Zobacz, jak nowoczesna komunikacja elektroniczna ułatwia codzienną pracę
Masz dość piętrzących się na biurku dokumentów? Musisz dzielić się korespondencją z kolegą z oddziału z innej miejscowości? Od tygodnia czekasz na uwagi szefa do nowej umowy z klientem? A może zgubiłeś ważne pismo od kontrahenta? Zapomnij o kłopotach z firmową korespondencją, stwórz swój własny wirtualny sekretariat i ciesz się z możliwości, jakie daje elektroniczny obieg informacji w firmie.
Nowoczesna komunikacja elektroniczna staje się podstawą funkcjonowania coraz większej ilości firm. Zapewnia nie tylko porządek w korespondencji i dokumentach, ale także oszczędza czas i pieniądze. O korzyściach, jakie daje Obieg Informacji Macrologic ERP pisaliśmy już obszernie w artykule „Wykorzystaj komunikację elektroniczną i zrób porządek w firmowych dokumentach”.
Tym razem chcemy skupić się na jednym z elementów Obiegu Informacji Macrologic ERP, czyli module kontakty w Xpertis/Merit. Jak trafnie zauważyła nasza koleżanka Aleksandra, „technologia odmienia nasze życie na tyle, że papier staje się przestarzałym nośnikiem informacji – a przecież w dokumentach, np. różnego rodzaju pismach, chodzi o informacje, a nie papier”. Czemu więc nie wykorzystać nowoczesnych technologii na korzyść naszej firmy? Pora zbudować swój własny wirtualny sekretariat i korzystać z najnowszych technologii w codziennej pracy. Zobaczcie, jak zachęca do tego Aleksandra.
Co oferuje moduł Kontakty?
Moduł Kontakty to narzędzie wykorzystujące najnowocześniejszą i najbardziej efektywną formę komunikacji w biznesie – komunikację elektroniczną. Umożliwia dzięki temu uporządkowanie, przyspieszenie i zautomatyzowanie przepływu informacji w firmie, tak by mogła ona działać w modelu e-organizacji. Praca z modułem Kontakty to przede wszystkim sprawna obsługa pism wychodzących i przychodzących, obsługa korespondencji wewnętrznej oraz zarządzanie kontaktami. I wiele, wiele więcej.
Dzięki Kontaktom możemy stworzyć w firmie swój własny e-sekretariat i wykorzystać go zarówno do obsługi pism zewnętrznych (od kontrahentów, instytucji urzędowych), jak i pism wewnętrznych (np. rozporządzenia, komunikaty). Dzięki temu odbiorcy pisma będą mogli przeglądać je on-line z dowolnego miejsca. Kluczowy odbiorca pisma będzie miał możliwość efektywnej pracy z pismem między innymi poprzez przesyłanie pisma do konsultacji czy zaopiniowania innym pracownikom. System przypilnuje terminowości prac nad pismem i pokaże postępy tych prac. Ponadto system specjalnych alertów przypomni o pismach do przejrzenia bądź realizacji, a sama dystrybucja pism w formie elektronicznej przebiega sprawnie i szybko. Wszystkie pisma gromadzone są w formie elektronicznej w jednym miejscu, nie gubią się, łatwo je przeglądać, przesyłać i archiwizować.
Zalety modułu Kontakty
Moduł Kontakty pozwala efektywnie zarządzać nie tylko kontaktami, ale także przychodzącymi i wychodzącymi dokumentami. Zbiera i przechowuje w jednym miejscu wszystkie wydarzenia dotyczące poszczególnych klientów, porządkując je w logiczną całość. Dzięki temu pracownicy sekretariatu, księgowości, działu sprzedaży i innych zespołów w firmie oraz kadra zarządzająca szybko i łatwo zyskują dostęp do wszelkich informacji o kontrahentach, takich jak e-maile, zeskanowane dokumenty, faktury, zamówienia, umowy oraz inne zdarzenia (np. telefony, spotkania), bez względu na miejsce, w którym dokumenty zostały przyjęte.
Co jeszcze dają Kontakty?
Dzięki temu, że Kontakty są częścią elektronicznego Obiegu Informacji Macrologic ERP, i mogą łączyć się z innymi modułami naszych systemów ERP, użytkownicy zyskują o wiele więcej niż tylko e-sekretariat. Uruchomienie w firmie nowoczesnej komunikacji, z jasną ścieżką akceptacji i przepływu dokumentów, pozwala nie tylko na rezygnację z osobistego dostarczania dokumentów, ale także eliminuje możliwość zgubienia dokumentów i ułatwia gromadzenie oraz wyszukiwanie informacji i danych. Wszystko to sprawia, że firma ma możliwość szybkiego włączenia pracowników we wspólny kanał komunikacji i grupowej pracy na dokumentach. Sprzyja to jednolitemu systemowi pracy w firmie i pozwala na rozwój firmy w kierunku nowoczesnej e-organizacji, przy zachowaniu szczególnej dbałości o dobrą współpracę z klientami i kontrahentami.
W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt:
Błąd: Brak formularza kontaktowego.