrahenta, jak i w obszarach sprzedaży. Nowe zakładki i pola umożliwiają szybkie połączenie danych w jednym miejscu.
• Uprawnienia i bezpieczeństwo – Zmodyfikowano sposób nadawania uprawnień do kontaktów i dokumentów Businesslink – teraz działa to jednolicie. Dodano parametr aplikacyjny umożliwiający definiowanie domyślnych użytkowników i grup z dostępem. Zmieniono także nazwy i lokalizacje akcji związanych z uprawnieniami w obszarze Kontrahenci.

Użytkownicy, role, uprawnienia – lepszy wgląd, kontrola i bezpieczeństwo

• Nowa akcja „Procesy” dla ról – w widoku Role i uprawnienia dodano akcję umożliwiającą przegląd powiązanych procesów, ich wycofanie, usunięcie oraz usunięcie roli – o ile nie jest przypisana do użytkowników ani czynności.
• Status MFA w widoku użytkowników – widok użytkowników wzbogacono o kolumnę MFA, informującą o aktywacji uwierzytelniania wieloskładnikowego. Kolumnę można filtrować (T/N), co ułatwia zarządzanie bezpieczeństwem.
• Zakładka „Użytkownicy zalogowani” – nowa zakładka pokazuje aktualnie zalogowanych użytkowników – niezależnie od firmy, co wspiera administrowanie dostępem w czasie rzeczywistym.

Kalendarz – nowe centrum zarządzania wydarzeniami i relacjami

• Nowy obszar roboczy Kalendarz – dodano moduł z kontrolką kalendarza, umożliwiający użytkownikom przegląd, planowanie i edycję wydarzeń, spotkań oraz zadań.
• Czynności: Kalendarz użytkownika i Wszystkie kalendarze – nowe opcje ułatwiają organizację pracy osobistej oraz zespołowej poprzez szybki dostęp do własnych i wspólnych kalendarzy.
• Integracja kalendarza z Szansami sprzedaży – dodano widoki kalendarzowe w zakładkach Działania i Kalendarz w obszarze Szanse sprzedaży, co wspiera planowanie i monitorowanie działań handlowych.
• Widok kalendarza w rozrachunkach kontrahenta (HTML) – rozrachunki kontrahentów zyskały widok kalendarzowy – pozwalający łatwo śledzić i planować terminy płatności i rozliczeń.

Projekty – większa kontrola, lepsze dopasowanie widoków i automatyzacja

• Edycja oddziałów – w Ustawieniach i parametryzacji umożliwiono edycję oddziałów w ramach dziedziny Wspólne → Projekty.
• Dynamiczne zakładki w projektach – system automatycznie ukrywa zakładki, jeśli brak jest typów dokumentów/zamówień, do których można przypisać projekty – widok jest dzięki temu bardziej przejrzysty.
• Nowa zakładka: Zadania – wprowadzono zakładkę dolną Zadania, gdzie można zarządzać zadaniami projektowymi (pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień).
• Powiadomienia o przekroczeniu budżetu – dodano automatyczne powiadomienia e-mail dla kierownika projektu w przypadku przekroczenia budżetu projektu lub jego etapu.
• Integracja projektów z rozrachunkami – w Ustawieniach finansowych można wskazać słownik projektów – zmiany w projektach automatycznie aktualizują dane w słowniku, wpływając na rozrachunki.

W celu zamówienia instalacji aktualizacji prosimy o rejestrację zgłoszenia na portalu Macrologic24.

W razie jakichkolwiek pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji i zapraszamy do kontaktu z Państwa opiekunami.