W wersji 21.14 systemu Merit oprócz aktualizacji prawnych dodaliśmy wiele funkcji usprawniających korzystanie z obszarów kadrowo-płacowych. Ułatwią one pracę działu HR, kierowników zarządzających grupą podwładnych, a także pracowników.
Aktualizacje prawne
Przeliczenie podstawy wymiaru świadczeń pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa
Od 9 października 2020 r. zmieniły się zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, gdy pracodawca zmienił wymiar czasu pracy na podstawie ustawy o COVID-19. Dostosowaliśmy system do zmian przepisów.
Izolacja domowa (COVID)
W systemie można zarejestrować oraz rozliczyć okres, w którym pracownik przebywał na izolacji domowej. Do składników płacowych dodaliśmy składniki rozliczające izolację domową (wcześniej były już składniki rozliczające kwarantannę).
Zmiany związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK)
Sprawdzenie przerwy w zatrudnieniu
Wprowadziliśmy parametr, który pozwala sprawdzić czy w okresie przejściowym nie ma przerwy w zatrudnieniu, co wykluczałoby zastosowanie art. 134 ustawy o PPK. Okres przejściowy to czas od dnia objęcia danego podmiotu przepisami ustawy o PPK do maksymalnego terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK.
Świadczenia niepieniężne jako jedyne wynagrodzenie uczestnika PPK
Dodaliśmy nowe atrybuty służące do obsługi sytuacji, w której jedyne wynagrodzenie uczestnika PPK stanowią świadczenia niepieniężne, a podmiot zatrudniający dokonuje tylko tych wpłat do PPK, które są finansowane przez pracodawcę.
Korekty wpłat PPK na liście płac
Na liście płac można korygować podstawę oraz poszczególne wpłaty do PPK.
Płace
Definicje rozszerzonych filtrów
W systemie można zdefiniować filtry, które pozwalają dodatkowo ograniczyć zakres danych. Przygotowaliśmy kilka przykładowych filtrów. Dzięki nim można wyselekcjonować na przykład wszystkich pracowników, którzy są zatrudnieni na zastępstwo, pracowników bez składników wynagrodzenia, pracowników ze storno lub bez storna wynagrodzenia.
Storno na liście płac
Do list płac można utworzyć storno czerwone. Storno służy do wycofania policzonych na liście płac wartości. W ten sposób wycofywane są wszystkie wartości, jakie zostały policzone na liście poprzez wprowadzenie składników z przeciwnymi wartościami na liście storno.
Parametry list płac
Dla list płac można definiować parametry. Można dodać dowolnie wiele parametrów. Wartości parametrów przypisanych do nagłówków list płac mogą być uwzględnione w treści formuł obliczających kwoty składników listy.
Definicje parametrów, wykorzystywanych w formułach wyliczających kwoty składników i dostarczanych razem z aplikacją, są dodawane automatycznie podczas aktualizacji wersji programu.
Przelew wybranego składnika płacowego na konto dowolnego odbiorcy
Wybrany składnik listy płac można przelać na konto wskazanego odbiorcy. Można utworzyć do niego polecenie przelewu. Jest to przydatne na przykład przy odprowadzaniu składki pracownika na dodatkową opiekę medyczną.
Korygowanie kwoty składnika listy płac
Wyliczoną kwotę składnika listy płac lub rachunku wystawionego do umowy cywilnoprawnej można poprawić. Dzięki temu można wprowadzić własną wartość dla każdego składnika, jaki został policzony na liście płac. Daje to użytkownikowi dużą swobodę w określeniu wszystkich składników na liście płac.
Podświetlenie umów niezrealizowanych
Umowy aktywne można wyróżniać kolorem. Sterowanie kolorowaniem i wyszarzaniem umów zależy od wielkości parametru Kolorowanie aktywnych umów cywilnoprawnych (liczba miesięcy). Parametr może przyjmować wartości większe lub równe 0 (zero). Dla wartości parametru większego od 0 kolorowanie umów jest włączone. Na przykład dla wartości 2 kolorowane są umowy aktywne dla bieżącego miesiąca i dla miesiąca wstecz.
Kadry
Import przeszeregowań
W nowej wersji można łatwiej wprowadzić przeszeregowania dla grupy pracowników. Z systemu można wygenerować plik *.xlsx z danymi do uzupełnienia. W założeniach taki plik mają otrzymać kierownicy, którzy wprowadzą zmiany w warunkach zatrudniania. Dane z pliku zostaną zaimportowane i zapisane w przebiegu zatrudnienia. Na ich podstawie będzie można utworzyć dokumenty potwierdzające zmiany – aneks do umowy.
Archiwum rachunków bankowych
Nieaktualne rachunki bankowe pracownika można przenieść do archiwum. W ten sposób można prowadzić historię rachunków danego współpracownika.
Seryjny wydruk przeszeregowań
Aneksy do umowy oraz informacje o przeszeregowaniu można przygotować jako załączniki w formacie MS Word (na bazie istniejących szablonów MS Word). Załączniki można później wydrukować dla grupy pracowników.
