Każda firma obraca codziennie dziesiątkami papierowych dokumentów, które zawierają różnorodne dane. Czasem są to faktury zakupowe, innym razem delegacje pracownicze czy umowy z kontrahentami. O ile prościej i efektywniej będzie wyglądało funkcjonowanie firmy, zwłaszcza o strukturze rozproszonej lub pracującej zdalnie, jeśli wszystkie dokumenty dostępne będą on-line, w formie elektronicznej?

Królestwo papieru

Papierowe dokumenty są w firmach wszechobecne. Piętrzące się faktury zakupowe, kosztorysy i załączniki do umów z kontrahentami czy kolejne wnioski o urlop to tylko niektóre z nich. Nie dość, że zajmują dużo miejsca, trzeba je katalogować i przechowywać w specjalnych warunkach, to jeszcze na dodatek potrafią się zgubić lub uszkodzić. Do tego trzeba je kopiować i nie mogą być jednocześnie wykorzystywane przez kilka osób, nie mówiąc już o dostępie do nich spoza biura. Taka papierologia potrafi skutecznie dezorganizować pracę, a uporządkowanie wciąż napływających do firmy dokumentów pochłania wiele cennego czasu. Z otaczającą nas firmową papierologią rozprawia się na nagraniu, do którego obejrzenia zachęcamy, nasza koleżanka, Aleksandra.

Najprostszym i najskuteczniejszym sposobem na uporządkowanie firmowej dokumentacji w różnych obszarach, jest po prostu wdrożenie w firmie elektronicznego Obiegu Informacji Macrologic ERP. Jest to rozwiązanie ERP służące do kompleksowej obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Pozwala na wygodny import dokumentów, procesowanie zapotrzebowania i faktur kosztowych, rejestrowanie i rozliczanie delegacji, a także procedowanie umów i ofert. Można powiedzieć, że Obieg Informacji Macrologic ERP umożliwia digitalizację biznesu na poziomie zarządzania dokumentami i automatyzację powiązanych z nimi procesów, tym samym wydatnie usprawniając pracę i oszczędzając czas.

Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom, jakie daje stosowanie Obiegu Informacji Macrologic ERP w firmie.

Porządek w dokumentach

Dzięki Obiegowi Informacji Macrologic ERP szybko uporządkujesz dokumenty, maile, wnioski czy faktury i w firmie zapanuje porządek, sprzyjający efektywnej pracy. Dzięki naszemu narzędziu drukowanie i archiwizowanie papierowych dokumentów nie będzie już konieczne. Oszczędzisz zatem nie tylko czas i papier (a przecież wszystkim nam zależy na dbaniu o środowisko), ale także zyskasz więcej miejsca, które do tej pory zajmowały segregatory wypełnione po brzegi dokumentami. Zyskasz także pewność, że firmowa dokumentacja jest kompletna i czytelna. Ponadto, pracownicy będą mogli korzystać z niej z każdego miejsca i w każdej chwili.

Ponadto, dzięki integracji Obiegu Informacji Macrologic ERP z usługą OCR (optycznego rozpoznawania znaków), można także korzystać z funkcjonalności importu zeskanowanych już dokumentów papierowych i importu dokumentów elektronicznych. System rozpoznaje i parametryzuje dane z importowanych dokumentów, m.in. kategoryzując je pod kątem terminów płatności czy kwoty do zapłaty, co znacząco ułatwia codzienną pracę.

