Rejestracja pracy zdalnej oraz jej obsługa, dodatkowe współczynniki i parametry usprawniające naliczanie wynagrodzeń, rejestracja urlopu rehabilitacyjnejgo – to tylko niektóre ze zmian i nowości, jakie wprowadziliśmy obszarach personelowych w najnowszej wersji systemu Merit. Pełna lista zmian wraz ze szczegółowym omówieniem znajduje się poniżej.
Praca poza siedzibą firmy
Dodaliśmy nowe funkcjonalności, które pozwalają na obsługę pracy poza siedzibą firmy.
Rejestracja danych: dział HR lub bezpośrednio (pracownik / przełożony)
Czas pracy poza siedzibą firmy może rejestrować kadrowiec albo sam pracownik bądź przełożony pracownika (wniosek o pracę poza siedzibą firmy / polecenie pracy poza siedzibą firmy).
Zapisy można wprowadzać ręcznie w wersji desktop systemu Merit, w obszarach roboczych Harmonogramy, Listy płac i Umowy cywilnoprawne, pojedynczo lub dla grupy pracowników. Dane mogą być również zarejestrowane po wprowadzeniu wniosków w obiegu.
Przeglądanie danych
Wprowadzone dane o pracy poza siedzibą firmy można sprawdzić z poziomu obszarów roboczych Harmonogramy, Listy płac, Umowy cywilnoprawne oraz Miesiące rozliczeniowe.
Kto pracuje poza siedzibą firmy w danym dniu
Dzięki nowemu filtrowi rozszerzonemu Współpracownicy przebywający na pracy poza siedzibą w dniu można łatwo wyselekcjonować te osoby, które pracują poza siedzibą firmy.
Kwalifikacja wprowadzonych danych
Dodaliśmy funkcjonalności, które pozwalają na zakwalifikowanie godzin pracy poza siedzibą firmy oraz ich rozliczenie.
Zestawienie czasu pracy poza siedzibą firmy
Praca poza siedzibą jest wykazywana w następujących wydrukach:
* Praca poza siedzibą firmy (Harmonogramy->Zestawienia i raporty->Wydruki zestawień czasu pracy, Listy płac->Zestawienia i raporty->Kartoteki płacowe),
* Lista obecności, Raport miesięczny, Raport miesięczny pracowniczy, Raport zbiorczy (Harmonogramy->Zestawienia i raporty->Wydruki zestawień czasu pracy).
Kadry
Urlop rehabilitacyjny / dodatkowy
Umożliwiliśmy rejestrację urlopu rehabilitacyjnego oraz dodatkowego. Urlop ten jest uwzględniany podczas tworzenia planów urlopowych. Jego wykorzystanie może być kontrolowane w kartotece dyscypliny pracy oraz karcie urlopowej.
Przy zwalnianiu pracownika system może uzupełnić informację o liczbie godzin ekwiwalentu wypłaconego za urlop dodatkowy. Jeżeli pracownik wykorzysta urlop dodatkowy lub zostanie mu za niego wypłacony ekwiwalent, to na jego świadectwie pracy wykazana zostanie liczba wykorzystanych dni i godzin tego urlopu.
Dodatek stażowy
Od nowej wersji na liście płac można naliczyć dodatek stażowy.
Dodatkowe współczynniki do naliczania elementów wynagrodzeń
Od nowej wersji w systemie można wpisać dane o dodatkowych współczynnikach do naliczania wynagrodzeń pracownikom. Można to wykorzystać na przykład do rozliczenia wynagrodzenia w systemie prowizyjnym. Zastosowanie mechanizmu wymaga prac wdrożeniowych.
Nowe automatyczne powiadomienia
Zdefiniowaliśmy nowe procesy, dzięki którym można wysyłać poniższe powiadomienia.
– Powiadomienie o konieczności wykonania badań lekarskich – Nowy proces pozwala na wysyłanie powiadomienia w postaci wiadomości e-mail do specjalisty do spraw kadr o konieczności wykonania badań lekarskich przez współpracowników po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.
