10 listopada 2020 r. minął ostateczny termin na zawarcie przez pracodawców umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) z jedną z 19 instytucji finansowych z programu PPK. Tym samym zakończył się III etap wdrażania PPK. Ostatni, IV etap, rozpocznie się 1 stycznia 2021 i obejmie pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora finansów publicznych, bez względu na stan zatrudnienia. W związku z tym przygotowaliśmy dla Państwa zestawienie najważniejszych informacji na temat udogodnień w zarządzaniu PPK, jakie oferują nasze systemy ERP. Chcemy pokreślić, że nasze systemy są na bieżąco dostosowywane do pojawiających się zmian prawnych dotyczących PPK.
W związku z tym, że ustawodawca nałożył na przedsiębiorców obowiązek wprowadzenia w firmach Pracowniczych Planów Kapitałowych, stworzyliśmy specjalne narzędzia, znacząco ułatwiające zarządzaniem nimi. Wiele firm już od lipca 2019 r. zobowiązanych było do podpisania umowy z jedną z 19 instytucji finansowych, a następnie umożliwienia pracownikom przystępowania do PPK.
Przy dużym zatrudnieniu, zmiennym wynagrodzeniu, czy dużej rotacji pracowników, zarządzenie PPK w firmie może nastręczać wielu problemów, tym bardziej, że powiązane jest nie tylko z wysokością wynagrodzenia pracownika, ale także okresem jego zatrudnienia. Ponadto pracownik ma prawo wglądu zarówno do swoich danych, które może zmieniać, jak również do wysokości funduszy gromadzonych na jego koncie. Ponadto, każdy pracownik może też dobrowolnie wpłacać dodatkowe składki na fundusz PPK. Powoduje to wiele trudności dla działów kadrowo-płacowych, dlatego też opracowaliśmy specjalne narzędzia ERP do zarządzania PPK.
Pragniemy podkreślić, że zarówno z doświadczeń naszych klientów, jak naszych doświadczeń wdrożeniowych wynika, że otoczenie prawne i wytyczne związane z wdrażaniem PPK bezustannie się zmieniają. Nasze systemy ERP są do tych zmian na bieżąco dostosowywane, co sprawia, że firmy z nich korzystające mają pewność, że zarządzają PPK zgodnie z aktualnymi, obowiązującymi przepisami prawa.
We wpisie, który właśnie Państwo czytacie, postanowiliśmy zebrać najważniejsze informacje o PPK i naszych rozwiązaniach w tym zakresie, a także przekazać Państwu doświadczenia innych firm, które już skorzystały z naszych rozwiązań. Zebraliśmy tu także nagrania webinarów poświęconych PPK oraz opisy aktualizacji, które na bieżąco przygotowujemy, zgodnie z najnowszymi przepisami prawa.
Pragniemy pokazać Państwu jak sprawnie może wyglądać wdrażanie i zarządzanie PPK w oparciu o nasze systemy ERP. Ponadto, chcemy zwrócić Państwa uwagę na to, że system do zarządzania PPK by Asseco doskonale współgra z innymi naszymi rozwiązaniami, takimi jak Kadry i Płace czy Portal Pracowniczy. Stworzyliśmy także specjalne analizy BI wspomagające analizowanie PPK w firmach.
Na co zwrócić uwagę podczas wdrażania PPK w firmie?
Dla nas wszystkich konieczność zmierzenia się z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi to zupełna nowość. W 2019 r. musiały się z tym zmierzyć firmy zatrudniające co najmniej 250 osób, w 2020 dotyczyć to będzie firm, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Warto pamiętać, że od początku roku 2021 każdy pracodawca zatrudniający nawet małą liczbę osób będzie musiał umożliwić im udział w PPK. Na bazie doświadczeń innych firm przygotowaliśmy więc listę zagadnień, na które warto zwrócić uwagę podczas wdrażania PPK w swojej firmie:
- Zadbaj o staranny wybór instytucji finansowej, z którą będziesz współpracował, nie tylko pod kątem finansowym, ale także technicznym. Warto od początku zadbać o to, aby dobrze zsynchronizować przesyłanie danych między systemem do obsługi PPK w firmie, a instytucją finansową. Współpraca z instytucją finansową obejmuje generowanie raportów potrzebnych instytucjom do prowadzenia kont uczestników PPK oraz import danych z instytucji.
