Epidemia koronawirusa sprawiła, że wielu twoich pracowników pracuje zdalnie? Często wykonujecie pracę w terenie i delegacje to wasza codzienność? Prowadzisz firmę w duchu eko? A może cenisz wygodę i chcesz mieć zawsze wszystkie dokumenty pod ręką? Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Xpertis ERP to elastyczne rozwiązanie, które zaspokoi różnorodne potrzeby twojej firmy. To nie tylko sprawny obieg e-faktur, ale także możliwość skorzystania z usprawnień OCR’a, e-delegacje, czy też e-wnioski zakupowe. Rozwiązania ERP to wygoda, oszczędność czasu i elektroniczny dostęp do wszelkich dokumentów i faktur z każdego miejsca i o każdej porze.
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie Xpertis ERP, które zapewnia firmom kompleksową, elektroniczną obsługę faktur, dokumentów i wniosków oraz sprawną komunikację i wymianę informacji. To swoiste centrum e-komunikacji dla firm, które można elastycznie dopasować do różnorodnych potrzeb nowoczesnej organizacji, zwłaszcza w obliczu zmian w gospodarce, wywołanych epidemią.
Panująca na świecie pandemia koronawirusa COVID-19 przyspieszyła bowiem postępujący proces przenoszenia się handlu i usług do wirtualnego świata, a praca zdalna i rotacyjna staje się codziennością coraz większej liczby firm. Analitycy Boston Consulting BCG podkreślają, że wszystko wskazuje na to, że kryzys zdrowotny trwale zmienił ludzkie zachowania i wpłynął na wspomniane przyspieszenie przymusowej „przyspieszonej digitalizacji”, co zauważają także twórcy raportu Banku Pekao: „Gospodarka w czasach pandemii. Spojrzenie sektorowe na bazie pierwszych doświadczeń globalnych”. Dokonujące się na naszych oczach przeobrażenia gospodarki w kierunku gospodarki cyfrowej są dla firm dużym wyzwaniem, także pod kątem przeorganizowania działalności wewnętrznej.
Zastąpienie tradycyjnej wymiany informacji formą elektroniczną – z zachowaniem dotychczasowych reguł i zasad akceptacji oraz ścieżek przekazywania dokumentów i z pominięciem osobistego dostarczania papierowych egzemplarzy pomiędzy oddziałami, działami, pracownikami i ich przełożonymi – to oszczędność czasu, wygoda i bezpieczeństwo.
Takie rozwiązania jak e-faktura, elektroniczne wnioski zakupowe, e-sekretariat czy zarządzanie delegacjami on-line zyskują na popularności i ułatwiają prowadzenie biznesu w tych nowych dla nas wszystkich warunkach.
Kontroluj koszty z e-fakturą
Chyba najbardziej kluczowym dokumentem, do którego zastosowanie ma elektroniczny obieg dokumentów, jest faktura, a właściwie e-faktura. Elektroniczny obieg faktur zakupu daje pracownikom firmy dostęp do wszystkich przyjętych faktur, bez względu na miejsce ich wprowadzenia (co ma szczególne znaczenie w przypadku przedsiębiorstw wielooddziałowych oraz telepracy) oraz bez względu na bieżące miejsce ich przechowywania w każdej chwili i na każdym etapie procesu akceptacji. Dzięki temu zarówno osoby zarządzające, jak również pracownicy działów finansowych firmy, mają bieżący dostęp do informacji charakteryzującej zakup, takiej jak: wartość zakupu, przedmiot zakupu, osoba odpowiedzialna za zlecenie zakupu, projekt, którego dotyczy zakup, jak również planowany termin płatności.
Korzyści z wprowadzenia elektronicznego biegu faktur w organizacji
Obieg e-faktur zakupu daje firmie szereg korzyści:
- minimalizacja ryzyka zagubienia faktury,
- bieżący wgląd w koszty przedsiębiorstwa od etapu wpłynięcia faktury, przez jej zaakceptowanie po uznane i zaksięgowane obciążenia,
- skuteczne zarządzanie płynnością finansową firmy,
- obniżenie kosztów odsetek od zobowiązań,
- obniżenie kosztów podatkowych,
- obniżenie kosztów administracyjnych,
- oszczędność czasu,
- ujednolicenie pracy w przypadku organizacji rozproszonej.
