Businesslink to nowoczesny portal, który automatyzuje wymianę faktur, załączników i innych dokumentów pomiędzy kontrahentami oraz wspiera proces uzyskania zgody na elektroniczną wymianę faktur. W 2022 roku platforma Businesslink zapewni również komunikację systemów Macrologic ERP by Asseco z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), w tym odbiór faktury wystawianych przez dostawców w KSeF.
Platforma Businesslink wspiera współpracę z dostawcami na różnych płaszczyznach. Poniżej przedstawiamy, jak mogą przebiegać poszczególne etapy tej współpracy przy wykorzystaniu portalu Businesslink.
Zgoda na elektroniczną wymianę faktur
Platforma Businesslink wspiera proces pozyskiwania zgody kontrahentów na wymianę faktur. Aby zacząć elektroniczną wymianę faktur z kontrahentem, wystarczy raz zaprosić go do współpracy za pośrednictwem Businesslink. Zaproszenie wysyłane jest z poziomu kartoteki kontrahentów w systemie ERP, na wskazany przez użytkownika adres e-mail przedstawiciela dostawcy. Dostawca otrzymuje wiadomość, która określa warunki wymiany faktur drogą elektroniczną. Bazując na przygotowanej treści zaproszenia i zasadach korzystania z Businesslink mogą Państwo określić własne warunki wymiany faktur elektronicznych z kontrahentami. Dostawca, po potwierdzeniu zgody na wymianę faktur otrzyma również informację o dedykowanych adresach e-mail, na które ma wysyłać faktury oraz inne dokumenty do Państwa firmy.
Wysyłka dokumentów przez dostawców
Dzięki platformie Businesslink dostawca może wysłać dokument do Państwa:
- za pośrednictwem wiadomości e-mail, np. z programu pocztowego lub swojego systemu ERP;
- za pośrednictwem portalu Businesslink, w którym dostawca może załączyć i opisać fakturę;
- automatycznie ze swojego systemu ERP, jeśli jego system współpracuje z platformą Businesslink.
Razem z fakturą mogą zostać przekazane również pliki załączników do faktury, np. specyfikacje, protokoły atesty. Dostawca może również wysyłać inne dokumenty nie będące fakturami, np. pisma oraz pozostałą korespondencję.
Odbiór dokumentów od dostawcy.
Wysłane przez dostawce faktury, załączniki oraz inne dokumenty platforma Businesslink przekaże automatycznie do bufora dokumentów przychodzących Państwa systemu ERP. Dzięki temu, w kolejnym kroku obsługi, już w systemie ERP, faktura może zostać przekazana do firmowego obiegu dokumentów lub do modułu zakupów w logistyce.
Jeśli Państwa dostawca będzie dostarczał faktury w formacie ECOD (plik xml zawierający postać tekstową faktury) Businesslink automatycznie przeprowadzi konwersję formatów i przekaże ją do systemu ERP. Na tej postawie system ERP automatycznie zarejestruje informacje tekstowe z przesłanej faktury, co pozwoli wyeliminować ręczne przepisywanie danych.
Dla dokumentów, które mają zostać przekazane do modułu zakupów Businesslink umożliwia łączenie pozycji asortymentowych na fakturze dostawcy z Państwa indeksami. W tym celu należy wskazać poszczególne pozycje asortymentowe oraz jednostki, które w naszej kartotece odpowiadają tym, które znalazły się na dokumencie. Businesslink uczy się cały czas i raz wykonane mapowanie umożliwi automatyczne wypełnienie potrzebnych informacji przy kolejnym dokumencie od tego samego dostawcy.
Dedykowana skrzynka do odbioru dokumentów od pracowników lub z sekretariatu
W przypadku, gdy faktura od dostawcy trafi bezpośrednio do firmy lub dostawca przekaże ją do pracownika, może ona zostać przesłana na dedykowany adres e-mail przypisany w Businesslink do Państwa firmy. Businesslink odbierze taką wiadomość i przekaże ją wraz z załącznikiem do bufora dokumentów przychodzących Państwa systemu ERP. Podobnie można postąpić w przypadku faktur papierowych, które trafiają do firmy i są później skanowane w sekretariacie np. za pomocą urządzenia skanującego lub wielofunkcyjnej kserokopiarki. Również w takim przypadku sekretariat, po zeskanowaniu, może przesłać obrazy faktur na ten sam dedykowany adres e-mail. Adres też można także podać w urządzeniu wielofunkcyjnym (jeśli posiada ono taką możliwość). Po otrzymaniu Businesslink przekaże zeskanowane faktury do bufora systemu ERP.
OCR
Faktury zakupu, które wysyłają dostawcy w formie plików PDF, mogą zostać automatycznie przekazane przez Businesslink do programu OCR (ta możliwość wymaga niezależnie zawarcia umowy z operatorem programu OCR firmą Skanuj.to). Następnie po rozpoznaniu treści faktury przez program OCR, Businesslink przekaże ją do bufora dokumentów przychodzących Państwa systemu ERP. Na tej postawie system ERP automatycznie zarejestruje informacje tekstowe z przesłanej faktury, co pozwoli wyeliminować ręczne przepisywanie danych.
Dostęp do portalu dla dostawców.
Dostawca, który zaakceptował zaproszenie do wymiany dokumentów, otrzymuje dostęp do portalu Businesslink, dzięki któremu może:
- wysłać do Państwa fakturę załączając i opisują ją bezpośrednio w portalu,
- zweryfikować aktualne saldo rozrachunków,
- sprawdzić, czy faktura została opłacona przez Państwa firmę,
- samodzielnie zdefiniować kolejnych użytkowników, którzy będą mogli korzystać z portalu,
- zarządzać uprawnieniami kolejnych użytkowników według ich potrzeb,
- mieć wgląd do zestawień i statystyk, które oferuje portal.
Rys. 1. Portal Businesslink, Pulpit startowy
Zgodność z przepisami prawa
Businesslink, zapewnia weryfikację autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów, co wypełnia wymagania w zakresie przepisów prawa dotyczących wymiany faktur elektronicznych.
Więcej o Businesslink można dowiedzieć się na stronie poświęconej portalowi Businesslink.
W 2022 roku Businesslink zapewni automatyczną komunikację systemów ERP z Krajowym Systemem e-Faktur.
Businesslink pozwala na wymianę faktur, załączników i innych dokumentów pomiędzy kontrahentami. Od stycznia 2022 r. zapewni również komunikację Państwa systemu ERP z KSeF i pozwoli na:
- przekazywanie przygotowanej w systemie ERP faktury do KSeF,
- odbiór informacji zwrotnej o fakturze (potwierdzenie wystawienia faktury lub informacje o ewentualnych niezgodnościach),
- odbiór faktur zakupu wystawionych przez Państwa dostawców za pośrednictwem KSeF.
Już teraz mogą Państwo uruchomić platformę Businesslink jako część przygotowań swojego systemu ERP do współpracy z KSeF.
Jeżeli macie Państwo pytania lub jesteście zainteresowani uruchomieniem platformy Businesslink, prosimy o kontakt z Państwa opiekunem lub skorzystanie z poniższego formularza zgłoszeniowego.
W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt:
Błąd: Brak formularza kontaktowego.