Wprowadzenie KSeF będzie problemem dla większości przedsiębiorców objętych tym obowiązkiem. Już 1 lipca 2024 r. pierwsi czynni podatnicy VAT będą zmuszeni do korzystania z elektronicznego rejestru w zakresie wystawiania faktur, a 1 stycznia 2025 r. dołączą do nich podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Czyli niemal wszyscy przedsiębiorcy, co uszczelni system sprawozdawczy.
KSeF – problem czy szansa?
Jak zwykle: to zależy. Możesz podejść do KSeF jak do problemu i rozwiązanie zostawić na ostatnią chwilę. Niczego nie zyskasz, będziesz musiał spełnić obowiązek w terminie (tak jak wszyscy pozostali podatnicy), a oprócz tego zapewnisz sobie stres i konieczność dostosowania do bieżącej sytuacji. Możesz też wykorzystać szansę – zreorganizować pracę, zyskać nowe możliwości wcześniej niż konkurencja i wejść do systemu na własnych warunkach.
Problemy w związku z KSeF
Rzućmy okiem. Wydaje się, że KSeF to klasyczny generator problemów:
- Nowy obowiązek (rejestracja dokumentów na bieżąco, w bazie Ministerstwa Finansów).
- Potencjalne błędy i związane z tym kary.
- Tzw. chaos ostatniej chwili – czyli wprowadzanie rozwiązania tuż przed wejściem w życie obowiązku.
- Kolejny mechanizm urzędniczo-kontrolny.
Powyższe punkty oczywiście są prawdziwe, ale nie pokazują całości zagadnienia – skupiliśmy się na wadach, lecz niemal każdą z nich niewielkim nakładem pracy można przekuć w zysk, zaletę lub przewagę rynkową.
Potencjalne błędy i związane z tym kary – szansa ich uniknięcia z usługą Businesscheck
Dokument prawidłowo zarejestrowany w KSeF nie musi być poprawny. Brzmi to paradoksalnie, ale tak niestety jest. System KSeF nie kontroluje poprawności merytorycznej faktury, a tylko jego zgodność z wymaganym schematem technicznym (XSD). Za merytoryczną zgodność z aktualnymi przepisami tak jak do tej pory odpowiada podatnik.
Czy można uniknąć problemów wynikających z niepoprawnego wystawienia faktury? W 100% się nie da, ale próbować warto. Służy do tego nowa usługa Asseco Business Solutions – Businesscheck kontrola e-faktur, którą otrzymują do dyspozycji użytkownicy Businesslinka. Businesscheck na podstawie formuł kontrolnych:
- sprawdzi fakturę na zgodność z wymaganym przez ministerstwo formatem e-faktury,
- zweryfikuje zgodność danych dokumentu z przepisami ustawy o VAT, w oparciu o przygotowane formuły kontrolne Businesscheck (np. zostaną wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielnej płatności),
- sprawdzi fakturę pod względem rachunkowym i merytorycznym (np. poprawność należności wskazanej do zapłaty),
- potwierdzi zgodność danych kontrahenta wskazanego na fakturze z informacjami dostępnymi o tym kontrahencie w serwisach rządowych (Biała lista podatników VAT oraz VIES).
Zatem dzięki Businesscheck kontrola e-faktur można wyeliminować większość typowych problemów, mogących wpędzić firmę z kłopoty z fiskusem.
Czy da się pracować bez Businesschecka? Oczywiście tak, ale lepiej mieć do dyspozycji zaawansowany mechanizm kontrolny, który chroni nas przed konsekwencjami karno-skarbowymi, niż zdać się na ślepy los.
Do lipca 2024 r. jeszcze tyle czasu…
Popełniamy często klasyczny błąd, zakładając, że mamy jeszcze czas. Jednak teraz czasu naprawdę już nie ma.
Do 1 lipca 2024 r. kilka milionów przedsiębiorstw musi podjąć konkretne działania: dostosować systemy informatyczne, zmienić lub zweryfikować obieg dokumentów w firmie, przeszkolić pracowników, wypracować nowe zasady współpracy z biurem rachunkowym lub wewnętrzną księgowością, a także dokładnie sprawdzić poprawność funkcjonowania wszystkich procesów. To wszystko przy jednoczesnym ciągłym działaniu i rozwoju firmy.
Warto wdrożyć KSeF jak najprędzej, to nieunikniony obowiązek. Lepiej przygotować się do niego na własnych warunkach – przynajmniej na tyle, na ile to możliwe.
Przygotuj się na KSEF na własnych warunkach
Wprowadzanie rozwiązania tuż przed wejściem w życie obowiązku skutkuje zwykle tzw. chaosem ostatniej chwili.
Można to rozwiązać sprytniej: przygotować się wcześniej, dokładnie określić poligon ćwiczebny, a potem wyciągnąć wnioski z okresu ćwiczebnego.
Jako dostawca oprogramowania ERP na bieżąco śledzimy przepisy, rozporządzenia, działanie platformy Ministerstwa Finansów. Zadbamy o to, aby uruchomienie KSeF nie było tylko przykrym obowiązkiem.
Poniżej znajdziecie zestaw linków, które pomogą Wam zapoznać się z KSeF, Businesslink, Businesscheck.
Autor: Michał Gutowski