Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i wykorzystanie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) zmieni obsługę faktur zakupu w przedsiębiorstwach. Zmiany będą dotyczyć procesów zakupowych, od potrzeby zapewnienia komunikacji z KSeF, przez odbiór e-Faktury, po jej rejestrację i dalszą obsługę w firmie. Na co zwrócić uwagę przy obsłudze faktur zakupu odbieranych z KSeF, jakie korzyści można uzyskać oraz jak te wszystkie działania łączą się z kolejnymi falami pandemii?
Głównym założeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest wprowadzenie systemu teleinformatycznego, który ma przyspieszyć komunikację podatników i administracji, uszczelnić system podatkowy i przeciwdziałać oszustwom. KSeF jako nowa forma dokumentowania transakcji poprzez platformę Ministerstwa Finansów, docelowo ma gromadzić wszystkie wystawione przez przedsiębiorców e-Faktury.
Od stycznia tego roku korzystanie z Krajowego Rejestru e-Faktur jest dobrowolne, a od 2023 roku ma być już obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Oprócz przygotowania swojej organizacji i spełnienia wymagań podatkowych warto skorzystać z szans jakie daje wprowadzenie KSeF i e-Faktury oraz powiązać je z postępującą digitalizacją procesów. Dzięki KSeF obsługa faktur zakupu może zostać zautomatyzowana i przebiegać w całości elektronicznie, co ograniczy koszty obsługi dokumentów, oszczędzi czas i pracę użytkowników oraz pozwoli na zdalne procesowanie dokumentów, co jest szczególnie ważne w obliczu kolejnych fal pandemii.
Poniżej przedstawiamy, na co zwrócić uwagę przy planowaniu prac dotyczących obsługi faktur zakupu oraz jakie korzyści może uzyskać Państwa organizacja.
Nowa forma fakturowania – e-Faktura
Do końca 2021 roku przedsiębiorcy mogli stosować dwie równorzędne formy fakturowania – fakturę papierową lub elektroniczną. W przypadku faktur elektronicznych najczęściej wykorzystywane przez firmy są formaty (np. pliki pdf), które nie udostępniają postaci tekstowej dokumentu. Odbiorca, który otrzyma taką fakturę często ręcznie wprowadza ją do swojego systemu, co wymaga czasu i jest źródłem potencjalnych pomyłek przy rejestracji.
Dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur odbiorca dokumentu możne wykorzystać fakt, że wystawiane w systemie e-Faktury bazują na jednolitym, określonym przez Ministerstwo Finansów, formacie. Odbierając e-Fakturę z KSeF otrzymujemy plik xml, zawierający postać tekstową dokumentu, którą można wykorzystać do automatycznej rejestracji faktury w systemie ERP.
Jakie korzyści może uzyskać Państwa przedsiębiorstwo dzięki automatyzacji obsługi e-Faktury:
- Oszczędność kosztów i czasu przy obsłudze dokumentów zakupu. Faktura zostanie automatycznie zarejestrowana w systemie.
- Wyeliminowanie pomyłek. Do rejestracji zostaną wykorzystane dane z e-Faktury, która została wystawiona i zweryfikowana przez KSeF.
- Uproszczenie i przyspieszenie procesu. Dokumenty szybciej będą dostępne w kolejnych etapach procesu. Etap ręcznej rejestracji faktury nie będzie potrzebny.
Automatyczna komunikacja z KSeF
Automatyczną komunikację systemów Macrologic ERP z Krajowym Systemem e-Faktur zapewnia platforma wymiany dokumentów Businesslink, którą można już teraz uruchomić jako część przygotowań do wdrożenia KSeF. Businesslink sprawdza, dla których dostawców zgodzili się Państwo na odbiór faktur z KSeF i na bieżąco przekazuje wystawione przez nich faktury do bufora dokumentów przychodzących w systemie ERP.
Businesslink może również odbierać od kontrahentów inne dokumenty, których nie obsługuje KSeF np. wysłane przez dostawców załączniki do faktur. Businesslink wspiera cały proces komunikacji z KSeF, w tym również automatycznie przekazuje faktury sprzedaży. Więcej o platformie można dowiedzieć się tutaj.
Elektroniczny obieg faktur?