– Powiadomienie konieczności przygotowania dokumentacji do świadczeń rehabilitacyjnych – Nowy proces pozwala na wysyłanie powiadomienia w postaci wiadomości e-mail do specjalisty do spraw kadr o konieczności przygotowania dokumentacji do świadczeń rehabilitacyjnych współpracowników.
Załączniki: historia wersji
Od wersji 21.37 można w systemie przechowywać nie tylko wersję bieżącą załącznika, ale również wersje historyczne. Może to być na przykład załącznik z umową o pracę, podpisaną w czerwcu przez jedną ze stron, a następnie ta sama umowa podpisana w lipcu przez drugą stronę. W systemie można przeglądać całą historię zmian.
Administrator może formułami warunkowymi wskazać wyjątki dla wersjonowania. Eksport zawsze dotyczy wersji aktualnej. Formuły mogą określić, że dla niektórych załączników wersje jednak nie będą odkładane.
Nowe szablony wydruków kadrowych
Zmieniliśmy wygląd następujących szablonów wydruków:
- Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia,
- Informacja o okresie przechowywania akt,
- Informacja o sposobie wypłaty wynagrodzenia,
- Świadectwo pracy,
- Rozwiązanie umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia,
- Informacja o warunkach pracy,
- Zawiadomienie (zmiana wysługi),
- Wypowiedzenie warunków umowy o pracę,
- Rozwiązanie umowy o pracę z wypowiedzeniem,
- Umowa o dzieło,
- Umowa zlecenie,
- Zaświadczenie (PRZESZEREGOWANIE),
- Zaświadczenie (ZASIŁEK RODZINNY),
- Aneks do umowy o pracę,
- Aneks do umowy o pracę z prawami autorskimi,
- Umowa o pracę, umowa o pracę z premią comiesięczną oraz umowa o pracę z prawami autorskimi,
- Zaświadczenie (zatrudnienie).
Płace
Wyliczenie rezerwy urlopowej i rezerwy emerytalnej
W obszarze roboczym Listy płac -> zestawienia i raporty Rezerwy -> Rezerwy urlopowe/Rezerwy emerytalne wprowadziliśmy następujące zmiany:
- nowa metodę obliczania podstawy rezerwy urlopowej / emerytalnej, która wylicza rezerwę według zasad naliczania ekwiwalentu za urlop,
- możliwość wyliczenia rezerwy urlopowej / emerytalnej na konkretny dzień miesiąca,
- możliwość wyliczenia narzutów pracodawcy dla rezerwy urlopowej,
- nowe kolumny z informacjami o niewykorzystanym urlopie w dniach i godzinach oraz informacje o wyliczonych narzutach i kosztach pracodawcy,
- wydruki rezerwy z nowymi kolumnami.
Składniki płacowe wykluczone z potrąceń
Od wersji 21.37 w systemie można zarejestrować składniki płacowe, które nie będą podlegały egzekucji komorniczej. Takie składniki nie będą wliczane do podstawy potrąceń.
Nowy wydruk Pełne zestawienie składników – okres
W nowej wersji dodaliśmy wydruk Pełne zestawienie składników – okres. Dzięki niemu można wydrukować wybrane składniki płacowe w miesiącu kosztowym, podatkowym lub ubezpieczeniowym.
Rozdzielnik na konta kosztowe z wyborem składników
Dodaliśmy raport, który umożliwia wybranie określonych składników płacowych. Raport można wyeksportować do MS Excel.
Czas pracy
Indywidualne godziny pory nocnej
W wersji 21.37 można zdefiniować indywidualne godziny pory nocnej dla pracownika bądź dla grupy pracowników.
Różnice pomiędzy czasem pracy zaewidencjonowanym a kwalifikacją czasu pracy
Nowy raport weryfikuje rzeczywiste wejścia / wyjścia (uwzględniając margines kwalifikacji) oraz porównuje je z czasem zakwalifikowanym. Pozwala wyselekcjonować dni, w których brakuje wniosku o nadgodziny. Raport można wyeksportować do MS Excel oraz wydrukować (PDF). Raport jest dostępny w wersji desktopowej w obszarze roboczym Harmonogramy-> Zestawienia i raporty oraz – w wersji webowej – w grafikach pracowniczych.
