Nowy rok bilansowy w Merit ERP

Koniec roku kalendarzowego to dobry czas, aby przygotować się do otwarcia nowego roku w systemie Merit. Można zastanowić się, jakie zmiany warto wprowadzić, aby praca z systemem była bardziej efektywna. Jeśli planujesz dokonanie większych zmian w ustawieniach poszczególnych dziedzin produktowych w Merit, warto utworzyć nowy rok odpowiednio wcześniej.

Zakładanie roku

Dla dziedzin produktowych związanych z ewidencją finansową i logistyką konieczne jest założenie roku bilansowego okresów obrachunkowych.

Aby założyć rok

1. Wybierz Ustawienia i parametryzacja →Wspólne →Okresy pracy w systemie →Dołącz
2. Pojawi się okno definicji nowego roku.
3. Podaj dane roku: miesiąc startowy i liczbę okresów.
4. Zaznacz dziedziny produktowe, dla których ma być założony nowy rok. Lista dziedzin produktowych, dla których należy założyć rok i okresy bilansowe:
   • Finanse
   • Controlling
   • Środki trwałe
   • Obieg wniosków
   • Obieg dokumentów
   • Sprzedaż
   • Magazyny
   • Kasa
   • Zakupy
   • Umowy cykliczne
5. Niektóre z tych dziedzin wymagają dodatkowych działań parametryzacyjnych na początku roku. Opisano je poniżej.

Dziedziny z grupy finansowej

Dostosowanie struktur księgowych na początku nowego roku

Modyfikacje w strukturach księgowych mogą polegać z jednej strony na dodaniu nowych elementów, a z drugiej – usunięcie niepotrzebnych, aby nie pojawiały się na listach wyboru. Nie należy wówczas generować od razu bilansu otwarcia, lecz spokojnie wprowadzić zmiany w planie kont oraz przyporządkować konta do właściwych pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat.

Modyfikacje struktur są dostępne w obszarze roboczym Ustawienia i parametryzacja →zakładka Parametryzacja →Finanse →Struktury księgowe →Wybierz →[rok]

1. 1. Po założeniu nowego roku struktury księgowe możesz skopiować z poprzedniego roku i dopasować do potrzeb swojej organizacji w nowym roku.
      →Kopiuj z poprzedniego roku
   2. Możesz zmienić plan kont – zmieniać, usuwać i dodawać konta księgowe. Zmiany w budowie planu kont można wprowadzić tylko na przełomie lat. Dla każdego roku bilansowego można określić inną długość symbolu (maksymalnie 35 znaków) oraz maksymalną głębokość analityki (maksymalnie 10 poziomów). Możesz również modyfikować słowniki wyróżników dla kont (odpiąć, dodać, zmienić). Nie wprowadzaj zmian w definicjach kont rozrachunkowych, na których są nierozliczone transakcje. Konsekwencją zmian będzie utrata ciągłości rozrachunków.
      →Konta syntetyczne
   3. Jeśli dokonałeś zmian w strukturach kont bilansowych, zdefiniuj reguły dla przekształceń konta, aby konta z poprzedniego roku bilansowego przeszły do bilansu otwarcia dla następnego roku wg nowych struktur.
      → Przekształcenia kont
   4. Możesz modyfikować definicje rejestrów księgowych, usuwać i dodawać rejestry. Możesz zmienić, dodać lub usunąć typy dokumentów księgowych, które będą dostępne w danym rejestrze.
      Możesz zmienić, dodać lub usunąć formuły kontrolne dla rejestru, które będą sprawdzać kompletność danych oraz inne warunki techniczne, które umożliwiają prawidłowe zaksięgowanie dokumentu.
      →Rejestry księgowe
   5. Możesz modyfikować definicje rejestrów VAT i dodawać rejestry VAT.
      →Rejestry VAT
   6. Do planu kont obowiązującego w nowym roku oraz nowych struktur księgowych dostosuj schematy dekretacji, czyli automatyczne formuły generujące całe dokumenty księgowe lub uzupełniające zapisy księgowe dokumentu.
      • • Schematy dokumentów można stosować dla często powtarzających się typowych operacji lub przeksięgowań, polegających na rozpisaniu transakcji na ściśle określone konta. Typowe operacje definiowane w ten sposób to zamykanie kręgu kosztów, obliczanie różnic kursowych, rozliczanie kosztów, księgowania powtarzających się dokumentów.
          →Schematy dokumentów
        • Schematy dziedzinowe umożliwiają automatyczną dekretację dokumentów źródłowych z innych dziedzin produktowych (faktur sprzedaży, faktur zakupu, dokumentów magazynowych, dokumentów środków trwałych, rozdzielników amortyzacji, rozdzielników listy płac, raportów kasowych, wyciągów bankowych).
          →Schematy dziedzinowe
        • Schematy VAT umożliwiają automatyczne tworzenie pozycji dokumentów źródłowych związanych z ewidencją VAT w oparciu o zdefiniowany wzorzec.
          →Schematy VAT
   7. Zaakceptuj zmodyfikowane schematy.

