Mozolne układanie grafików pracy dla dziesiątek pracowników? Niekończące się kolizje urlopów i brak zastępstwa? Ciągłe zmiany danych osobowych pracowników? Pierwszy kwartał każdego roku zdominowany przez rozsyłanie PIT-ów do pracowników? Z naszym systemem do zarządzania czasem pracy szybko poradzisz sobie z tym wszystkim i oszczędzisz mnóstwo czasu. Ponadto część zadań pracownicy wykonają samodzielnie poprzez Serwis Pracowniczy. Brzmi ciekawie?
Można powiedzieć, że na naszych oczach dokonują się zmiany modelu pracy, przyspieszone jeszcze przez wciąż niegasnącą epidemię COVID-19. Czy tego chcemy, czy nie, praca zdalna stała się codziennością w wielu firmach. I być może tak już zostanie. Dotychczasowe problemy związane z codziennym grafikowaniem czasu pracy, planowaniem urlopów czy dostępem pracowników do PIT-ów nagle jednak nie zniknęły. Wprost przeciwnie, stały się jeszcze większym wyzwaniem dla działów kadrowo-płacowych i menadżerów. Ci ostatni stoją ponadto przez wyzwaniem zwiększenia efektywności w firmie w czasie, gdy wiele branż dotyka poważny kryzys wywołany wspomnianą epidemią koronawirusa. Z pewnością sporym wyzwaniem dla menadżerów jest również zarządzanie nowymi pracownikami, z których znaczna część to młodzi ludzie, przyzwyczajeni to bycia on-line i szybkiego dostępu do informacji. To jednak nie koniec – współczesne organizacje muszą przecież zmierzyć się również z rozproszeniem terytorialnym swoich oddziałów, nierzadko przekraczającym granice Polski, oraz stawiać na dużą mobilność pracowników, by dotrzeć do jak największej liczby klientów.
W tym kontekście chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na dostępne u nas rozwiązania ERP w systemach Merit i Xpertis, które mogą pomóc zaoszczędzić Państwu wiele czasu i sprawić, by zasoby ludzkie były wykorzystane efektywniej, a wszelkie wnioski i informacje były przekazywane w formie elektronicznej. Skorzysta też na tym środowisko, mniej wniosków papierowych to mniej ściętych drzew i mniej odpadów. Każdy wygrywa!
| Dowiedź się więcej o elektronicznym obiegu dokumentów w naszych systemach ERP. |
Przeglądanie danych pracowników
Możliwość przeglądania danych pracowników to kluczowa funkcjonalność, dzięki której masz pewność, że dane osobowe pracowników, którymi dysponujesz w twojej firmie są zawsze aktualne. Dzięki udostępnieniu ich pracownikom poprzez Serwis Pracowniczy oszczędzisz wiele pracy działowi kadrowo-płacowemu w swojej firmie. Pracownicy sami zweryfikują poprawność danych i w razie potrzeby, będą mogli złożyć wniosek o ich aktualizację.
Dzięki temu firma może wyeliminować papierowy obieg dokumentów kadrowo-płacowych i może zrezygnować z ręcznego wprowadzania danych. Sprawia to, że informacje o pracownikach są spójne i zgodne z rzeczywistym stanem natychmiast po zgłoszeniu przez pracownika jakichkolwiek zmian, a kadra zarządzająca ma dostęp do aktualnych danych o swoich pracownikach, nawet o tych zatrudnionych w różnych lokalizacjach przedsiębiorstwa.
Planowanie urlopów i wnioski urlopowe
Kolejnym ważnym obszarem obsługiwanym przez Serwis Pracowniczy są urlopy. Pracownik ma dostęp do informacji o przysługującej mu liczbie dni urlopowych do wykorzystania, może samodzielnie tworzyć plany urlopowe i składać wnioski o urlop. Pracodawca z kolei ma pewność, że urlopy pracowników realizowane są zgodnie z obowiązującym prawem, może też zdalnie akceptować lub odrzucać wnioski pracowników o urlopy. Ponadto informacje z Serwisu przekazywane są do innych modułów systemu ERP, dzięki czemu mogą automatycznie trafiać np. do działu kadr i płac. Serwis umożliwia także planowanie zastępstw za pracowników będących na urlopie, co z pewnością wpływa na ciągłość działań firmy.
