Projekty budowlane to często złożone, wieloetapowe przedsięwzięcia, realizowane zgodnie z określonym harmonogramem prac i w granicach ustalonego budżetu. Na ich realizację i wyniki wpływa wiele powiązanych ze sobą elementów, takich jak planowanie dostaw, współpraca z podwykonawcami, monitorowanie postępów prac, tworzenie harmonogramów prac czy analiza kosztów. Dlatego tak ważne jest bieżące kontrolowanie efektów projektu i reagowanie na pojawiające się zmiany czy problemy. Idealnym narzędziem wspierającym zarządzanie tego typu projektami w firmach budowlanych jest Macrologic ERP. System skonstruowany jest tak, aby łatwo było dostosować go do indywidualnych potrzeb firmy.
Solidne podstawy
Projekty w systemie Macrologic to funkcjonalność stworzona specjalnie dla firm zarządzających poprzez projekty, wspierający je w:
- planowaniu i tworzeniu harmonogramów prac projektów;
- zarządzaniu i rezerwacji zasobów do wykonania projektów;
- budżetowaniu kosztów projektów;
- ewidencji zużywanych zasobów w projektach;
- bieżącej kontroli efektów projektów: zaawansowania prac, wykorzystania zasobów, terminowego wykonania zadań;
- analizowaniu rentowności projektów: kosztów (zużytych zasobów, kosztów podwykonawców, kosztów dodatkowych np. opóźnień) i uzyskanych przychodów;
- usprawnienia przepływu informacji z klientami i wewnątrz organizacji.
Elastyczne rozwiązania skrojone na miarę
Macrologic ERP Projekty stanowi doskonałą bazę do stworzenia elastycznych i zindywidualizowanych rozwiązań dedykowanych firmom realizującym projekty budowlane. Pozwala korzystać ze wszystkich sprawdzonych rozwiązań wskazanych wyżej i uzupełnić je o pożądane przez klienta funkcjonalności usprawniające pracę, między innymi o szczególnie cenioną przez branżę budowlaną możliwość importu budżetu ogólnego ze specjalistycznych programów do projektowania.
Co wyróżnia rozwiązania Macrologic dla branży budowlanej?
- Rozbudowanie Projektów o funkcjonalności indywidualnie dopasowane do potrzeb klienta.
- Współpraca modułów w ramach jednego systemu ERP.
- Elastyczna struktura budżetu wykonawczego, którą można dowolnie rozbudowywać.
- Zarządzanie wieloma projektami równocześnie.
- Import budżetów ze specjalistycznych programów do projektowania budowli.
- Wprowadzanie zmian do budżetu wykonawczego na każdym etapie jego realizacji.
- Rozliczanie czasu pracy na poziomie projektów.
- Automatyzacja zamówień od dostawców.
- Rezerwacja pracowników, brygad pracowniczych i maszyn do wielu projektów.
- Przeglądanie dokumentów (faktury, umowy) z poziomu projektu.
- Analiza postępu realizacji projektów budowlanych względem budżetu wykonawczego. – zaawansowania prac, wykorzystania zasobów, terminowego wykonania zadań.
- Analiza rentowności projektów: kosztów (zużytych zasobów, kosztów podwykonawców, kosztów dodatkowych np. opóźnień) i uzyskanych przychodów.
Budżet wykonawczy i zarządzanie zmianami
Podstawą do przygotowania budżetu wykonawczego projektu budowlanego jest projekt budżetu stworzony na etapie projektowania budowli w specjalistycznym oprogramowaniu dla firm budowlano-projektowych. Ponieważ programy te nie mają rozbudowanych funkcji do kosztorysowania projektów importowany do Macrologic ERP Projekty budżet cechuje duży poziom ogólności – m.in. brak szczegółowych terminów realizacji poszczególnych etapów projektu czy wykazu zasobów niezbędnych do jego ukończenia.
Funkcjonalność Projekty umożliwia tworzenie drzewiastej struktury budżetu wykonawczego i jego rozbudowę o dopasowane do potrzeb klienta elementy.
Po zaimportowaniu budżetu do systemu ERP zachowana zostaje struktura projektu, przybierająca zazwyczaj strukturę drzewiastą. Możliwe jest wówczas rozpoczęcie dalszych prac nad budżetem i stworzenie szczegółowego budżetu wykonawczego projektu i harmonogramu jego realizacji. Ponadto, w zależności od indywidualnego zapotrzebowania danej firmy, w kosztorysie można uwzględnić także inne wskazane przez klienta elementy.
Budżet wykonawczy jest elastyczny i można go modyfikować i uzupełniać w miarę postępu prac nad realizacją projektu.