Dostosowanie algorytmów sprawozdań i utworzenie bilansu otwarcia

1. Skopiuj algorytmy sprawozdań z roku poprzedniego. Możesz zmienić algorytmy wierszy sprawozdań. Zmiany te będą konieczne, jeżeli zmienił się plan kont.
   Sprawozdania finansowe → zakładka Definicje → Kopiuj
   lub Ustawienia i parametryzacja → Finanse → Definicje sprawozdań finansowych → Kopiuj
2. Po utworzeniu nowego roku możesz utworzyć bilans otwarcia dla nowego roku. Bilans otwarcia można aktualizować, gdy otwarty pozostaje okres bilans zamknięcia. Liczba otwartych okresów z poprzedniego roku zależy od ustawienia parametru nr 491 na liście parametrów.Aby uaktualnić bilans otwarcia: 
   1. 1. 1. W parametrach systemu wybierz Rodzaj okresu → Bilans otwarcia.
         2. Wybierz obszar roboczy Dokumenty księgowe.
         3. Ustaw kursor w części zawierającej Dokumenty w rejestrze.
         4. Wybierz Funkcje → Aktualizuj dokumenty BO.

Parametryzacja dla Controllingu

Controlling pobiera dane do modeli z pozostałych dziedzin. Procedurę aktualizacyjną definiuje się dla każdego roku osobno.

1. Dodaj rok w parametrach funkcji aktualizacyjnej „Utworzenie podziałów dla dokumentów księgowych”.
   Wartości controllingu →zakładka Aktualizacja danych →funkcja „Utworzenie podziałów dla dokumentów księgowych →Parametry →Dołącz [Rok, Formuła].

Parametryzacja dla Obiegu wniosków, faktury i delegacji

Dla typów faktur, wniosków i delegacji w obiegu, które podlegają dekretacji, dla nowego roku należy określić domyślne zasady automatycznego dekretowania.

1. Skopiuj z poprzedniego roku i ewentualnie zmodyfikuj parametry dekretacji dla każdego typu faktury.
   Ustawienia i parametryzacja →zakładka Parametryzacja → Obieg dokumentów →Typy faktur w obiegu →[wybór roku] →akcja Parametry dekretacji →Kopiuj
2. Skopiuj z poprzedniego roku i ewentualnie zmodyfikuj parametry dekretacji dla wniosków i delegacji.
   Ustawienia i parametryzacja →zakładka Parametryzacja →Obieg wniosków →Typy wniosków w obiegu → [wybór roku] →zakładka Wnioski/Delegacje→akcja Parametry dekretacji →Kopiuj

Parametryzacja dla Środków trwałych

Rok dla środków trwałych powinien być spójny z rokiem finansowym. Obszar Kartoteka środków powinien być zamknięty przed otwarciem nowego roku, aby okresy utworzyły się poprawnie.

1. Po utworzeniu nowego roku dla wejdź do obszaru Kartoteka środków. System automatycznie uaktualni rejestr stanów środków dla nowego roku.
   Aktualizacja może być czasochłonna.