Pozwól się wyręczyć i zaoszczędź czas
Obsługa e-faktur stanie się jeszcze łatwiejsza, jeśli firma skorzysta także z oferowanego przez serwis Skanuj.to rozwiązania do OCR (ang. Optical Character Recognition, optyczne rozpoznawanie tekstu), wykorzystywanego w systemie Xpertis ERP. Rozwiązanie to pozwala na automatycznie rozpoznawanie danych na papierowych fakturach, a następnie wprowadza je do systemu, przy czym identyfikowane są wspólne elementy danych na fakturze, np. NIP, dane sprzedawcy, data, kwota, numer faktury, dane elementu zamówienia. Umożliwia to rozpoznawanie danych w zeskanowanych dokumentach i tworzenie na ich podstawie faktur w obiegu, dzięki czemu dział księgowy znacząco oszczędza czas, a także unika wielu omyłek, błędów i zagubionych faktur.
Kontroluj budżet dzięki digitalizacji procesów zakupowych
Wiele firm idzie obecnie o krok dalej i, po wprowadzeniu e-faktur, sięga po kolejne e-dokumenty i e-procesy, korzystając z szerokiego wachlarza rozwiązań oferowanych przez system Xpertis ERP. W warunkach kryzysu gospodarczego wywołanego epidemią koronawirusa warto zwrócić szczególną uwagę na możliwości, jakie daje digitalizacja procesów zakupowych w organizacji. Przede wszystkim, dzięki realizacji zapotrzebowania zakupowego w formie elektronicznej, firma zyskuje natychmiastową kontrolę nad wydatkami, a co za tym idzie, nad budżetem. W dobie oszczędności i zaciskania pasa, zapobieganie zbędnym wydatkom może być ważnym krokiem do utrzymywania płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Daj pracownikom możliwość elektronicznego składania wniosków zakupowych
E-wnioski zakupowe mają także szereg zalet z punktu widzenia pracowników firmy. Aby ułatwić im wykonywanie pracy w sytuacji, gdy mamy do czynienia z firmą wielooddziałową czy też wówczas, gdy wielu pracowników wykonuje swoją pracę zdalnie lub w terenie, dobrym rozwiązaniem jest udostępnienie im elektronicznej firmy składania wniosków zakupowych i zgłaszania zapotrzebowania na nowy sprzęt czy niezbędne materiały. Dla tego typu wniosków można na przykład określić ścieżkę akceptacji, jak również powiązać je z określonym budżetem. System ERP pozwala także wskazywać osoby odpowiedzialne za realizację danego wniosku czy też przygotowanie dostawy z magazynu wewnętrznego, a nawet zaplanowanie zamówienia publicznego w celu realizacji wniosku.
Zdalnie obsługuj sekretariat
Warto zwrócić uwagę, że systemy ERP to nie tylko coraz powszechniejsze e-faktury czy wnioski zakupowe, ale także szereg udogodnień związanych z obsługą pism i dokumentów, tradycyjnie obsługiwanych przez sekretariat. Nowoczesne rozwiązania ERP w formie e-sekretariatu oferują m.in. obsługę pism zewnętrznych, takich jak informacje od klientów, dostawców, instytucji, urzędów, jak i obsługę pism wewnętrznych.
Dzięki e-sekretariatowi łatwiejsze staje się udostępnianie zainteresowanym osobom konkretnych pism, śledzenie zmian ich statusów czy też dystrybuowanie ich wewnątrz organizacji. Pozwala to m.in. na śledzenie zmian w piśmie, jego modyfikacje czy też ustawienie powiadomień o terminach związanych z danym dokumentem. E-sekretariat umożliwia także przypisanie do pisma konkretnej osoby, a nawet wyznaczenie jej terminu na zajęcie się działaniami związanymi z pismem. Dzięki temu firma może sprawnie przetwarzać napływające do niej informacje i dyscyplinować pracowników.
W dobie coraz powszechniejszej pracy zdalnej to idealne rozwiązanie podnoszące skuteczność komunikacji wewnątrz organizacji i zapewniające stały dostęp do niezbędnych dokumentów i śledzenie ich statusów.
Wprowadź e-obsługę pracowników
Jak pokazują najnowsze badania Nicolasa Blooma, ekonomisty z Uniwersytetu Stanforda, home office jest nawet o 13 proc. wydajniejszy od tradycyjnego modelu pracy. Dla firmy oznacza to zyskanie nawet jednego dodatkowego dnia roboczego w tygodniu! Pandemia koronawirusa sprawiła, że wiele firm przekonało się o tym w praktyce. Być może nawet część z nich zdecyduje się już na stałe włączyć pracę zdalną do swojego modelu organizacyjnego. To kolejny argument za tym, aby digitalizować biznes. Dzięki temu nowoczesne e-organizacje mogą znacząco podnieść efektywność obsługi pracowników, a to m.in. za sprawą sprawnego przepływu informacji pomiędzy pracownikiem, przełożonym a działem personalnym.