- Pamiętaj, że różne instytucje finansowe wymagają różnych parametryzacji systemu PPK by Asseco, aby poprawnie zsynchronizować przesyłanie danych między instytucją, a twoją firmą. Jest to bardzo istotne, gdyż pracodawcy zobowiązani są co miesiąc do przygotowywania i wysyłki do instytucji finansowej zbiorczego rejestru wpłat za wszystkie osoby zatrudnione.
- Weź pod uwagę to, że aby wysyłać wspomniany raport, musisz mieć opracowaną złożoną do instytucji finansowej listę pracowników podlegających pod PPK, uwzględniającą m.in. wysokość procentową składek przekazywanych do PPK.
- Zwróć uwagę na szeroki zakres funkcjonalności naszego narzędzia do obsługi PPK by Asseco – oferuje ono między innymi możliwość automatycznego generowania listy uczestników PPK.
- Wykorzystaj w pełni możliwości, jakie dają alerty i przypomnienia generowane przez nasz system do obsługi PPK by Asseco, jak na przykład przypomnienie o konieczności zgłoszenia do PPK nowych pracowników. Dzięki temu unikniesz kłopotów i kar za niedopełnienie obowiązków pracodawcy związanych z PPK. Alerty oferowane przez nasz system mają na celu wparcie pracodawcy w procesie informowania oraz informowanie uczestników PPK o zachodzących zdarzeniach wynikających z ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. 2018 Poz. 2215), do czego został zobowiązany w tej ustawie, podmiot zatrudniający. Co ciekawe, alerty można wysyłać w formie poczty elektronicznej na przypisane adresy e-mail.
- Postaw na sprawną komunikację z pracownikami – udostępnij im wgląd do informacji o ich wpłatach na rzecz PPK, a także skorzystaj z możliwości bezpośredniego przesyłania deklaracji przystąpienia/wystąpienia z PPK do podpisu pracownikom.
- Miej na uwadze to, że bieżąca praca z PPK wymaga informowania uczestnika oraz wysyłania mu powiadomień o przystąpieniu do PPK. Nasz system PPK by Asseco pilnuje terminów wskazanych w ustawie i wysyła wymagane powiadomienia pracownikom uczestniczącym w PPK.
- Pamiętaj o tym, aby zintegrować system PPK by Asseco z innymi elementami systemów ERP Macrologic, zwłaszcza z Portalem Pracowniczym i programem Kadry i płace. Jak pokazują doświadczenia innych firm, znacząco ułatwia to zarządzanie PPK w organizacji. Piszemy o tym szerzej poniżej.
| Zobacz nagranie z instrukcją obsługi PPK i związanych z nimi e-wniosków i e-dokumentów. |
Zintegrowanie programu Kadry i płace z programem PPK by Asseco
Podczas wdrażania PPK w organizacji warto pomyśleć nad zintegrowaniem programu do obsługi PPK by Asseco z programem Kadry i płace. Znacząco przyspieszy i ułatwi to obsługę PPK w firmie. Bardzo sprawnie można wówczas wykonywać takie czynności jak ewidencja uczestników i naliczanie wpłat, a w szczególności:
- Ewidencja uczestników PPK,
- Naliczanie wpłat na PPK,
- Wprowadzenie umowy o obsługę PPK z instytucją finansową,
- Uzupełnianie listy uczestników PPK,
- Zgłoszenie pracowników do instytucji finansowej,
- Rejestracja deklaracji i wniosków, np. deklaracji rezygnacji z odprowadzania wpłat,
- Rejestracja wniosków o przystąpienie do PPK (dla osób, które ukończyły 55 lat i nie ukończyły 70-ciu lat),
- Przekazywanie do instytucji finansowej deklaracji pracowników o zmianach w wysokości wpłat, rezygnacji lub wznowieniu PPK,
- Naliczenie wpłat PPK za pracowników w płacach (np. na podstawie danych zgromadzonych w programie Pracownicze Plany Kapitałowe by Asseco naliczenie wpłat PPK nastąpi w programie Kadry i płace na listach płac lub na rachunkach podczas naliczania list lub podczas wystawiania rachunku),
- Przekazanie informacji o naliczonych wpłatach za dany miesiąc do instytucji finansowej,
- Rozliczenie wpłat PPK w wynagrodzeniu pracownika.
