Koniec roku kalendarzowego to dobry czas, aby przygotować się do otwarcia nowego roku w systemie Xpertis. Można zastanowić się, jakie zmiany warto wprowadzić, aby praca z systemem była bardziej efektywna. Jeśli planujesz dokonanie większych zmian w ustawieniach poszczególnych modułów, warto utworzyć nowy rok odpowiednio wcześniej.
Zakładanie roku dla Xpertis Finanse i księgowość
Dla Xpertis Finanse i księgowość konieczne jest założenie roku bilansowego i okresów obrachunkowych.
Aby założyć rok dla Xpertis Finanse i księgowość
- Wybierz Definicje → Struktury księgowe → Dołącz.
- Pojawi się okno, w którym należy wybrać czy zakładany rok będzie podzielony na okresy obrachunkowe standardowo lub niestandardowo. W roku standardowym występuje 12 okresów oraz bilans otwarcia i zamknięcia. Dla roku niestandardowego można podać liczbę okresów – maksymalnie 23.
Dostosowanie struktur księgowych na początku nowego roku
- Możesz przekopiować struktury księgowe z poprzedniego roku.
Definicje →Struktury księgowe →[rok] → Kopia - Możesz wprowadzić modyfikacje w strukturach księgowych. Będzie to z jednej strony dodanie nowych elementów, a z drugiej – usunięcie niepotrzebnych, aby nie pojawiały się na listach wyboru. Nie należy wówczas generować od razu bilansu otwarcia, lecz spokojnie wprowadzić zmiany w planie kont oraz przyporządkować konta do właściwych pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat.
- Możesz zmienić plan kont – zmieniać, usuwać i dodawać konta księgowe, a także zmienić słowniki wyróżników dla kont (odpiąć, dodać, zmienić). Zmiany w budowie planu kont można wprowadzić tylko na przełomie lat. Dla każdego roku bilansowego można określić inną długość symbolu konta (maksymalnie 35 znaków) oraz głębokość analityki (nie może ona przekroczyć 10).Definicje→Struktury księgowe →[wybór roku] → Kartoteki → Konta syntetyczneNie wprowadzaj zmian w definicjach kont rozrachunkowych, na których są nierozliczone transakcje. Konsekwencją zmian będzie utrata ciągłości rozrachunków.
- Jeśli dokonano zmian w strukturach kont bilansowych, zdefiniuj reguły dla przekształceń konta (aby konta z poprzedniego roku bilansowego przeszły do bilansu otwarcia dla następnego roku wg nowych struktur)
Definicje →Struktury księgowe →[wybór roku] → Kartoteki →Przekształcenia kont - Możesz modyfikować definicje rejestrów księgowych, usuwać i dodawać rejestry:
Definicje →Struktury księgowe →[wybór roku] → Kartoteki → Rejestry księgowe- zmienić, dodać lub usunąć typy dokumentów księgowych, które będą dostępne w danym rejestrze;
- zmienić, dodać lub usunąć formuły kontrolne dla rejestru, które będą sprawdzać kompletność danych oraz inne warunki techniczne, które umożliwiają prawidłowe zaksięgowanie dokumentu.
- Możesz modyfikować definicje rejestrów VAT i dodawać rejestry VAT.
Definicje →Struktury księgowe →[wybór roku] → Kartoteki → Rejestry VAT - Do planu kont obowiązującego w nowym roku oraz nowych struktur księgowych dostosuj formuły automatycznego rejestrowania, czyli formuły generujące całe dokumenty księgowe lub uzupełniające zapisy księgowe dokumentu.
- Schematy dokumentów można stosować dla często powtarzających się typowych operacji lub przeksięgowań, polegających na rozpisaniu transakcji na ściśle określone konta. Typowe operacje definiowane w ten sposób to zamykanie kręgu kosztów, obliczanie różnic kursowych, rozliczanie kosztów, księgowania powtarzających się dokumentów.
Definicje →Struktury księgowe →[wybór roku] → Kartoteki → Formuły aut. rej. - Schematy księgowań umożliwiają automatyczną dekretację dokumentów źródłowych (faktur sprzedaży, faktur zakupu, dokumentów magazynowych, dokumentów środków trwałych, rozdzielników amortyzacji, rozdzielników listy płac, raportów kasowych, wyciągów bankowych).
Definicje →Struktury księgowe →[wybór roku] → Schematy dekretacji - Schematy VAT umożliwiają automatyczne tworzenie pozycji dokumentów źródłowych związanych z ewidencją VAT w oparciu o zdefiniowany wzorzec.
Definicje →Struktury księgowe →[wybór roku] → Kartoteki → Schematy dekretacji VAT
- Schematy dokumentów można stosować dla często powtarzających się typowych operacji lub przeksięgowań, polegających na rozpisaniu transakcji na ściśle określone konta. Typowe operacje definiowane w ten sposób to zamykanie kręgu kosztów, obliczanie różnic kursowych, rozliczanie kosztów, księgowania powtarzających się dokumentów.
- Zaakceptuj zmodyfikowane schematy.
- Skopiuj algorytmy wierszy z roku poprzedniego.
Definicje →Sprawozdania finansowe → Sprawozdania → Kopia- Zmodyfikuj algorytmy wierszy wszystkich sprawozdań, w których zostały użyte zmienione konta księgowe.
- Po utworzeniu nowego roku możesz utworzyć bilans otwarcia nowego roku.
Parametryzacja dla Controllingu
Controlling pobiera dane do modeli z pozostałych dziedzin. Procedurę aktualizacyjną definiuje się dla każdego roku osobno.
- 1. Dodaj rok w parametrach funkcji aktualizacyjnej „Utworzenie podziałów dla dokumentów księgowych”.