Dziedziny z grupy personelowej

1. Zdefiniuj kalendarze, które stanowią rodzaj harmonogramów pracy. Według odpowiedniego kalendarza rozliczane będą dni nieobecności pracownika oraz liczba dni roboczych i godzin pracy przypadających w miesiącu, dla którego obliczana jest lista płac. Na każdy rok kalendarzowy należy zdefiniować nowy kalendarz, według którego rozliczany będzie czas pracy w przedsiębiorstwie. Kalendarz na nowy rok można dołączyć:
   • na podstawie zdefiniowanego już kalendarza,
   • wg nowego kalendarza,
   • zgodnie z istniejącym wzorcem,
   • wg nowego wzorca.
     Ustawienia i parametryzacja →zakładka Parametryzacja →Wspólne →Kalendarze
2. Uzupełnij progi premii za publikacje naukowe, wg których będzie naliczana premia na liście płac.
   Ustawienia i parametryzacja→zakładka Parametryzacja→Kadry→Limity, współczynniki →Progi premii za publikacje naukowe
3. Wprowadź wymiary urlopów, aby prawidłowo założyć karty urlopowe na dany rok.
   Ustawienia i parametryzacja→ zakładka Parametryzacja → Kadry → Limity, współczynniki → Wymiary urlopów
4. Wygeneruj grupowo karty urlopowe.
   Zdarzenia kadrowe → Operacje grupowe → Karty urlopowe
5. Uzupełnij tabele podatkowe, czyli podaj procent zaliczki na podatek dochodowy, stosowany w zależności od narastającej wartości dochodu.
   Ustawienia i parametryzacja→ zakładka Parametryzacja→Płace→Limity, współczynniki→Tabele podatkowe
6. Jeśli jest prowadzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, uzupełnij limity, do których świadczenia są zwolnione z podatku lub składek na ubezpieczenia społeczne.
   Ustawienia i parametryzacja→zakładka Parametryzacja→Płace→Świadczenia →zakładka Limity
7. Sprawdź aktualność i ewentualnie popraw dane:
   • stałe dane potrzebne do liczenia list płac, takie jak informacje dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, informacje podatkowe oraz na temat zasiłków.Ustawienia i parametryzacja→zakładka Parametryzacja→Płace→Stałe obszaru – płace
   • stałe dane kadrowe, na przykład informacje podatkowe oraz na temat zasiłków, wymiana danych z PFRON albo z ZUS.
     Ustawienia i parametryzacja→zakładka Parametryzacja→Stałe obszaru – kadry
8. Wiele instytucji naukowych i badawczych premiuje swoich pracowników za działalność naukową. W przypadku takiej organizacji uzupełnij progi premii za publikacje naukowe.
   Ustawienia i parametryzacja→zakładka Parametryzacja→Kadry→Limity, współczynniki→Progi premii za publikacje naukowe
9. Jeśli w firmie prowadzi się rozliczanie czasu pracy współpracowników, sprawdź czy zostały założone okresy rozliczeniowe.
   Ustawienia i parametryzacja→zakładka Parametryzacja→Czas pracy→Rodzaje okresów rozliczeniowych
10. Dla firm prowadzących działalność handlową rozpisz niedziele handlowe na nowy rok.
    Ustawienia i parametryzacja→ Czas pracy→ Niedziele handlowe
11. Jeśli w firmie dostępna jest praca poza siedzibą, uzupełnij dla pracowników limity pracy poza siedzibą firmy.
    Listy płac→ Operacje grupowe→ Praca poza siedzibą firmy →Limity pracy poza siedzibą firmy
    Umowy cywilnoprawne→ Operacje grupowe→ Praca poza siedzibą firmy →Limity pracy poza siedzibą firmy
    Harmonogramy→Operacje grupowe→Praca poza siedzibą firmy →Limity pracy poza siedzibą firmy
12. Jeśli limity nieobecności są wprowadzane poprzez dyscyplinę pracy, wprowadź dane w kartotece Dyscyplina pracy.
    Listy płac→ Dyscyplina pracy oraz obszaru Zdarzenia kadrowe → Dyscyplina pracy

Dziedziny z grupy logistycznej

Okresy obrachunkowe są zakładane dla Logistyki. Dane pochodzące z Logistyki są wykorzystywane w pozostałych dziedzinach logistycznych: w Produkcji, Planie produkcji oraz w Umowach cyklicznych.  Jeżeli nie zdefiniowano kalendarzy dla obszarów z grupy personelowej, na każdy rok kalendarzowy należy zdefiniować nowy kalendarz dla Produkcji oraz dla Umów cyklicznych. Kalendarze stanowią rodzaj harmonogramów pracy.

Parametryzacja dla Produkcji i Planu produkcji

1. Jeżeli nie założono dla innej dziedziny, zdefiniuj kalendarze dla Produkcji.
   Ustawienia i parametryzacja→ zakładka Parametryzacja → Wspólne →Kalendarze

Parametryzacja dla Umów cyklicznych

1. Jeżeli nie założono dla innej dziedziny, zdefiniuj kalendarze dla Umów cyklicznych.
   Ustawienia i parametryzacja→ zakładka Parametryzacja → Wspólne →Kalendarze
2. Załóż okresy do generowania zgłoszeń. W założonych okresach będą generowane zgłoszenia, do których można wystawić faktury.
   Umowy cykliczne → zakładka Generowanie zgłoszeń
3. Wygeneruj harmonogramy umów.
   Harmonogramy umów → Generuj
   Harmonogramy umów na nowy rok mogą być również generowane za pomocą procesów. Z systemem dostarczono procesy:
   • SPR_HPW – Wstępne powiadomienie o harmonogramach
   • SPR_HPO – Ostateczne powiadomienie o harmonogramach
   • SPR_HRU – Rejestracja harmonogramu umów cyklicznych