Kategoria: Artykuły

Zbliża się dzień, w którym każda firma, każde przedsiębiorstwo będące czynnym podatnikiem VAT będzie musiało wystawić pierwszą e-fakturę w środowisku produkcyjnym platformy KSeF. Wysłanie pierwszych e-faktur będzie dla części z Państwa związane z pewnymi emocjami, ponieważ na tym środowisku można wystawiać tylko rzeczywiste e-faktury. Co, jeśli coś pójdzie nie tak? Nie wystawimy faktury sprzedaży, środki finansowe za dokonaną sprzedaż nie wpłyną w planowanym terminie na rachunek bankowy….

Zacznij, zanim to będzie obowiązkowe

Aby zminimalizować ewentualne emocje wiążące się z wystawieniem tej pierwszej e-faktury warto rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych dużo wcześniej niż stanie się to obowiązkowe. W naszych dotychczasowych publikacjach i webinariach zachęcamy do jak najwcześniejszego wejścia w KSeF. Obecnie istnieje możliwość opcjonalnego korzystania z KSeF, co oznacza, że można to sobie dokładnie zaplanować i spokojnie rozpocząć ten proces.

Testuj, dopóki KSeF jest dobrowolny

Okres od 1 stycznia 2022 roku do 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT mogą potraktować jako „wprowadzenie do KSeF” i wystawiać w ten sposób faktury na przykład dotyczące jednego typu transakcji lub dokumentujące dostawy na rzecz jednego z kontrahentów. Pozostałe faktury można nadal wystawiać metodami tradycyjnymi. Pamiętać jednak należy, że jeżeli odbiorca tych faktur nie wyraził odpowiedniej zgody na odbieranie ich z KSeF, to do 1 lipca 2024 roku trzeba mu je dostarczyć „tradycyjnymi metodami”. W tym pomogą systemy ERP dostarczane przez ABS, ponieważ dla podatników, dla których w systemie nie została zarejestrowana taka zgoda, program automatycznie przygotuje fakturę w postaci elektronicznej (np. w formacie PDF) i wyśle na wskazany adres e-mail.

A więc kiedy? Jak najwcześniej i na pewno przed 1 lipca 2024 roku. Rekomendujemy, aby zacząć wystawić faktury w KSeF już teraz. Zwłaszcza, że w tym momencie nie ma żadnych sankcji za ewentualne pomyłki.

Czym się różni faktura od e-faktury

Praktycznie, po odpowiednim przygotowaniu systemu ERP, obsługa elektronicznego fakturowania niczym nie różni się od dotychczasowego wystawiania faktur. Jeżeli system ERP jest odpowiednio skonfigurowany, można działać na zasadzie set and forget.

System zadba o prawidłowe uzupełnienie wymaganych pól w ustrukturyzowanych plikach e-faktury, niezależnie od tego, jaki będzie obowiązywał schemat, a przed wysłaniem do KSeF zwaliduje (porówna) jej poprawność ze opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem XSD. Pytanie „jak wysyłać e-faktury” w tym przypadku dotyczy zaplanowania bezpiecznego rozpoczęcia tego okresu „wprowadzającego”, ponieważ – przypomnijmy – będą wysyłane rzeczywiste dokumenty sprzedaży firmy.

Jak się przygotować do wprowadzenia KSeF?

Odpowiedź jest prosta: w sposób przemyślany, bezpieczny i zaplanowany.

1. Należy rozpocząć od wystawienia pierwszej faktury, na przykład dla zaprzyjaźnionych kontrahentów.
2. Należy odebrać pierwsze faktury z KSeF.

Metody muszą Państwo dostosować do specyfiki swojej firmy i rodzaju wystawianych faktur.

Jako dostawca oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem możemy poddać pod rozwagę kilka sugestii.

1. Warto zweryfikować procesy sprzedaży i zakupu oraz procesy obsługi dokumentów powiązanych z fakturami.
2. Należy sprawdzić, czy system ERP rejestruje wszystkie dane niezbędne do wystawiania e-faktur.
3. Rekomendujemy przygotowanie procesów automatyzujących odbieranie i wysyłkę faktur. Ograniczy to koszty i ewentualne pomyłki w obsłudze dokumentów.