Budżet wykonawczy może uwzględniać między innymi dane dotyczące:
- podziału projektu na etapy i przypisane do nich zadania,
- materiałów,
- robocizny,
- sprzętu,
- podwykonawców,
- kosztów zarządu,
- marży,
- kosztów bezpośrednich.
Jedną z kluczowych cech budżetu wykonawczego jest jego elastyczność. Jest to tak zwany budżet kroczący, czyli budżet podlegający modyfikacjom w czasie realizacji projektu budowlanego. Odpowiada on na specyficzne potrzeby branży budowlanej, w której często pojawiają się nieprzewidywalne sytuacje, związane na przykład ze zmianami cen i dostępności materiałów budowlanych, wymagające korekty budżetu. Elastyczność budżetu oznacza również możliwość uzupełniania szczegółów dotyczących realizacji niektórych zadań w późniejszym czasie. Wiąże się to z kolejną specyficzną cechą branży budowlanej – zdarza się bowiem, że na etapie projektowania budowli nie są znane wszystkie okoliczności realizacji projektu.
Szczegóły realizacji niektórych zadań ujętych w budżecie wykonawczym można uzupełniać także w czasie realizacji projektu.
Do poszczególnych pozycji budżetu wykonawczego można dołączać załączniki w formie skanów. Mogą to być na przykład pozwolenia na budowę czy faktury. Dokumenty te można dowolnie kategoryzować.
W budżecie wykonawczym zawartych jest wiele szczegółowych danych na temat realizowanego projektu budowlanego, dlatego zadbaliśmy o to, aby ich przeglądanie było możliwie intuicyjne i czytelne i ułatwiało kontrolowanie wydatków. Budżet wykonawczy można między innymi przeglądać w podziale na kategorie wydatków takie jak materiały czy podwykonawcy, jak również w podziale na poszczególne etapy i zadania w projekcie (np. w okresie miesięcznym). Dane prezentowane w budżecie pochodzą z dokumentów magazynowych i faktur kosztowych, przypisanych do konkretnych zadań. Można tutaj wykorzystać mechanizm podziałów kontrolingowych oferowany w Xpertis Fakturowanie.
Harmonogram projektu
Jedną z ważniejszych funkcji Macrologic ERP Projekty jest możliwość tworzenia harmonogramów realizacji projektów budowlanych. Poszczególne etapy i zadania w projekcie rozpisane są w czasie, np. w okresach miesięcznych. Możliwa jest ich prezentacja w formie graficznej jako następujące po sobie w projekcie zadania. Kalendarz budowy nie tylko określa dokładne terminy realizacji kolejnych robót budowlanych, ale uwzględnia również koszty wypożyczenia niezbędnego sprzętu, maszyn budowlanych i czasu jego użytkowania czy też koszty materiałów i robót budowlanych.
W harmonogramie projektu określone są dokładne terminy realizacji poszczególnych zadań i ich kolejność (np. robót budowlanych), a system pilnuje, by nie były one przekraczane. Dopuszcza także modyfikowanie terminów ukończenia poszczególnych zadań i automatycznie dostosowuje kolejność i termin ukończenia następnych zadań.
Zmiana terminów ukończenia poszczególnych zadań automatycznie pociąga za sobą aktualizację terminów i kolejności realizacji innych zadań zapisanych w budżecie wykonawczym.
Istnieje również możliwość importowania i powiązania z budżetem wykonawczym danych gromadzonych przez klienta zawierających listę zadań wraz z terminami ich trwania i ponoszonymi lub planowanymi przez klienta kosztami.
Rejestracja obmiarów z wykonanych prac
Projekty w Macrologic ERP umożliwiają prowadzenie inwentaryzacji fizycznego wykonania projektu poprzez rejestrację obmiarów z wykonanych prac budowlanych. Polega to na obliczeniu (w metrach, kilogramach) ile materiałów zostało rzeczywiście wykorzystanych do wybudowania konkretnego elementu budowli, na przykład stropów hali magazynowej, w określonym czasie. Pokazuje to stopień fizycznego zaawansowania realizacji projektu i umożliwia porównanie go z zaawansowaniem kosztowym inwestycji. Sam zakup materiałów budowlanych i pojawienie się związanych z tym kosztów nie oznacza rzeczywistego postępu w realizacji inwestycji.
