Elektroniczny obieg dokumentów zakupu to rozwiązanie, które nie tylko usprawnia obieg faktur w firmie, ale też pozwala generować konkretne oszczędności i ułatwia zarządzanie budżetem. To proste rozwiązanie polegające na przyjęciu, opisie, akceptacji i księgowaniu faktur w formie elektronicznej daje dyrektorowi finansowemu dostęp do wszystkich faktur na każdym etapie ich obiegu w firmie, a tym samym lepszą kontrolę nad wydatkami.
Elektroniczny obieg faktur zakupu jest częścią obiegu e-zakupów, wchodzącego w skład Macrologic ERP Obieg Informacji. Elektroniczna obsługa zakupów definiuje poszczególne etapy związane z procesem zakupu i kontroli budżetu w okresie jego obowiązywania. Działania związane z obsługą zakupów zwykle obejmują operacje z różnorodnych obszarów, w tym opracowanie budżetu zakupów, tworzenie zapotrzebowania zakupu czy też właśnie obsługę faktur w obiegu wraz z zaksięgowanym dokumentem. Więcej o zarządzaniu procesem zakupów pisaliśmy tutaj.
Zaczynamy od przyjęcia faktury
Oczywiście, aby zainicjować elektroniczny obieg faktur zakupu w firmie trzeba zacząć od przyjęcia faktury. Zazwyczaj po otrzymaniu dokumentu zakupu, osoba obsługująca korespondencję przychodzącą w firmie (sekretariat, kancelaria) rejestruje podstawowe informacje dotyczące faktury, dołącza skan faktury i przesyła dokumenty do osoby odpowiedzialnej za opis lub akceptację konkretnego zakupu. Aby jeszcze bardziej usprawnić ten proces, można tutaj posiłkować się zarówno technologią OCR, która pozwala na automatyczne rozpoznawanie danych z papierowych faktur, jak również skorzystać z portalu Businesslink, czyli specjalnego systemu wymiany dokumentów elektronicznych między firmami.
Następnie trzeba prawidłowo opisać dokument zakupu i …
Dla prawidłowego rozliczenia faktury zakupowej bardzo ważne jest jej prawidłowe i szybkie opisanie. Faktura powinna zatem zostać sprawnie przekazana do osoby odpowiedzialnej za jej opis. Dzieje się to za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów. Kiedy faktura trafia do właściwej do jej opisania osoby, natychmiast zostaje ona o tym powiadomiona poprzez e-mail. System umożliwia takiej osobie opisanie faktury, a także przesłanie jej do osoby upoważnionej do ostatecznego zatwierdzenia dokumentu. Fakturę można również przypisać do wcześniej złożonego zapotrzebowania. Jest też możliwość odrzucenia faktury i odesłania jej z powrotem do sekretariatu.
… zaakceptować zakup
Osoba akceptująca zakup (przypisana do dokumentu zakupu w obiegu) zostaje powiadomiona poprzez e-mail o liście dokumentów zakupu do akceptacji. Do jej zadań należy weryfikacja opisu faktury lub umieszczenie własnego opisu. Akceptacja faktury dokonywana jest w systemie poprzez zmianę statusu dokumentu zakupu na zatwierdzony, gotowy do dekretacji.
System elektronicznego obiegu dokumentów można na tym etapie zintegrować z rozwiązaniami dedykowanymi controlingowi. Wówczas osoba, która akceptuje fakturę musi dodatkowo dołączyć do niej informacje związane z przypisaniem kosztu do odpowiedniej pozycji budżetu. Akceptujący zatwierdza tym samym koszt związany z jego ośrodkiem odpowiedzialności i wykorzystaniem budżetu.
Kończymy na zaksięgowaniu faktury
Końcowym elementem obiegu e-faktur zakupowych jest ich odpowiednie zaksięgowanie. Opisana i zaakceptowana faktura trafia wprost do księgowości, o czym księgowy informowany jest automatycznie poprzez e-mail. Po zweryfikowaniu dokumentu pod kątem formalnym i podatkowym oraz po ewentualnym uzupełnieniu informacji, księgowy dokonuje automatycznej dekretacji dokumentu zakupu. Jeśli dokument jest niepoprawnie opisany lub zarejestrowany – księgowy może go odrzucić z odpowiednim komentarzem (do osoby akceptującej).
Nie zapominajmy, że fakturę można cały czas śledzić!
Elektroniczny obieg faktur zakupu ma jeszcze jedną ciekawą funkcję – pozwala na bieżąco śledzić każdą fakturę, i to już od momentu jej rejestracji w systemie. Dla każdego dokumentu zakupu można tym samym sprawdzić jego aktualny status. Pozwala to na monitorowanie procesu akceptacji dokumentów i jego przyspieszenie w razie konieczności.
Zachęcamy Państwa do zapoznania się z nagraniem, na którym nasza koleżanka Aleksandra, przedstawia całą drogę wędrówki elektronicznej faktury po firmie.
A jak właściwie firma skorzysta na elektronicznym obiegu faktur zakupowych?
Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów są dla firmy wielorakie. Po pierwsze, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu wpływa na obniżenie kosztów odsetek od zobowiązań. A to dzięki temu, że poprzez uporządkowanie i automatyzację procesu zakupów i związanych z nim dokumentów następuje przyspieszenie cyklu akceptacji faktur. Duże znaczenie ma też tutaj możliwość zaplanowania terminowych spłat zobowiązań i uniknięcie odsetek za zaległości w płatnościach.
Po drugie, zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów zakupu pozwala na zaplanowanie środków niezbędnych do utrzymania płynności finansowej. Wpływ na to ma możliwość stałego śledzenia zakontraktowanych wydatków firmy wraz z terminami realizacji zobowiązań. Sprawna rejestracja dokumentów zakupu pozwala też na planowanie wydatków z uwzględnieniem stanu środków pieniężnych i zaplanowanie terminu i wysokości lokat odsetkowych.
Po trzecie, uporządkowanie obiegu dokumentów zakupu wpływa na obniżenie kosztów podatkowych. Brak opóźnień w rejestracji księgowej dokumentów VAT przekłada się bowiem na poprawne dokonywanie odliczeń podatku VAT (data otrzymania dokumentu decyduje o okresie jego odliczenia, późniejsze zaksięgowanie dokumentu może spowodować utracenie prawa do odliczenia VAT lub konieczność wykonywania korekt deklaracji).
Po czwarte wreszcie, zastosowanie rozwiązania do obiegu dokumentów zakupów pozwala na obniżenie kosztów administracyjnych. Obniżeniu ulegają zwłaszcza koszty związane z wyjaśnieniami i poszukiwaniem zagubionych dokumentów wewnątrz firmy oraz koszty poświęcone na uzyskanie od dostawcy duplikatu dokumentu w przypadku jego zaginięcia. Znikają także koszty dotyczące konieczności kserowania dokumentów zewnętrznych i posługiwania się kopiami podczas akceptacji zakupów. Dzięki temu biuro staje się bardziej przyjazne środowisku i utrzymane w duchu idei paperless.
Elektroniczny obieg faktur zakupowych to tylko jeden z elementów kompleksowego systemu obiegu firmowych dokumentów
Chcesz poznać inne elementy elektronicznego obiegu dokumentów, jakie oferują nasze systemy Xpertis ERP i Merit ERP? Zapraszamy do lektury.
W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt:
Błąd: Brak formularza kontaktowego.