Zobacz, co przygotowaliśmy w systemie Macrologic ERP, aby obsłużyć e-faktury w KSeF.

Na zrzucie ekranu kolorem zostały wyróżnione elementy związane z KSeF.

W pasku akcji pojawiło się rozwijalne menu KSeF, które pozwala między innymi:

• autoryzować faktury do KSeF
• weryfikować uprawnienia użytkownika do KSeF
• uruchomiać dodatkową kontrolę Businesscheck.

W oknie dokumentów sprzedaży są nowe kolumny:

• data wystawienia faktury w KSeF
• status KSeF – wysłany potwierdzony/niepotwierdzony
• status Businesscheck – kontrola poprawna/ostrzeżenia kontroli/błędy kontroli

W dolnej części okna:

• lista kontroli wykonanych przez usługę Businesscheck; pokazane są wyniki poszczególnych kontroli.
• przyciski wizualizacji dokumentu i wyświetlania historii poprzednich kontroli dokumentu.

Co zrobić, kiedy w systemie ERP pojawi się pierwsza faktura z KSeF?

Rekomendujemy, aby po wystawieniu pierwszej faktury w KSeF stopniowo zwiększać liczbę wystawianych faktur elektronicznych.

Warto przetestować specyficzne rodzaje transakcji, czyli różne typy dokumentów.

Równolegle, już w czasie pierwszych testów i wystawiania faktur w KSeF, rekomendujemy użycie usługi Businesscheck kontrola e-Faktur. To nowa usługa, która na podstawie formuł kontrolnych na bieżąco weryfikuje poprawność danych w e-fakturze, w tym również jej zgodność z przepisami ustawy o VAT. Wskutek kontroli mogą zostać na przykład wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielonej płatności.

Kontrola e-faktury odbywa się przed przekazaniem dokumentu do KSeF. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wysyłka dok do KSeF zostanie automatycznie wstrzymana, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie (zmieni się status dokumentu, a dodatkowo wyświetli się komunikat lub też zostanie wysłana wiadomość e-mail).

Jak zminimalizować ryzyko błędów oraz poziom stresu związany z wdrożeniem KSeF?

Zebraliśmy dla Ciebie odpowiedzi naszych doświadczonych ekspertów na pytania naszych Klientów dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Ich wiedza pozwoli Ci lepiej zrozumieć mechanizmy działania KSeF i w pełni wykorzystać jego potencjał.Czytaj dalej

Jak odbierać fakturę z KSeF?

W przypadku testowania wysyłki do KSeF możemy wystawiać faktury korzystając z własnego systemu ERP. Natomiast w przypadku testowania odbioru z KSeF są odbierane faktury wystawione przez kogoś innego, w których nasza firma występuje jako nabywca, płatnik lub odbiorca.

Trzy potencjalne scenariusze testów odbioru faktur zakupu z KSeF

Scenariusz 1. Testy w środowisku testowym KSeF, jako fikcyjna firma

1. Do wystawienia faktury testowej wykorzystujemy dane fikcyjnej firmy. Ta firma będzie naszym testowym dostawcą.
   Do „stworzenia” fikcyjnej firmy można wykorzystać generator NIP i PESEL http://generatory.it/
2. Logujemy się do testowego portalu KSeF, udostępnionego przez Ministerstwo za pośrednictwem przeglądarki https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login jako fikcyjna firma.
3. Rejestrujemy w KSeF fakturę jako fikcyjny dostawca.
   Faktury można wprowadzić ręcznie.
4. Tak przygotowaną fakturę odbieramy za pośrednictwem usługi Businesslink, połączonej z testową wersją naszego systemu ERP.