Automatyzacja zamówień materiałów od dostawców
Zapewnienie niezbędnych materiałów do realizacji poszczególnych zadań jest kluczowe dla terminowej realizacji projektów. Automatyzacja tego procesu pozwala na wystawianie zamówień na materiały na poziomie całego projektu przez upoważnione do tego osoby. System pilnuje wówczas, aby składane zamówienia nie przekraczały założonych w budżecie wykonawczym ilości. W sytuacji, gdy zapotrzebowanie na jakiś materiał jest większe niż pierwotnie zakładano pracownik z dodatkowymi uprawnieniami może wyrazić zgodę za zamówienie większej jego ilości. Materiały można zamawiać jedynie poprzez wybór odpowiednich pozycji z kartoteki dostępnych materiałów, którą można filtrować według różnych kategorii zdefiniowanych przez klienta. Dokumenty zakupu materiałów zawsze opatrzone są informacjami, na jakim etapie realizacji projektu dany materiał będzie wykorzystywany.
System ERP dba o to, aby składane zamówienia nie przekraczały założonych w budżecie wykonawczym ilości.
Podczas składania zamówień system podaje informacje o ostatniej cenie zamówionego towaru na podstawie informacji zgromadzonych we wszystkich prowadzonych przez klienta projektach. Pozwala to porównać poprzednią cenę z aktualną ceną zamawianego materiału i wprowadzić ewentualne korekty kosztów do budżetu wykonawczego.
Podczas generowania dokumentów zakupu w ich metryczce zawsze znajduje się informacja o tym, na jakim etapie projektu zakupiony materiał będzie wykorzystywany. Pozwala to przypisać koszty z poszczególnych dokumentów do odpowiednich etapów realizacji projektu.
Współpraca z podwykonawcami
Nasze rozwiązanie pozwala już na etapie planowania poszczególnych zadań w budżecie wykonawczym przypisać do nich konkretnych podwykonawców. W systemie znajduje się rejestr podwykonawców, gdzie zawarte są szczegółowe dane na ich temat, gromadzone są podpisywane z nimi umowy i ich wartość, i gdzie można ocenić ich pracę. Można również sprawdzić marżę klienta, jaka wiąże się z każdą z umów.
Możliwość śledzenia stanu rozliczeń umów z podwykonawcami względem budżetu.
System generuje ponadto pełną listę podwykonawców pracujących w danym projekcie w formie exportu do MS Excel. Widać wówczas przy każdym kontrahencie, jaka była wartość podpisanej umowy, jaka wartość widnieje w budżecie, do jakich pozycji w budżecie przypisany jest dany kontrahent, jaki jest wynik jego prac, do jakich miesięcy przypisane są faktury. Dane pokazane są miesiąc po miesiącu, tabela jest dynamiczna. Dzięki niej możemy śledzić stan rozliczenia umów z podwykonawcami względem budżetu. Dzięki rejestrowi obmiarów możemy określić jaki zakres prac wykonał podwykonawca co pozwala nam zapłacić odpowiednią cenę za wykonaną w danym miesiącu pracę. Faktura musi być współmierna do wykonanej pracy.
System wskazuje również, jakie zadania w projekcie zostały już zakontraktowane, a w jakich wciąż należy wybrać podwykonawców. Po ich wyborze i uzupełnieniu rejestru kontrahentów wprowadza się odpowiednie zmiany do budżetu wykonawczego. Trzeba pamiętać, że współpraca z podwykonawcami obarczona jest pewnym ryzykiem i może skutkować pojawieniem się opóźnień w realizacji projektów lub dodatkowymi kosztami. To również musi znaleźć odzwierciedlenie w budżecie wykonawczym.
Rezerwacja zasobów
Podczas realizacji projektów nie tylko trzeba zapewnić dostawy materiałów niezbędnych do wybudowania budowli, ale trzeba również pamiętać, aby efektywnie planować wykorzystywanie zasobów wewnętrznych firmy. Chodzi tutaj przede wszystkim o pracowników, ale nie wolno zapominać, że trzeba także z wyprzedzeniem rezerwować niezbędne maszyny i narzędzia oraz stanowiska produkcyjne (np. miejsce pracy i maszyny przypisane do tego miejsca czy biurko z komputerem). I tutaj także z pomocą przychodzi Macrologic ERP.
Do realizacji poszczególnych zadań przypisać można konkretnych pracowników lub brygady robocze, a także zarezerwować z wyprzedzeniem niezbędne maszyny i narzędzia. Służą do tego listy pracowników i maszyn dostępne w projekcie lub w całej firmie.
Zasoby wewnętrzne – pracownicy i brygady pracownicze
Macrologic ERP Projekty umożliwia przypisanie konkretnych pracowników do realizacji poszczególnych zadań. Można skorzystać z listy pracowników zatrudnionych do realizacji danego projektu, ale można również posłużyć się listą wszystkich pracowników firmy zaimportowaną wprost z modułu Kadry i Płace.