Grupowe wprowadzanie wzorców czasu pracy
Wybranej grupie pracowników można przypisać wzorce czasu pracy. Pozwoli to na szybsze dokonywanie zmian w kalendarzach pracowników.
Grupowe wprowadzanie nieobecności
Na podstawie wprowadzonych i zaakceptowanych wniosków urlopowych można wprowadzić nieobecności dla grupy pracowników. Wprowadzona zmiana pozwoli skrócić czas związany z ewidencją informacji o urlopach.
Umowa na zastępstwo
W umowie o pracę zawieranej w celu zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności można wskazać, kogo zastępuje nowo zatrudniana osoba. (Można to wykorzystać w szczególności przy zastępstwach na czas urlopu macierzyńskiego albo wychowawczego). Wprowadzone zmiany mają wpływ na podpowiadanie daty końca umowy (data może pozostać nieokreślona).
Portal pracowniczy (webterm)
Nowe wnioski dotyczące w obiegu
Dodaliśmy nowe wnioski:
- Wniosek o czas wolny (wyjście prywatne),
- Wniosek o odbiór nadgodzin,
- Polecenie odbioru nadgodzin,
- PPK – Deklaracja opłacania wpłat uczestnika.
Limity urlopowe
Podczas przeglądania kart urlopowych dostępna jest akcja Szczegóły. Dzięki nowej funkcjonalności pracownik może sprawdzić limity urlopu oraz ilość dostępnego urlopu na dowolnie wybrany dzień.
Kontrola wieku dzieci (dwa dni na opiekę z art. 188 KP)
Dodaliśmy parametr, który po rejestracji wniosku o opiekę z art. 188 KP pozwala zweryfikować, czy dany pracownik ma co najmniej jedno dziecko poniżej 14 roku życia.
Nowe wnioski kadrowe i menadżerskie w obiegu oraz w Portalu HR
Dodaliśmy nowe wnioski:
- Zmiana wybranych danych osobowych,
- Zmiana numeru dowodu osobistego,
- Zmiana numeru paszportu,
- Deklaracja opłacania wpłat uczestnika PPK art. 25,
- Zmiana numeru PESEL,
- Zmiana numeru NIP,
- Zmiana obywatelstwa,
- Przedłużenie lub rozwiązanie umowy z oceną.
Nowe raporty w obszarze Kadry i Płace
Dodaliśmy nowe raporty:
- RUD – Zgłoszenie umowy o dzieło
- Zestawienie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu.
Rozbudowa obszaru Harmonogramy
Kwalifikacja wykonania zgodna z wnioskiem o nadgodziny
System można sparametryzować w taki sposób, aby kwalifikacja wykonania była zgodna z wnioskiem o nadgodziny lub zgodna z warstwą grafiku. Po parametryzacji, jeżeli praca była wykonywana na podstawie wniosku „Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych”, to w wykonaniu musi być taka sama liczba godzin, jak w poleceniu pracy.
Automatyczne rozliczenie czasu pracy dla umów cywilnoprawnych
Dla umów cywilnoprawnych można automatycznie rozliczyć czas pracy.
Zmiana formy współpracy
Zmodyfikowaliśmy działanie akcji Godziny pracy dla obszaru Miesiące rozliczeniowe poprzez dodanie możliwości zmiany formy współpracy oraz przycisków Zestawienia i raporty i Operacje grupowe.
Zakres danych do usunięcia
Podczas usuwania pracowników z okresu rozliczeniowego można wybrać zakres usuwanych danych.
Grupowe zablokowanie/odblokowanie rozliczeń
Można zablokować/odblokować rozliczenia w określonym przedziale czasu dla wybranej grupy pracowników.
Aktualizacja danych kalendarza
Dodaliśmy automatyczną aktualizację danych (nieobecności, wnioski urlopowe, nagłówek listy płac) po zmianie definicji kalendarza lub zmianie we wzorcach czasu pracy.
Nowe automatyczne powiadomienia
Zdefiniowaliśmy nowe procesy, dzięki którym można wysyłać poniższe powiadomienia.
Powiadomienie o zatwierdzaniu harmonogramów
Nowy proces pozwala na wysyłanie e-maila do przełożonych, którzy nie dopełnili obowiązku zaplanowania i akceptacji planu pracy swoim podwładnym.
Powiadomienie o raportowaniu czasu pracy
Nowy proces pozwala na wysyłanie e-maila do przełożonych, którzy nie wprowadzili swoim podwładnym wykonania dla czasu pracy w zaplanowanych dniach roboczych.
Powiadomienie o zatwierdzaniu czasu pracy
Nowy proces pozwala na wysyłanie e-maila do przełożonych, którzy nie dopełnili obowiązku akceptacji wprowadzonego wykonania dla czasu pracy swoim podwładnym w zamykanym miesiącu.