| Przeczytaj o tym, jak Serwis Pracowniczy ułatwia pracę zdalną i jakie wnioski pracownik może składać poprzez Serwis Pracowniczy. |
Akceptacja urlopów i wniosków pracowniczych jednym kliknięciem
Przysłowiowe jedno kliknięcie – tyle dzieli pracodawcę do akceptacji (lub odrzucenia) złożonych przez pracowników poprzez Serwis Pracowniczy wniosków i planów urlopowych. Niewiele więcej zajmuje pracodawcy udostępnienie pracownikom poprzez Serwis Pracowniczy aktualnych PIT-ów lub RMUA i innych dokumentów. To spora oszczędność czasu i zasobów dla działów kadrowo-płacowych, które zyskany czas mogą spożytkować np. na tworzenie analiz, służących rozwojowi firmy.
Zachęcamy do obejrzenia nagrania webinaru, podczas którego można poznać zalety korzystania z Serwisu Pracowniczego podczas prac administracyjno-kadrowych w dziale HR.
Dostęp do PIT-ów, RMUA i innych załączników i danych na temat zatrudnienia
Z pewnością każdego pracodawcę ucieszy wiadomość, że Serwis Pracowniczy umożliwia pracownikom dostęp do PIT-ów w formie elektronicznej. Oznacza to koniec rozsyłania przez pracodawcę PIT-ów do każdego pracownika, który dzięki Serwisowi może pobrać sobie PIT, jak również inne elektroniczne dokumenty czy zaświadczenia jak RMUA, bezpośrednio ze swojego konta w Serwisie Pracowniczym. To wygoda i spora oszczędność czasu dla działów kadrowo-płacowych i pewność, że każdy pracownik na czas otrzymał swoje dokumenty.
Serwis Pracowniczy umożliwia także udostępnianie pracownikom szeregu innych dokumentów, takich jak umowa o pracę czy opis stanowiska pracy. Wśród prezentowanych pracownikowi danych mogą znaleźć się m.in. informacje na temat wysokości wynagrodzenia uzyskanego z tytułu umowy o pracę i umów cywilnoprawnych, informacje o badaniach okresowych, dodatkowych kwalifikacjach czy szkoleniach BHP, wyróżnieniach i karach. Serwis pozwala również na prezentację danych na temat ubezpieczenia.
„Proces wysyłania deklaracji PIT jest prosty i sprawny. Przygotowuję PIT-y z podziałem na MPK, następnie wysyłam do Urzędów Skarbowych. System sam wskazuje, kto z pracowników powinien otrzymać informację PIT-11 za dany rok. Nie muszę się martwić, czy nie zapomniałam o jakimś pracowniku, czy kogoś nie pominęłam. To znacząco oszczędza czas pracy.” Magdalena Litwińczuk-Dukała, Kierownik Działu Kadr i Płac Douglas
Przegląd mienia pracowniczego i zgłaszanie usterek
Dzięki połączeniu Serwisu Pracowniczego z innymi modułami naszych systemów ERP, takimi jak Remonty czy Wyposażenie pracownicy mogą zyskać jeszcze większą samodzielność w załatwianiu swoich spraw. Mogą na przykład samodzielnie zgłaszać usterki albo dokonywać przeglądu swojego mienia pracowniczego. I to wszystko w formie elektronicznej, a nawet – zdalnie.
Wykorzystanie danych gromadzonych w Serwisie Pracowniczym przez pracodawcę
Dane gromadzone serwisie pracowniczym mogą być wykorzystywane przez inne moduły naszych systemów ERP. Przykładowo moduł Kadry i Płace korzysta z tych danych podczas tworzenia listy płac, poleceń przelewów wynagrodzeń w czasie przekazywania dokumentów do ZUS i Urzędu Skarbowego.
Polecamy zapoznanie się z webinarium poświęconym Serwisowi Pracowniczemu w Xpertis ERP
Grafikowanie czasu pracy
Serwis Pracowniczy powiązać można także z innymi modułami naszych systemów ERP, takimi jak Grafikowanie i rozliczanie czasu pracy czy Rejestracja czasu pracy. Pozwala to na sprawne grafikowanie i zarządzanie czasem pracy pracowników. Z pewnością jest to ciekawy temat i szczegółowo omówimy go w odrębnym artykule. Zachęcamy do śledzenia portalu AVP.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości, jakie oferuje Serwis Pracowniczy? Wypełnij formularz kontaktowy.
Błąd: Brak formularza kontaktowego.