Użytkownicy najnowszej wersji Merit EPR mogą korzystać z Systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD). Nowoczesny system obiegu dokumentów pozwala firmom na uzyskanie konkretnych korzyści, a pracownikom ułatwia życie.
SEOD pozwala na uruchomienie w firmie elektronicznych obiegów dokumentów. Zgodnie z ideą paperless umożliwia to organizacji realizację procesów bez papieru, pozwala ograniczyć koszty działalności i wpisuje się w działania z zakresu ochrony środowiska. System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia obsługę wniosków i faktur kosztowych na podstawie zdefiniowanych w Merit ERP procesów, które określają schematy obiegów i akceptacji dokumentów. SEOD dba o poprawny przepływ dokumentów między osobami uczestniczącymi w obiegu, a w razie potrzeby przypomina o dokumentach oczekujących na podjęcie decyzji. System pozwala też monitorować statusy i czas przetwarzania poszczególnych dokumentów, co wspiera organizację w terminowej spłacie zobowiązań.
Obiegi wniosków i faktur kosztowych
Obieg wniosków pozwala na obsługę wniosków pracowników, np. o zakup materiałów, wyposażenia lub usług. Złożony przez pracownika wniosek podlega zatwierdzeniu np. przez przełożonego. Dla wniosków o większej wartości dodatkowym etapem obiegu może być kolejna akceptacja, np. dyrektora. Zaakceptowany wniosek jest kierowany do realizacji.
Faktury kosztowe po zarejestrowaniu w systemie Merit ERP mogą zostać automatycznie przekazane do elektronicznego obiegu dokumentów. Następnie, zgodnie z definicją schematu obiegu, faktury są opisywane i akceptowane przez poszczególnych użytkowników – uczestników obiegu. Na końcu obiegu zaakceptowana faktura trafia wprost do księgowości. Po zweryfikowaniu dokumentu pod kątem formalnym i podatkowym, księgowy może automatycznie zadekretować dokument zakupu. Jeśli dokument jest niepoprawnie opisany, księgowy może go odrzucić z odpowiednim komentarzem.
Dla każdego dokumentu SEOD prezentuje jego status i użytkowników zaangażowanych w jego obsługę. Pozwala to szybko ustalić, kto jest odpowiedzialny za wykonanie kolejnego kroku w obiegu . Procesy przebiegają więc płynnie i bez zbędnych opóźnień.
Mobilna i intuicyjna obsługa
SEOD wykorzystuje nowoczesną technologię, co pozwala jego użytkownikom na mobilną pracę. Każdy z użytkowników samodzielnie decyduje na jakim urządzeniu (telefon lub komputer) i kiedy chce z niego korzystać. Wnioski lub faktury, które wymagają opisania lub zatwierdzenia, są dostępne w jednym miejscu – w centrum akceptacji dokumentów. Dodatkowo SEOD przekazuje powiadomienia za pośrednictwem wiadomości e-mail. Powiadomienia działają również na urządzeniach mobilnych. Tak więc pracownik, jeśli wyrazi na to zgodę przy instalacji aplikacji na telefonie, otrzyma informacje o zdarzeniach wymagających jego reakcji nawet wtedy, gdy w danej chwili nie korzysta z aplikacji. Dzięki konfigurowalnym powiadomieniom każdy indywidualnie zdecydować czy i kiedy chce otrzymywać powiadomienia. Obsługa systemu jest prosta i intuicyjna.
SEOD w skrócie
- Pozwala na realizację całego procesu bez papieru, co ogranicza koszty działalności firmy i wpisuje się w działania z zakresu ochrony środowiska.
- Usprawnia pracę w organizacjach. Procesy obsługi wniosków i faktur kosztowych przebiegają szybciej i są mniej kosztowne. Obniżeniu ulegają zwłaszcza koszty związane z wyjaśnieniami i poszukiwaniem zagubionych dokumentów wewnątrz firmy.
- Pomaga utrzymać terminową spłatę zobowiązań i uniknąć odsetek za zaległości w płatnościach, poprzez usprawnienie i przyspieszenie procesu obsługi faktur zakupu.
- Oszczędza czas pracowników dzięki mobilnej obsłudze dokumentów.
Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące Systemu elektronicznego obiegu dokumentów lub są Państwo zainteresowani jego uruchomieniem, prosimy o kontakt z naszym przedstawicielem, z którym na bieżąco Państwo współpracują.
Autor wpisu: Dawid Baranowski