Wartości controllingu → Aktualizacja danych → funkcja „Utworzenie podziałów dla dokumentów księgowych” → Parametry → Dołącz [Rok, Formuła]
Parametryzacja dla Obiegu wniosków, faktury i delegacji
W nowym roku należy przekopiować typy dokumentów/wniosków/delegacji w obiegu z poprzedniego roku oraz określić domyślne zasady automatycznego dekretowania.
- Skopiuj z poprzedniego roku typy dokumentów i ewentualnie zmodyfikuj je.
Definicje → Obiegi informacji → Typy dokumentów w obiegu → [wybór roku] → Typy faktur/wniosków/delegacji → Kopiuj - Podczas kopiowania typów dokumentów możesz skopiować schematy informacji dodatkowych oraz schematy obiegu.
Parametryzacja dla Środków trwałych
Utworzenie nowego roku w module Finanse i księgowość otwiera automatycznie nowy rok w module Środki trwałe.
- Aby utworzyć bilans otwarcia w nowym roku na środkach trwałych, wybierz okres „grudzień” poprzedniego roku i uruchom akcję: Funkcje techniczne →Funkcje dodatkowe → Bilans otwarcia następnego roku.
Funkcję można uruchamiać wielokrotnie, po każdej zmianie wprowadzonej w roku poprzednim.
Zakładanie roku dla Xpertis Kadry i płace
- Z każdym nowym rokiem kalendarzowym w Xpertis Kadry i płace należy zdefiniować nowy kalendarz (ewentualnie kalendarze), według którego rozliczany będzie czas pracy w przedsiębiorstwie, zwłaszcza gdy wymaga tego specyficzna organizacja pracy (np. gdy wynagrodzenie za prace w dni świąteczne rozliczane jest tak jak w dni robocze).
Funkcje techniczne →Kalendarze.
Dołączenie kalendarza na nowy rok może przebiegać:- na podstawie zdefiniowanego już kalendarza Nagłówek kalendarza,
- wg nowego kalendarza →Nowy kalendarz,
- zgodnie z istniejącym wzorcem →Wg wybranego wzorca,
- wg nowego wzorca →Nowy wzorzec.
- Dla nowego roku uzupełnij tabelę podatkową, uwzględniająca ewentualne nowe progi.
Funkcje techniczne →Tabela podatkowa - Wiele instytucji naukowych i badawczych premiuje swoich pracowników za działalność naukową. Premia na wskazany rok jest naliczana na podstawie punktów zdobytych w roku poprzednim. W takim przypadku uzupełnij progi premii za publikacje naukowe.
Kadry →Dorobek naukowy (publikacje)→Dorobek naukowy - Sprawdź aktualność i ewentualnie popraw stałe systemu.
Funkcje techniczne →Stałe systemu →Stałe systemu - Wprowadź wymiary urlopów
Kadry →Karta urlopowa →Rok→[wybór roku]→F2→Limity→Dołącz - Jeśli zostały uzupełnione wymiary urlopów, można wygenerować grupowo również karty urlopowe.
Kadry →Karta urlopowa →Załóż - W systemie można założyć zapisy w kartotece Dyscyplina pracy dla grupy pracowników, zamiast dla każdego pracownika pojedynczo.
Kadry →przetwarzanie Grupowe →Dyscyplina pracy - Zgodnie z prawem, w niektóre niedziele istnieje zakaz handlu dla firm prowadzących działalność handlową. W związku z tym użytkownik musi ręcznie utworzyć listę niedziel, w których dozwolona jest praca dla każdego roku obowiązywania ustawy Harmonogramy →Parametry →Niedziele handlowe
- Jeśli w firmie prowadzi się rozliczanie czasu pracy współpracowników, sprawdź czy zostały założone okresy rozliczeniowe.
Harmonogramy →Wybór okresu →Dołącz
Zakładanie nowego roku obrachunkowego dla Logistyki
W systemach z grupy Logistyka nowy rok zakładany jest po wskazaniu Definicje → Okresy obrachunkowe, a następnie akcji Załóż rok. Dotyczy systemów:
- Xpertis Logistyka,
- Xpertis Umowy i zgłoszenia,
- Xpertis Fakturowanie,
- Xpertis Ewidencja wyposażenia.
Podział roku bilansowego na okresy obrachunkowe musi pokrywać się z podziałem na miesiące kalendarzowe.
Parametryzacja dla Produkcji
W systemie Xpertis Produkcja nie zakłada się nowego roku obrachunkowego. Dane dotyczące okresów obrachunkowych pochodzą z systemu Xpertis Logistyka. Po wskazaniu Definicje → Okresy obrachunkowe można tylko przeglądać okresy obrachunkowe.
W systemie Xpertis Produkcja należy zdefiniować kalendarz na kolejny rok. Kalendarze stanowią rodzaj harmonogramów pracy pracowników, stanowisk produkcyjnych czy wydziałów. Według odpowiednio wskazanego kalendarza rozliczane będą dni nieobecności pracownika oraz liczba dni roboczych i godzin pracy przypadających w miesiącu, dla którego obliczana jest lista płac. Przypisanie wybranym pracownikom innego kalendarza, niż kalendarz dla listy, nie wpłynie w żaden sposób na obliczenia dotyczące pozostałych pracowników.
- Zdefiniuj kalendarze dla Produkcji.
Definicje →Zasoby →Kalendarze
Parametryzacja dla Umów i zgłoszeń
Umowy mogą dotyczyć usług wykonywanych cyklicznie. Aby zgłoszenia powstawały automatycznie, w systemie Xpertis Umowy i zgłoszenia należy wygenerować okresy na kolejny rok.
- Wygeneruj okresy w nowym roku.
Definicje → Generacja zgłoszeń → Dołącz