Wykorzystanie Portalu Pracowniczego przy obsłudze PPK by Asseco
Warto rozważyć możliwość zintegrowania obsługi PPK by Asseco z Portalem Pracowniczym. To ważne, gdyż bieżąca obsługa PPK wymaga również bieżącej obsługi wniosków pracowników. Portal Pracowniczy umożliwia pracownikom złożenie następujących wniosków:
- Deklaracja rezygnacji z wpłaty dodatkowej,
- Deklaracja wysokości wpłaty dodatkowej,
- Deklaracja wysokości wpłaty podstawowej,
- Oświadczenie o podpisanych umowach w instytucji finansowej,
- Wniosek o uczestnictwo.
Trzeba też mieć na uwadze, że ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek gromadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczącej PPK oraz przekazywania pracownikom informacji o PPK. Firmy mogą te dane udostępniać pracownikom za pomocą Portalu Pracowniczego, gdzie pracownik może się zalogować i samodzielnie przeglądać odpowiednie informacje.
Wiele firm zwracało uwagę na to, że przy dużej liczbie zatrudnionych stanowi to dla nich duże ułatwienie i oszczędność czasu w pracy działu kadr i płac.
| Dowiedź się więcej o Portalu Pracowniczym i jego funkcjonalnościach. |
Korzyści z zarządzania PPK poprzez systemy ERP
Wyraźnie widać, że narzędzie do zarządzania PPK by Asseco, zintegrowane z innymi systemami ERP, to nieoceniona pomoc dla działu kadr i płac w realizacji nowych, nałożonych przez ustawodawcę, obowiązków. Z doświadczenia naszych klientów we wdrażaniu PPK w ich firmach wiemy, że narzędzie to pozwoliło im uporządkować i zgromadzić w jednym miejscu wszelkie procesy związane z obsługą PPK.
| Zobacz, jak w praktyce wygląda obsługa PPK w naszych systemach ERP.
Zobacz, jak prosta może być obsługa PPK. Sprawdź, jak przygotować listę uczestników PPK? Co zrobić, gdy pracownik chce zrezygnować? Jak przesyłać raport do instytucji finansowych? Jak dać pracownikom wgląd w ich dane i umożliwić elektroniczne składanie wniosków? Jak naliczać płace uwzględniając wpłaty na PPK? Jak analizować deklaracje? Jak wykorzystać analizy BI PPK w firmie? |
Analizy BI PPK
Systemy do zarządzania PPK by Asseco mogą być także wykorzystywane przy analizach BI, które umożliwiają m.in. analizę wskaźników, uczestników, deklaracji i wpłat związanych z programem Pracownicze Plany Kapitałowe.
| Sprawdź, co jeszcze oferują analizy BI dotyczące PPK! |
Podsumowanie
Jak Państwo widzą, zarządzanie PPK to złożony proces, wymagający korzystania z różnorodnych danych, wymagający stałego śledzenia bezustannie zmieniającego się otoczenia prawnego i szybkiego reagowania na zmiany przepisów. Pracodawca musi też na bieżąco wykonywać szereg czynności związanych z zarządzaniem wpłatami oraz zmianą danych uczestników PPK.
Jak wynika z doświadczeń naszych klientów, na bieżąco aktualizowane systemy ERP Macrologic dedykowane obsłudze tych procesów stanowią nieocenione wsparcie dla działów kadrowo-płacowych, zapewniających sprawną i zgodną z prawem obsługę PPK.
Błąd: Brak formularza kontaktowego.