Ponowna kwalifikacja po zmianach w kalendarzu
W wersji 21.37 można zmienić wzorce czasu pracy pracownika, a następnie ponowić kwalifikację czasu pracy. Jeżeli parametr 282 ma wartość T, modyfikacja indywidualnego wzorca czasu pracy współpracownika powoduje automatyczną aktualizację jego indywidualnego kalendarza, planowania oraz grafików. W takim przypadku, jeśli współpracownik posiada już zakwalifikowany czas pracy, aby dokonać przeliczeń, należy ręcznie uruchomić ponową kwalifikację godzin.
Portal HR
Nowe wnioski
W Portalu HR dodaliśmy nowe wnioski, dostępne dla użytkowników z rolą Przełożony. Wnioski są akceptowane dwustopniowo, przez użytkowników z rolą Dyrektor HR orazSpecjalista ds. kadr. Użytkownik rejestrujący wnioski widzi swoje wnioski na liście wniosków, natomiast użytkownik odpowiedzialny za akceptację – w Centrum akceptacji.
- Wniosek o szkolenie – podczas składania wniosku należy wskazać pracownika, którego będzie dotyczyć, temat szkolenia oraz planowane rozpoczęcie. Dodatkowo można uzupełnić wniosek o informacje o planowanym zakończeniu, dodać wagę szkolenia oraz koszt szkolenia i wypisać uzasadnienie.
- Wniosek o praktykę – podczas składania wniosku należy wskazać imię oraz nazwisko praktykanta, opiekuna dla praktykanta, rodzaj szkolenia, wymiar zatrudnienia (oddzielnie licznik oraz mianownik wymiaru zatrudnienia), datę rozpoczęcia praktyk oraz zadania jakie będzie wykonywał. Dodatkowo można uzupełnić wniosek o datę zakończenia praktyk oraz informacje dodatkowe.
Zastępstwa oraz zakres dostępnych danych
Umożliwiliśmy edycję zastępstw po stronie portalu. W systemie można również kontrolować dodawanie dla wybranego pracownika więcej niż jednego zastępcy służbowego.
Dodaliśmy parametr, który steruje zakresem dostępu do danych podwładnego dla przełożonego.
Rejestracja rozpoczęcia i zakończenia pracy na Portalu HR
Na Portalu HR umożliwiliśmy rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy poprzez użycie przycisków START/STOP. Dane wprowadzone na portalu można w wersji desktop przeglądać w obszarze Harmonogramy->Rozliczenie->Zapisy z Portalu HR.
Kontakt z działem kadr
Od wersji 21.37 pracownik działu kadr może zainicjować kontakt z wybranym pracownikiem. Do tej pory kontakt mógł zainicjować wyłącznie pracownik, dział kadr mógł tylko odpowiedzieć. Obecnie osoba z działu kadr może założyć nowy wątek, wskazać kategorię, tytuł i wysłać wiadomość do wybranego pracownika.
Dodatkowe zależności służbowe
Dodaliśmy funkcjonalność, umożliwiającą przypisanie więcej niż jednego przełożonego dla wybranego współpracownika / współpracowników.
Zestawienia roczne
Od wersji 21.37 umożliwiliśmy rejestrację oraz przeglądanie danych związanych z zestawieniami rocznego wynagrodzenia pracowników, prezentowanego na Portalu HR.
Dziedzina Pracownik (webterm)
Dodaliśmy czynności nadające uprawnienia użytkownikom do obsługi przycisku Inne dane. Przycisk Inne dane, po odpowiedniej usłudze wdrożeniowej, umożliwia wyświetlenie użytkownikowi niestandardowych dodatkowych informacji, których nie można zakwalifikować do innych akcji (przycisków) w obszarze Dane kadrowe na portalu (webTerm).