Funkcją programu znacząco usprawniającą zarzadzanie pracownikami jest możliwość definiowania brygad pracowniczych. Trzeba jedynie pamiętać, aby pracownik (wskazany z imienia, nazwiska i zajmowanego stanowiska) dołączony do jednej z brygad roboczych nie został równocześnie przypisany do innej brygady lub innego zadania. Planowanie pracy całych brygad w projekcie jest zdecydowanie łatwiejsze i szybsze niż planowanie pracy każdego z pracowników osobno. Co ciekawe, program umożliwia nawet wskazanie kierownika brygady i informacji o jego kwalifikacjach. Pozwala to przypisać do wybranych zadań brygady, w których skład wchodzą osoby posiadające odpowiednie uprawnia wymagane do ich realizacji.
Zasoby wewnętrzne – maszyny i narzędzia
Rezerwacja maszyn czy narzędzi z wewnętrznych zasobów firmy jest również bardzo prosta. Z listy dostępnych sprzętów podczas planowania poszczególnych zadań można wybrać niezbędne do ich realizacji maszyny i zarezerwować je na określony w harmonogramie projektu czas. Program pokazuje wszystkie wykorzystywane w firmie maszyny i status ich dostępności, czyli rezerwację maszyn do innych projektów.
Wypożyczone zasoby zewnętrzne
Program oferuje także możliwość rezerwacji zasobów zewnętrznych, czyli maszyn nie będących własnością firmy, ale wykorzystywanych przez firmę na zasadzie umów wypożyczenia ich na pewien czas. Podczas planowania zadań w budżecie wykonawczym można skorzystać z przypisania tego typu zasobów do wybranych projektów. Istnieje także możliwość przeglądania i dołączania umów związanych z wynajęciem maszyn.
Ewidencja czasu pracy z poziomu projektu
W firmach zarządzających głównie poprzez projekty standardowe rozwiązania do grafikowania czasu pracy często nie do końca się sprawdzają. Dlatego w systemie ERP firmy budowlane znajdą specjalne rozwiązania do ewidencjonowania czasu pracy w realizowanych przez siebie projektach, które skupiają się głównie na specyficznym wprowadzaniu godzin pracy.
W pierwszej kolejności na podstawie ewidencji godzin czasu pracy naliczane są pracownikom ich płace. Następnie system przelicza, ile godzin dany pracownik poświęcił na realizację konkretnych zadań wskazanych w budżecie wykonawczym. Podobnie dzieje się z innymi pracownikami. Na tej podstawie system wylicza, ile godzin pracy trwała realizacja danego zadania i jaki był jej koszt. Dzięki temu możliwe jest prawidłowe rozliczenie kosztów pracy w całym budżecie wykonawczym.
Analizy projektów
Za pomocą Macrologic ERP Projekty przeprowadzić można wiele przydatnych w procesie zarządzania projektem analiz. Szczególnie często wykorzystywane są analizy dotyczące zużycia zasobów w projekcie, stanu prac projektu, rentowności projektu oraz zaplanowanych w projekcie wydatków.
Analiza rentowności projektu po jego ukończeniu pozwala zidentyfikować czynniki, jakie wpłynęły na przekroczenie zaplanowanych w projekcie wydatków.
Analiza zużycia zasobów
Analiza ta obejmuje wykorzystanie sprzętu i zasobów ludzkich w projekcie. Daje możliwość porównywania ilości godzin planowanych i faktycznie wykorzystanych podczas realizacji projektu oraz wykorzystanie zarezerwowanych zasobów. Zestawienie wykorzystania zasobów z planowanymi ilościami pozwala ocenić: gospodarność zarządzania zasobami lub poprawić wskaźniki planowania dla następnych projektów. Warto wspomnieć, że w przypadku zużycia materiałów dostępna jest karta limitowa z porównaniem ilości planowanych, zakupionych i pozostałych do wykorzystania materiałów.
Analiza rentowności
Macrologic ERP oferuje również narzędzia do oceny rentowności projektów. Pozwalają one na szybkie reagowanie na wszelkie przekroczenia budżetu projektu, a także uzyskanie informacji o szacowanym wyniku i planowanych w projekcie wydatkach. Po zakończeniu projektu ocenić można jego rentowność i sprawdzić, jakie czynniki przyczyniły się do odchyleń od zaplanowanych w projekcie wydatków. Analizy rentowności projektu pozwalają śledzić poziom kosztów i przychodów zarówno dla całego projektu, jak i dla poszczególnych jego etapów, w podziale na okresy.
Artykuł powstał na podstawie doświadczeń Damiana Domerackiego związanych z wdrażaniem rozwiązań ERP w firmach budowlano-projektowych.