E-obsługa pracowników pozwala uporządkować procesy pracownicze związane z obiegiem:
- planów i wniosków urlopowych,
- delegacji,
- zaliczek,
- wewnętrznych wniosków pracowniczych,
- wewnętrznych usprawnień zarządzania personelem (rekrutacja, oceny okresowe, szkolenia).
Plany urlopowe twórz w formie elektronicznej
W e-organizacji papierowe wnioski i plany urlopowe ustępują miejsca elektronicznym, co z kolei pozwala na szybkie i efektywne budowanie grafika planów urlopowych dla całej organizacji. Z pewnością usprawni to planowanie projektów i uzgadnianie terminów wykonywania różnorodnych zadań przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych firmy.
Narzędzie do generowania wniosków urlopowych pozwala z kolei pracownikom składać wnioski o urlop w formie elektronicznej, czyli bez konieczności osobistego kontaktu pracownika z działem HR. Informacje o decyzjach przełożonego automatycznie zapisują się w karcie urlopowej pracownika. Obieg danych staje się dzięki temu szybki i bezbłędny.
E-wnioski pracowników obsługuj zdalnie
System Xpertis ERP oferuje również możliwość składania szeregu innych wniosków pracowniczych w formie elektronicznej. Chodzi tutaj m.in. o wnioski dotyczące zmian numeru rachunku bankowego, adresu zamieszkania oraz urzędu skarbowego, adresu korespondencyjnego, numeru dowodu osobistego w aktach, nazwiska czy wykształcenia. Pozwala to pracownikom oraz działom kadrowym i finansowym na sprawne i bezpieczne zarządzanie danymi pracowniczymi, niezbędnymi m.in. do ubezpieczenia czy wypłaty wynagrodzenia.
Zarządzaj personelem on-line
Warto podkreślić, że rozwiązania ERP doskonale sprawdzają się także przy wsparciu wewnętrznych procesów dotyczących zarzadzania personelem, a zwłaszcza:
- procesu rekrutacji i zarządzania jego przebiegiem,
- przeprowadzania oceny pracowniczej,
- zarządzania szkoleniami.
Elektronicznie zarządzaj delegacjami swoich pracowników
Kolejnym wartym uwagi rozwiązaniem w systemie Xpertis ERP jest możliwość elektronicznego zarządzania delegacjami pracowników i ich planowanie. Pozwala to na efektywną obsługę pracownika i sprawny przepływ informacji między pracownikiem, przełożonym a działem personalnym. Tym samym w firmie eliminowane są papierowe wnioski i dokumenty, a menadżerowie firm mają możliwość bieżącej kontroli kosztów i poprawności wyliczeń, która wpływa na ograniczenie zbędnych wydatków firmy poprzez np. organizację wspólnych przejazdów czy wyboru korzystnych finansowo noclegów.
Dzięki elektronicznemu obiegowi delegacji krajowych i zagranicznych organizacja zyskuje:
- możliwość planowania oraz rozliczania delegacji przez Internet lub w programie Xpertis Obieg informacji,
- elektroniczną obsługę zaliczek na potrzeby delegacji,
- wieloetapową akceptację planu delegacji i delegacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji,
- automatyczne wyliczenie diet i innych dodatków przysługujących delegowanemu pracownikowi,
- automatyczną dekretację kosztów delegacji, wydatków i zaliczek,
- automatyczne rozliczenie pracowników w module kadrowo-płacowym.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów to szereg elastycznych rozwiązań, które można dopasować do różnorodnych potrzeb organizacji. Sprawiają one, że firma może sprawnie działać w różnych warunkach i dostosowywać się do dynamicznie zmieniającej się sytuacji gospodarczej, a jej atutem jest wydajna organizacja pracy. Zasoby i czas zaoszczędzone dzięki e-fakturom, e-wnioskom czy e-sekretariatowi można wykorzystać w innych obszarach działalności biznesowej i stawiać na rozwój firmy. Tym bardziej, że postępująca digitalizacja gospodarki wydaje się ostatnio znacznie przyspieszać.