Faktura zakupu automatycznie odebrana przez platformę Businesslink z KSeF jest zapisywana w buforze dokumentów przychodzących systemu ERP. Dalej system ERP, na podstawie danych tekstowych e-Faktury, automatycznie rejestruje fakturę i przekazuje do elektronicznego obiegu faktur.
W kolejnym etapie obiegu faktura jest przekazywana do osoby lub osób odpowiedzialnych za jej opis. Osobę opisującą system ERP może ustalić automatycznie (np. jeśli do poszczególnych dostawców przypisani są opiekunowie) lub może zostać ona wskazana przez sekretariat. Fakturę można również przypisać do wcześniej złożonego zapotrzebowania i osoby składającej to zapotrzebowanie. Jest też możliwość odrzucenia faktury i odesłania jej z powrotem do sekretariatu.
Następnie dokument jest przekazywany do kolejnego etapu – akceptacji. Osoba akceptująca oprócz zatwierdzenia faktury weryfikuje również jej opis. Elektroniczny obiegu faktur może również współpracować z rozwiązaniem controlingowym. Wówczas osoba, która akceptuje fakturę dodatkowo dołącza do niej informacje związane z przypisaniem kosztu do odpowiedniej pozycji budżetu. Akceptujący zatwierdza tym samym koszt związany z jego ośrodkiem odpowiedzialności i wykorzystaniem budżetu. Etapy opisu i akceptacji mogą być przeprowadzone w systemie ERP lub za pośrednictwem przeglądarki.
Końcowym etapem obiegu faktur jest ich zaksięgowanie. Opisana i zaakceptowana faktura trafia wprost do księgowości. Po zweryfikowaniu dokumentu pod kątem formalnym i podatkowym oraz po ewentualnym uzupełnieniu informacji, księgowy dokonuje automatycznej dekretacji dokumentu zakupu. Jeśli dokument jest niepoprawnie opisany lub zarejestrowany – księgowy może go odrzucić z odpowiednim komentarzem (do osoby akceptującej).
Elektroniczny obieg faktur zakupu pozwala na bieżąco śledzić każdą fakturę, i to już od momentu jej rejestracji w systemie. Dla każdego dokumentu zakupu można tym samym sprawdzić jego aktualny status. Pozwala to na monitorowanie procesu akceptacji dokumentów i jego przyspieszenie w razie konieczności.
Więcej o elektronicznym obiegu faktur można dowiedzieć się tutaj.
Jakie korzyści może uzyskać przedsiębiorstwo wprowadzając elektroniczny obiegu faktur zakupu:
- Oszczędność kosztów i czasu pracy pracowników. Cały proces zostanie zautomatyzowany i połączony w jedną całość. Dokumenty są rejestrowane automatycznie na podstawie e-Faktury i przekazywane do kolejnych osób uczestniczących w procesie.
- Obniżenie kosztów administracyjnych. Obniżeniu ulegają zwłaszcza koszty związane z wyjaśnieniami i poszukiwaniem zagubionych dokumentów wewnątrz firmy. Znikają także koszty dotyczące konieczności kserowania dokumentów i posługiwania się kopiami podczas akceptacji zakupów.
- Terminowa spłata zobowiązań i uniknięcie odsetek za zaległości w płatnościach, poprzez usprawnienie i automatyzację dekretacji dokumentów zakupu.
- Utrzymanie płynności finansowej środków. Obieg faktur pozwala na zaplanowanie niezbędnych wydatków i śledzenie ich wraz z termiami realizacji zobowiązań. Sprawna rejestracja dokumentów zakupu pozwala też na planowanie wydatków z uwzględnieniem stanu środków pieniężnych i zaplanowanie terminu i wysokości lokat odsetkowych.
- Obniżenie kosztów podatkowych i prawidłowa klasyfikacja do odliczeń VAT.
- Realizację całego procesu bez papieru, co wpisuje się w działania z zakresu ochrony środowiska.
Jeżeli macie Państwo pytania lub jesteście zainteresowani uruchomieniem elektronicznego obiegu faktur lub platformy Businesslink, prosimy o kontakt z Państwa opiekunem, z którym na bieżąco Państwo współpracują.
W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt:
Błąd: Brak formularza kontaktowego.