Obecna sytuacja związana z pandemią COVID-19 wymusza na organizacjach konieczność przemodelowania sposobu pracy. Wiele firm wprowadza model pracy zdalnej po to, by zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo, a swojemu biznesowi – ciągłość działania.
Chcielibyśmy zachęcić Państwa do wdrożenia w swojej organizacji Portalu dla pracowników wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów, który w znacznym stopniu zabezpieczyłby funkcjonowanie Państwa organizacji w razie konieczności pracy zdalnej spoza siedziby firmy.
„Dzięki portalowi pracowniczemu, dostępnemu z poziomu przeglądarki internetowej, nasi pracownicy mają możliwość wglądu do swoich danych kadrowych oraz płacowych. Mogą również samodzielnie wystawiać wnioski urlopowe, które elektronicznie trafiają do akceptacji ich przełożonych i są przez nich akceptowane lub odrzucane. Ważną kwestią była również automatyzacja zadań w zakresie rejestrowania i rozliczania czasu pracy”.
Dorota Ratajczyk – HR Manager/Kierownik Kadr i Płac
2Care4 Poland
Portal dla pracowników jest platformą ułatwiającą komunikację wewnątrz organizacji, wspomaga również dystrybuowanie dokumentów w formie elektronicznej. Umożliwia też pracownikom dostęp do akt kadrowo-płacowych, planowanie urlopów, wyjazdów służbowych czy szkoleń, a także planowanie i rozliczanie czasu pracy.
Elektroniczne wnioski pracownicze
Ogromną zaletą Portalu jest również wspieranie pracy działu HR, który codziennie obsługuje wiele pytań dotyczących stanu urlopów, wynagrodzeń czy próśb o przygotowanie zaświadczeń dla pracowników. Bardzo pomocny w tej pracy może okazać się elektroniczny obieg dokumentów funkcjonujący w ramach Portalu Pracowniczego. Pracownicy, za pośrednictwem Portalu, mogą zdalnie składać następujące wnioski elektroniczne:
- wniosek o telepracę – po wprowadzeniu na Portal wniosek trafia do przełożonego, który akceptuje go lub odrzuca, dzięki czemu wiadomo w jakiej formie pracownik będzie pracował danego dnia;
- wniosek o urlop – pracownik, po przeanalizowaniu, ile dni urlopowych ma jeszcze do wykorzystania, zdalnie rejestruje na Portalu wniosek, który następnie jest akceptowany bądź odrzucany przez przełożonego. Po akceptacji elektroniczny wniosek trafia do systemu kadrowo-płacowego. Portal Pracowniczy umożliwia też pracownikowi zdalne złożenie wniosku o wycofanie urlopu;
- wnioski pracownicze: o zasiłek opiekuńczy, o wydanie zaświadczenia dla pracownika (np. na potrzeby uzyskania kredytu czy też pożyczki).
W sytuacji, gdy w organizacji istnieją inne obiegi dokumentów, które należałoby zautomatyzować, to również można zamodelować je w Portalu dla pracowników, po to by ich obsługa przebiegała sprawniej i możliwa była również zdalnie w formie elektronicznej.
Trzeba także pamiętać, że w dziale kadrowo-płacowym realizowane są też wszystkie zadania związane z rejestracją godzin pracy, ich rozliczaniem czy naliczaniem wynagrodzeń i zewnętrzną sprawozdawczością. Portal Pracowniczy umożliwia automatyczne rejestrowanie tego typu danych, znajdujących się w zaakceptowanych wnioskach pracowniczych. Dane te trafiają finalnie do systemu Macrologic ERP, gdzie wykorzystywane są przez dział HR do obsługi kadrowo-płacowej pracowników, dzięki czemu pracownicy działu nie muszą ponownie ich rejestrować. Pozwala to na chociażby częściowe odciążenie działu HR, co umożliwia zaangażowanie pracowników działu w innych obszarach, jak na przykład opracowywanie analiz.
Portal dla pracowników może w znacznym stopniu wpłynąć na stabilne prowadzenie codziennych działań w formie zdalnej, nawet w tak trudnym momencie, w jakim obecnie się znajdujemy.
Korzyści, jakie daje firmie Portal Pracowniczy
Warto podkreślić więc najważniejsze korzyści, jakie niesie wykorzystanie Portalu dla pracowników:
- usprawnienie pracy działu HR poprzez umożliwienie pracownikom zdalnego dostępu do ich danych kadrowych i płacowych;
- udostępnienie pracownikom składania wniosków o urlop czy pracę zdalną w formie elektronicznej;
- planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników;
- komunikacja z przełożonym, który posiada bieżącą informację o zadaniach wykonywanych przez pracowników;
- eliminacja dokumentów w formie papierowej, ponieważ wszystkie dokumenty trafiają w formie elektronicznej do systemu Macrologic ERP;
- optymalizacja pracy działu HR, a w szczególności konieczności ręcznej rejestracji danych o urlopach czy przepracowanych godzinach;
- eliminacja błędów operatorów – system kontroluje poprawność wprowadzanych danych;
- możliwość modelowania dowolnych obiegów dokumentów, które dotychczas funkcjonowały w firmie w tradycyjnej, papierowej, formie.
Każdy z nas, niezależnie od tego czy zarządza firmą, czy w niej pracuje, powinien dbać o bezpieczeństwo i zdrowie. Dlatego warto wykorzystać możliwości, jakie niosą ze sobą platformy komunikacyjne, portale czy inne narzędzia. W dobie pandemii COVID-19 warto rozwijać możliwości pracy zdalnej, tak aby zadbać zarówno o pracowników, jak i o biznes.
Zachęcamy Państwa do zapoznania się z opiniami na temat proponowanego rozwiązania:
https://macrologic.pl/samoobsluga-pracownika/
Mamy nadzieję, że proponowane rozwiązanie będzie odpowiedzią na poszukiwane przez Państwa alternatywy dotyczące nowego modelu pracy zdalnej.
Prosimy o kontakt z Państwa opiekunami, którzy odpowiedzą na Państwa pytania.