W wersji 20.14 systemu Merit można użyć technologii OCR do automatycznego rozpoznawania danych w fakturach i innych dokumentach. Po weryfikacji rozpoznane dane są przenoszone do systemu Merit. Można z nich automatycznie utworzyć fakturę w obiegu lub dokument księgowy.
W obszarze roboczym Zeskanowane dokumenty można użyć technologii OCR (Optical Character Recognition, optyczne rozpoznawanie tekstu), aby automatycznie rozpoznać dane na papierowej fakturze, a następnie wprowadzić je do systemu. Identyfikowane są wspólne elementy danych na fakturze, np. NIP, dane sprzedawcy, data, kwota, numer faktury, dane elementu zamówienia.
Proces rozpoznawania danych można podzielić na następujące etapy:
- Zeskanowane dokumenty można przesłać do systemu Merit.
- Dane w zeskanowanych dokumentach są rozpoznawane za pomocą OCR.
- Operator może ręcznie uzupełnić bądź skorygować wątpliwe pola.
- Po skorygowaniu wszystkich błędów dane są eksportowane do systemu Merit.
- Z rozpoznanych danych można automatycznie utworzyć dokument księgowy lub fakturę w obiegu.
Jeżeli w rozpoznanych danych znaleziono nowego kontrahenta (czyli rozpoznano kontrahenta z takim NIP, którego do tej pory nie było w kartotece kontrahentów Merit), to na podstawie rozpoznanych danych można dodać do systemu Merit nowego kontrahenta.
Po prawej stronie przykładowa faktura po zeskanowaniu. Po lewej rozpoznane dane z faktury.
Przetwarzanie faktur OCR w Mericie współpracuje z serwisem skanuj.to. Serwis skanuj.to wykorzystuje sztuczną inteligencję (uczenie maszyn) do rozpoznawania treści na fakturach. Oznacza to, że w miarę przesyłania faktur do tej usługi kolejne rozpoznania są coraz dokładniejsze i „bezdotykowe” – wymagają coraz mniejszej ingerencji ze strony operatora-człowieka. Pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających kontaktu z człowiekiem, takich jak problemy z klientem lub inicjatywy generujące dochód.
Każda organizacja, która otrzymuje dużą liczbę dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej, może skorzystać z tej technologii. Im więcej danych z każdej faktury wpisujesz ręcznie do swojego oprogramowania księgowego, tym więcej korzyści możesz uzyskać z każdej automatyzowanej strony.