Scenariusz 2. Testy w ramach własnej grupy kapitałowej (inne spółki również prowadzą testy KSeF)

1. Wykorzystujemy zanonimizowane faktury wystawione w KSeF na naszą firmę przez inną spółkę grupy kapitałowej.
2. Jedna ze spółek w testowej wersji swojego systemu ERP, połączonej z usługą Businesslink, wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF (może być to zarówno wersja testowa, jak i demo systemu KSeF)
3. Druga ze spółek grupy wskazana jako odbiorca tej faktury odbiera dokument.

Scenariusz 3. Zaprzyjaźnione inne firmy

Scenariusz jest analogiczny jak w scenariuszu 2, jednak w tym przypadku zanonimizowaną fakturę wystawi zaprzyjaźniony dostawca, który rozpoczął testy KSeF.

Co dzieje się z fakturą odebraną z KSeF?

W każdym z powyższych scenariuszy faktury odbierane z KSeF trafiają do systemów ERP za pośrednictwem usługi Businesslink. Zostaną automatycznie zarejestrowane w buforze dokumentów przychodzących.

Zaraz po odbiorze faktura zostanie sprawdzona przez usługę Businesscheck, co pozwoli od razu wykryć ewentualne nieprawidłowości w dokumencie.

Automatyzacja obsługi KSeF

W kolejnych krokach możemy przetestować funkcje automatyzujące.

Inteligentny asystent systemu (Genius) może proponować:

• wybór osoby opisującej dokument,
• opisy księgowe dla dokumentu.

Automatyzacja procesów obsługi dokumentów kosztowych, na przykład

• za pośrednictwem systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
• w powiązaniu z obsługą faktur zakupu w module logistycznym.

Czy warto czekać na ostatnią chwilę z testowaniem odbioru faktur z KSeF?

Rekomendujemy, aby rozpocząć testy już teraz. Ręczne przetwarzanie faktur można w pełni zautomatyzować w przypadku ustrukturyzowanych formatów XML, w jakim będzie zapisana e-faktura.

Rozpoczęcie testów pozwoli już teraz, zanim KSeF stanie się obligatoryjny, zweryfikować korzyści z automatyzacji obsługi faktur zakupu.

Obowiązek korzystania z KSeF zbliża się wielkimi krokami. Za niespełna rok każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do stosowania KSeF, zaś niedopełnienie tego obowiązku będzie skutkować nałożeniem na niego kary. Biorąc pod uwagę wielość i różnorodność działań, jakie firma powinna podjąć, aby rzetelnie przygotować się na te skądinąd rewolucyjne zmiany w ewidencjonowaniu obrotu gospodarczego, zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia KSeF w Państwa organizacji już dziś i wyjaśniamy, krok po kroku, jak się za nie zabrać.

Środowisko testowe vs środowisko produkcyjne

Zanim przejdziemy do części praktycznej, kilka istotnych definicji, które pozwolą zrozumieć i usystematyzować wiedzę dotyczącą zasobów niezbędnych do uruchomienia KSeF.

Co udostępnia w KSeF Ministerstwo Finansów?

Aktualnie Ministerstwo Finansów udostępnia dwie wersje KSeF, z których można korzystać: wersje testowe i wersję produkcyjną:

• Wersja testowa służy do testów, jest to wersja, która pozwala zapoznać się z funkcjonalnościami KSeF oraz ćwiczyć jego obsługę przed obligatoryjnym wprowadzeniem tego obowiązku. Strefa testowa jest bardzo istotna dla firm, które będą wystawiać faktury w KSeF. W ramach środowisk testowych KSeF są dostępne:
  • środowisko demo (przedprodukcyjne) oraz
  • środowisko testowe.

  Dokumenty przesyłane do KSeF na środowiska testowe nie wywierają żadnych skutków podatkowych i po pewnym czasie zostaną z tych środowisk usunięte.

• Na wersję produkcyjną KSeF można już teraz dobrowolnie wysyłać i odbierać faktury. Wysłanie faktury na to środowisko powoduje określone skutki fiskalne.

Krótki opis środowisk testowych jest dostępny na stronach Ministerstwa Finansów.

Jak można korzystać ze środowiska testowego?