Kompleksowe podejście do obiegu firmowej dokumentacji

Obieg Informacji Macrologic ERP to także kompleksowe podejście do obsługi różnorodnych procesów w firmie, nawet takich, które angażują różne działy czy wielu pracowników. Dzięki temu unikniesz niekończących się korowodów pracowników krążących po całej firmie, żeby załatwić jakąś sprawę.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala bowiem na efektywną obsługę m.in.:

• zapotrzebowania na zakupy materiałów, surowców oraz usług generowanych w całym przedsiębiorstwie, przy czym zakupy te mogą być dowolnie kategoryzowane, w zależności od tego, jak przebiega dalsza ścieżka ich akceptacji i realizacji;
• faktur kosztowych, dzięki elektronicznej rejestracji faktur zakupowych spływających do firmy i ich natychmiastowym kierowaniu do akceptacji przez odpowiednich menedżerów;
• delegacji krajowych i zagranicznych, za sprawą tworzenia planów delegacji (użytkownik określa czas trwania i miejsce delegacji, wnioskuje o ewentualne zaliczki itp.), a następnie – ich sprawnego rozliczania (po odbyciu delegacji pracownik wprowadza faktyczny czas delegacji, łącznie z przerwami, a także faktycznie odbyte przejazdy i poniesione koszty). System, dzięki powiązaniu z modułem ERP Finanse i Księgowość automatycznie wylicza wysokości diet i zwrotów;
• ofert i umów, które spływają do firmy. System pozwala na kontrolowanie ofert przez upoważnione osoby, a także na ich rejestrację i weryfikację przez dział prawny. Na podstawie zatwierdzonych dokumentów można następnie generować zlecenia fakturowania, które stanową podstawę do automatycznego generowania faktur sprzedażowych.

Większa kontrola nad wydatkami i przepływem informacji w firmie

Z naszym systemem Obiegu Informacji Macrologic ERP zapanujesz także nad firmowymi wydatkami i usprawnisz system przepływu informacji. Zapewnia on bowiem pełną transparentność i kontrolę nad wydatkami i pozwala prześledzić całą ścieżkę obiegu i akceptacji każdego dokumentu w organizacji. Tym samym dokładnie widać, kto, jakie zapotrzebowania zakupowe zgłasza, jakie faktury kosztowe wygenerowano czy też kto zatwierdza konkretne dokumenty.

Mechanizm powiadamiania i przypominania o ważnych terminach i dokumentach

Oprócz digitalizacji dokumentów Obieg Informacji Macrologic ERP oferuje także szereg wygodnych i przydatnych w codziennej pracy mechanizmów powiadamiania i przypominania o ważnych sprawach. Warto wspomnieć tutaj, chociażby o mechanizmach powiadamiania poprzez e-mail o dokumentach oczekujących na obsługę czy też o mechanizmach przypominania o nieterminowości obsługi lub akceptacji dokumentów. Co ciekawe, mechanizmy te działają także na smartfonach.

Obieg Informacji Macrologic ERP to szereg korzyści dla biznesu – podsumowanie

Elektroniczna obsługa dokumentów jest jednym z kluczowych obszarów digitalizacji działalności przedsiębiorstwa. Usprawnienie administracji dokumentami z zastosowaniem naszego systemu Obiegu Informacji Macrologic ERP to znaczna oszczędność czasu i pracochłonności, a także zwiększenie kontroli nad obiegiem dokumentów i wydatkami.

Warto spojrzeć na Obieg Informacji Macrologic ERP od strony korzyści, jakie przynosi firmie jego codzienne użytkowanie:

• łatwy import dokumentów odciąża pracowników, niwelując potrzebę czasochłonnego, ręcznego wprowadzania ich do systemu ERP;
• wygodny dostęp do systemu z dowolnego miejsca;
• e-mailowe powiadomienia i przypomnienia ułatwiają i przyspieszają pracę kadry menadżerskiej z dokumentami;
• możliwość kontroli nad dostępem do informacji (niepowołani użytkownicy nie mają dostępu do odpowiednich dokumentów);
• kontrola wydatków (np. zapotrzebowania);
• śledzenie obiegu dokumentów z przypisaniem osób odpowiedzialnych;
• wsparcie pracy rozproszonej, zarówno w przypadku firm wielooddziałowych, jak i pracy zdalnej.

W kolejnych artykułach, poświęconych obsłudze e-zakupów oraz kontaktom elektronicznym (e-sekretariat) opowiemy, co firma może zyskać dzięki cyfryzacji dokumentów w tych obszarach.