Złożoność procesów księgowych, ogromna liczba dokumentów do przetworzenia oraz konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów kosztowych często pochłaniają znaczną ilość czasu w działach finansowych i zwiększają ryzyko błędów. Sztuczna inteligencja w systemach ERP to odpowiedź na te wyzwania, umożliwiając automatyzację dekretacji i obiegu dokumentów, co zwiększa efektywność pracy działu księgowego i redukuje ryzyko błędów. Funkcje AI ułatwiają pracę księgowym, pozwalając im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Jak działa AI w automatyzacji pracy księgowej?
Sztuczna inteligencja w systemach ERP wspiera księgowych na każdym etapie przetwarzania dokumentów, co oszczędza czas i poprawia dokładność danych. Oto kluczowe funkcje, które AI wprowadza w obszarze księgowości:
- Inteligentna digitalizacja dokumentów dla faktury załączonej w wiadomości e-mail
Funkcja Biznes OCR wspierana przez duże modele językowe (LLM) automatycznie przekształca dokumenty papierowe, takie jak faktury, na cyfrowe, ustrukturyzowane gotowe do dalszego przetwarzania pliki. Wystarczy jedno kliknięcie, aby system automatycznie przetworzył dane z dokumentu, który jest następnie rejestrowany w systemie ERP. Proces digitalizacji jest szybki i skutecznie minimalizuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych. - Automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich kategorii – wybór miejsca rejestracji faktury w systemie ERP
System wykorzystuje AI do inteligentnego klasyfikowania dokumentów. Mechanizmy sztucznej inteligencji bazując na zdefiniowanej wcześniej w systemie liście wyrażeń regularnych (tagów) przeszukują cały ustrukturyzowany dokument (np. nagłówek, pozycje, stopkę) a następnie automatycznie przypisują go do odpowiedniej sekcji (MPK) – księgowości, logistyki lub innego działu. Klasyfikowanie dokumentów uruchamiane jest dla każdej formy dokumentów elektronicznych, niezależnie od ich pochodzenia, w tym digitalizacji, KSEF czy innych źródeł. Dzięki temu księgowy nie musi ręcznie sortować dokumentów, co przyspiesza obieg i zwiększa efektywność pracy. - Ustalenie ścieżki akceptacji dokumentu (osoby odpowiedzialne za zakup + podział kosztów)
AI wspomaga wybór ścieżki akceptacji, przypisując dokument do właściwych osób odpowiedzialnych za zakup zgodnie z określonymi kryteriami. System automatycznie proponuje ścieżkę akceptacji na podstawie wcześniej wprowadzonych w systemie danych (np. zapotrzebowania czy delegacji) oraz w oparciu o dane dostępne w wersji elektronicznej dokumentu. Dodatkowo, mechanizmy AI wskazują i zapisują w dokumencie opis kosztowy w sekcji podziałów kontrolingowych, co może być później wykorzystane w dekretacji na kontach księgowych. Dzięki temu każdy dokument trafia do odpowiedniego zespołu lub osoby, co usprawnia proces zatwierdzania i eliminuje przestoje w obiegu. - Automatyczna dekretacja i przypisanie kont
AI wspiera także dekretację dokumentów. W oparciu o elektroniczne ustrukturyzowane wersje faktur, faktury historyczne i podziały kosztowe mechanizmy sztucznej inteligencji pomogą nam podpowiedzieć i wstępnie zapisać odpowiednie parametry księgowe, takie jak rodzaj dokumentu, konta kosztowe, rejestry VAT czy grupy podatkowe. - Nowa usługa BusinessBank – nowoczesne zarządzanie płatnościami
Usługa BusinessBank to innowacyjne i bezpieczne rozwiązanie upraszczające zarządzanie płatnościami, eliminujące potrzebę ręcznego generowania i importowania plików do systemu bankowego. Mechanizmy wymiany danych z bankami realizowane są za pomocą bezpiecznych webserwisów, a dodatkowo dodawane są nowe funkcje, które nie są dostępne w dotychczasowej wymianie danych z bankami. Dzięki BusinessBank użytkownicy mogą wygodnie inicjować przelewy i automatycznie pobierać wyciągi bankowe.
Korzyści z automatyzacji pracy księgowej
Automatyzacja pracy księgowej dzięki AI w systemach ERP przynosi firmom i pracownikom księgowości wymierne korzyści:
- Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów – automatyczne wprowadzanie danych i dekretacja dokumentów skracają czas potrzebny na obieg dokumentów, dzięki czemu księgowi mogą skupić się na bardziej złożonych, analitycznych zadaniach, podczas gdy AI przejmuje procesy powtarzalne.
- Minimalizacja błędów – dzięki automatyzacji przepisywania danych i dekretacji, AI redukuje liczbę błędów, które mogą wynikać z ręcznego przetwarzania dokumentów.
- Lepsza organizacja i szybki dostęp do danych – cyfrowo zorganizowane dokumenty są łatwo dostępne, co ułatwia analizę i monitorowanie dokumentów oraz redukuje potrzebę archiwizacji papierowej.
Przyszłość pracy księgowej z AI – pełna automatyzacja obiegu dokumentów kosztowych
Systemy ERP wzbogacone o AI usprawniają cały obieg dokumentów kosztowych, od digitalizacji i przypisywania dokumentów po dekretację i automatyzację płatności z BusinessBank. Księgowi zyskują czas na analizę i planowanie finansowe, podczas gdy AI dba o dokładność i sprawność codziennych procesów.
Dowiedz się więcej o możliwościach Inteligentnych Modułach Księgowych i sprawdź, jak pełna automatyzacja może ułatwić codzienną pracę Twojego zespołu księgowego.