Z założenia środowisko demo i środowisko testowe są do siebie podobne – pozwalają na testy. Zarówno końcowym użytkownikom, jak i programistom. Występują jednak pewne różnice, przede wszystkim w sposobach uwierzytelniania się w każdym z tych środowisk.

• Środowisko demo opiera się o faktyczne dane uwierzytelniające zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień, analogicznych jak dla środowiska produkcyjnego.
• Środowisko testowe wymaga innego uwierzytelniania, podanie NIP pozwala na pełen dostęp do danych: do faktur sprzedażowych i zakupowych oraz do konfiguracji.

Ministerstwo Finansów zaleca, aby w trakcie testów, zarówno w środowisku testowym, jak i demo, używać zanonimizowanych dokumentów.

Jak przygotować się do testowania KSeF?

Przygotowanie do testów powinno odbyć się w kilku krokach:

1. Uzyskanie dostępu do KSeF. O tym, jak uzyskać dostęp do KSeF, pisaliśmy już w artykule Czy moja firma potrzebuje zgłoszenia do KSeF?
2. Ustalenie wszystkich ważnych kwestii dotyczących uruchomienia KSeF, czyli konsultacje z zespołem wdrożeniowym Asseco BS, z którym na bieżąco Państwo współpracują.
3. Przygotowanie systemu ERP oraz uruchomienie usług Businesslink i Businesscheck (ich wdrożeniem zajmuje się Asseco BS).
4. Nadanie uprawnień dla użytkowników i właściwych słowników – proponujemy, aby ten krok zrealizować wspólnie.

Wykonanie powyższych kroków pozwoli uruchomić testy KSeF wykorzystujące środowiska testowe KSeF, bez potrzeby przekazywania dokumentów do systemu MF.

W komputerowej bazie danych termin słowniki oznacza specjalne tabele lub listy, które zawierają zestaw wartości. Te wartości mogą być wykorzystane w innych tabelach lub listach w bazie danych. Słowniki ułatwiają zachowanie spójności i pomagają we wprowadzaniu danych: zamiast wpisywać dane ręcznie, można je wybrać z listy.

Sprawdź faktury! Businesscheck

Proponujemy korzystanie z naszej nowej usługi Businesscheck. Struktura XML, w jakiej są zapisywane dane faktury, umożliwia zautomatyzowanie merytorycznej kontroli wystawianych i odbieranych dokumentów. Zawartość pliku XML można automatycznie przeanalizować przed wysłaniem do KSeF i znaleźć ewentualne niezgodności, zanim zrobi to Krajowa Administracja Skarbowa.

Businesscheck może zweryfikować zawartość merytoryczną faktur i kompletność danych:

• pozwoli Państwu zweryfikować dokumenty historyczne pod kątem zgodności formatu KSeF oraz
• na podstawie udostępnionych formuł kontrolnych na bieżąco (jeszcze przed przekazaniem faktury do KSeF) sprawdzi zgodność dokumentu z przepisami ustawy o VAT.

Businesscheck to narzędzie analityczne Asseco Business Solutions, które automatyzuje merytoryczną kontrolę e-faktur.

Czy warto robić testy na ostatni dzwonek?

Każda organizacja musi sama odpowiedzieć sobie na to pytanie. Jako dostawca oprogramowania ERP stanowczo rekomendujemy, aby testy rozpocząć już teraz.

Testy to pierwszy etap weryfikacji gotowości systemu i całej organizacji na obsługę obowiązkowego KSeF. Testowanie funkcjonalności pozwoli m.in. zweryfikować procesy obsługi faktur i dokumentów z nimi powiązanych.

Ostatni krok to decyzja o rozpoczęciu korzystania z KSeF. Warto sprawdzić, jak działa wysyłanie i odbieranie dokumentów z KSeF, zanim stanie się to obligatoryjne. Przeprowadzone testy pozwolą bezpiecznie uruchomić komunikację z KSeF dla wersji produkcyjnej systemu w Państwa firmie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów i problemów w przyszłości.

Autor: Krzysztof Żołek